Les entreprises manufacturières doivent constamment rester sur le qui-vive pour réagir aux nombreuses forces dominantes du marché. Si elles ne le font pas, leurs clients peuvent opter et opteront souvent pour les offres d'entreprises concurrentes. Les entreprises doivent donc s'assurer qu'elles peuvent satisfaire leurs clients pour les conserver.
L'un des meilleurs moyens, si ce n'est le meilleur, de fidéliser les clients est de fournir en permanence des produits de la plus haute qualité, ce qui réduit la nécessité de rechercher des offres alternatives chez les concurrents. Pour les fabricants, c'est là que les systèmes de gestion de la qualité entrent en jeu.
Qu'est-ce qu'un système de gestion de la qualité (SGQ) ?
Un système de gestion de la qualité est un outil couramment utilisé qui permet aux fabricants de différents secteurs de documenter et de suivre les processus et procédures utilisés pour produire des articles dans leurs installations. En outre, le système détaille les politiques et les règles internes de l'entreprise relatives à ses produits, garantissant ainsi que les clients reçoivent exactement ce qu'ils attendent avec une qualité constante.
Dans les environnements de fabrication traditionnels, les entreprises s'appuient souvent sur des documents physiques pour gérer les pratiques de qualité. Bien que cela ait été considéré comme adéquat dans le passé, l'avènement des systèmes et outils basés sur Internet a rendu la documentation papier obsolète.
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Remplacer le papier par un SMQ électronique (eQMS)
Non seulement la gestion de la qualité sur support papier prend du temps, mais elle a aussi tendance à être extrêmement sujette aux erreurs. C'est pourquoi les fabricants se sont fixé comme priorité de remplacer leurs processus papier par des systèmes électroniques de gestion de la qualité (eQMS) afin de pallier les insuffisances des solutions traditionnelles dépassées.
Dans cet article, nous allons faire un tour d'horizon des systèmes de gestion de la qualité électroniques, en passant en revue les nombreux défis liés aux pratiques traditionnelles de gestion de la qualité et en soulignant les principaux avantages de la numérisation des systèmes de gestion de la qualité.
Les défis auxquels les fabricants sont confrontés avec les systèmes de gestion de la qualité sur papier
Bien que de nombreux fabricants aient intégré des outils numériques dans leurs efforts de gestion de la qualité, une quantité importante de documents physiques est encore en jeu.
Par conséquent, ces fabricants sont toujours confrontés à de nombreux défis associés à la gestion de la qualité dans le processus de production à l'aide de documents papier. Certains de ces défis sont les suivants
un risque accru de perte de documents cruciaux
le processus de création et de gestion des documents est long et laborieux, ce qui fait perdre du temps et des ressources qui pourraient être consacrés à d'autres secteurs productifs de l'activité de fabrication
un processus alambiqué pour retrouver et récupérer les documents et processus essentiels
un risque accru d'absence de signatures d'opérateurs, de superviseurs et de responsables sur des documents essentiels de gestion de la qualité
la nature physiquement centralisée de la conservation des documents fait qu'il est difficile pour les autres parties concernées des différents services d'accéder rapidement et facilement aux documents.
Compte tenu de ce qui précède, la responsabilité et la traçabilité sont plus compliquées qu'elles ne devraient l'être.
les audits de qualité sont plus complexes en raison du processus alambiqué de recherche d'informations
il est difficile de tenir à jour les journaux, les dossiers de lot et les historiques en raison de la lourdeur du processus de création et d'édition des divers documents du dossier
les vieux dossiers et documents peuvent rester en circulation, déclenchant une cascade d'événements de qualité dus à des politiques, procédures ou conceptions de produits obsolètes
une analyse et une gestion des risques compliquées et inefficaces en raison d'une disponibilité insuffisante des informations.
Avec l'inefficacité et les erreurs provenant des systèmes traditionnels de gestion de la qualité sur papier, les entreprises de fabrication risquent de voir leurs coûts augmenter en raison d'erreurs et de mesures correctives mal informées.
Par conséquent, ces entreprises devraient se tourner vers les systèmes électroniques de gestion de la qualité pour une gestion plus complète et plus efficace des processus de qualité.
Quels sont les principaux avantages d'un bon SMQE ?
Les fabricants doivent maîtriser leur processus de qualité pour mieux s'imposer sur le marché. La qualité est une exigence intrinsèque pour les fabricants des industries réglementées comme les produits pharmaceutiques et les dispositifs médicaux. Et comme ces domaines sont étroitement liés à la santé humaine, la marge d'erreur pour les produits non conformes aux normes est très mince.
Par conséquent, ces domaines de fabrication ont des exigences de qualité plus strictes, exigeant que les systèmes électroniques de gestion de la qualité soient conformes à des normes comme ISO 9001 et à des organismes de réglementation comme la Food and Drug Administration (FDA).
Les principaux avantages qui rendent l'eQMS vital dans ces situations de fabrication sensibles sont les suivants :
Une meilleure accessibilité : Alors que le SMQ traditionnel oblige le personnel à rechercher un document particulier, l'eQMS lui permet d'accéder rapidement aux enregistrements et informations numériques à distance via le cloud.
Collaboration inter-services : Un système électronique de gestion de la qualité permet au personnel concerné de différents secteurs de l'organisation d'accéder aux documents relatifs à la qualité, de les modifier et d'y contribuer. Cela permet de supprimer les silos et de rendre les opérations plus fluides.
Gestion des données en temps réel : Comme les informations existent sous forme numérique dans le nuage, toute modification des documents de gestion de la qualité est automatiquement synchronisée. Ainsi, le personnel a toujours accès aux informations les plus récentes.
Contrôle amélioré et plus efficace des documents : Dans un environnement papier, les documents peuvent facilement se perdre. En outre, le personnel est plus susceptible de commettre des erreurs lorsqu'il rédige sur du papier physique. Ce contexte entrave considérablement la capacité d'une organisation à se conformer aux normes et aux réglementations.
En revanche, dans le cas d'un système électronique de gestion de la qualité, les données essentielles peuvent être automatiquement saisies dans l'atelier pour alimenter les documents pertinents et les bases de données relatives à la qualité, ce qui élimine les erreurs humaines.
Traçabilité et responsabilité : Avec un système électronique de gestion de la qualité, les entreprises de fabrication disposent toujours d'un enregistrement immédiat de toute modification apportée aux documents relatifs à la qualité. Par conséquent, les responsables de la qualité et les auditeurs de risques peuvent accéder à l'historique des révisions, retraçant ainsi les différentes modifications apportées.
En outre, l'eQMS favorise la responsabilisation, car le système en ligne garde la trace - et indique clairement - de la personne responsable des modifications apportées. Ceci est soutenu par le fait que les entreprises ajoutent les principales parties prenantes et leurs rôles et responsabilités au système électronique de gestion de la qualité.
En définitive, même avec un bon système électronique de gestion de la qualité, les fabricants doivent constamment s'efforcer de s'améliorer. Les systèmes modernes de gestion de la qualité permettent aux entreprises manufacturières d'instiller la qualité dans l'ensemble de leurs activités. Ils peuvent ainsi prendre des mesures correctives et préventives sans perturber sensiblement la production, ce qui favorise la satisfaction des clients.
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