Gestion des documents dans l'industrie manufacturière

L'industrie manufacturière est un secteur à forte intensité de processus et de main-d'œuvre qui nécessite une documentation complète et approfondie pour maintenir les opérations sur la bonne voie. La documentation peut comprendre des factures, des manuels d'utilisation des appareils, des dossiers financiers, des preuves de conformité réglementaire et d'autres documents de gestion exécutive. Afin de garder une trace de tout, les fabricants doivent profondément réfléchir à leurs pratiques de gestion des documents pour s'assurer que tout est comptabilisé et facilement accessible.

Avant la prolifération de l'industrie 4.0, les responsables de la qualité travaillaient principalement avec des documents et des processus manuels, sur papier. Ces dernières années, la gestion des documents s'est largement automatisée et numérisée, offrant des avantages considérables aux fabricants.

Cependant, de nombreuses entreprises n'ont pas encore tiré parti des pratiques modernes de gestion des documents. Par conséquent, ces opérations de fabrication éprouvent des difficultés à développer et à maintenir l'intégrité des documents nécessaires à la conformité aux normes industrielles et mondiales.

Les fabricants d'un certain nombre d'industries opèrent dans un domaine où la conformité aux normes réglementaires est nécessaire. Les fabricants de produits alimentaires et de boissons, ainsi que les fabricants de produits des sciences de la vie, doivent faire preuve de diligence pour se conformer aux organismes de réglementation pertinents afin de garantir que les produits peuvent être utilisés et consommés en toute sécurité.

Par conséquent, une documentation importante est nécessaire pour fournir la preuve que les matériaux et les processus de production sont conformes aux normes requises. Les registres de lots et les registres d'historique des dispositifs ne sont que deux exemples de registres de conformité que les fabricants doivent conserver afin de respecter les bonnes pratiques de fabrication ainsi que les réglementations gouvernementales.

Au fil des ans, nous avons travaillé avec des dizaines d'entreprises qui utilisaient historiquement un système de documentation sur papier. Comme nous le verrons plus loin dans ce billet, l'utilisation du stylo et du papier peut entraîner un certain nombre de défis et de problèmes.

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Passons en revue quelques-uns des principaux avantages de la mise en place et du respect des meilleures pratiques de gestion des documents :

Rationalisation des flux de travail : Une bonne gestion des documents aide les fabricants à rationaliser les flux de travail en veillant à ce que les instructions de travail et les procédures opérationnelles soient numérisées et normalisées dans tous les services et chez tous les employés.

En s'appuyant sur un système de gestion de documents adéquat, la direction peut assurer la cohérence de l'ensemble du travail dans une entreprise. En conséquence, tous les employés sont mieux à même d'accomplir leurs tâches avec beaucoup moins d'erreurs, ce qui améliore la capacité de l'entreprise à se conformer aux réglementations.

Sécurisation des données vitales : Un contrôle lâche des documents offre divers points de vulnérabilité pour les violations de données. En d'autres termes, si un fabricant s'appuie encore largement sur la documentation papier pour des activités cruciales, il risque de ne pas être en conformité avec les réglementations en matière de sécurité des données.

Le respect des meilleures pratiques de gestion des documents permet aux entreprises de préserver l'intégrité de leurs données et l'accès à celles-ci.

Une traçabilité plus aisée pour les audits de conformité : Les entreprises doivent constamment auditer leurs processus et assurer la traçabilité à chaque étape de la production pour se conformer aux réglementations de leur secteur spécifique. Toutefois, cela peut s'avérer difficile lorsque les fabricants ne maîtrisent pas la gestion de leurs documents.

En d'autres termes, les fabricants risquent d'avoir des difficultés à retracer les activités et les modifications apportées aux documents tels que les dossiers de lot, les historiques et les procédures opérationnelles standard (POS) s'ils utilisent un système de gestion documentaire manuel, basé sur le papier.

Un accès instantané aux informations pour une prise de décision flexible : Les systèmes modernes de gestion des documents sont plus qu'un simple dépôt de documents. Ils permettent également aux responsables de répondre plus rapidement à l'évolution des conditions d'exploitation grâce à une visibilité en temps réel de la production.

Par exemple, si une machine ou une pièce d'équipement présente un problème, elle peut bloquer la chaîne de production et affecter la productivité. En outre, elle peut produire des produits défectueux qui ne répondent pas aux normes de qualité ou de réglementation nécessaires.

Grâce à un système de gestion des documents mieux défini, le personnel concerné peut rapidement consulter les manuels d'utilisation, les procédures opérationnelles standard et les guides pour résoudre le problème de la machine défectueuse. Ce faisant, les temps d'arrêt sont réduits et la ligne redevient productive dans un délai nettement plus court.

Les outils qui peuvent aider à numériser les pratiques de gestion des documents donnent aux fabricants une longueur d'avance lorsqu'il s'agit de conserver divers documents et dossiers de conformité en ordre. L'adoption d'une telle technologie contribue notamment à rendre les efforts de conformité plus transparents et plus faciles à gérer.

Voici quelques-unes des façons dont les solutions numériques aident à rationaliser la gestion des documents dans l'industrie manufacturière :

Dépôt central de documents : La gestion traditionnelle et physique des documents fait que les papiers peuvent facilement être endommagés, perdus ou égarés. Après tout, les documents sont répartis entre différents services et sites de production, ce qui rend plus difficile la recherche des informations dont vous avez besoin.

Mais avec un logiciel, tous les documents sont hébergés dans une base de données centralisée, ce qui permet aux différents services de stocker leurs dossiers ainsi que d'autres informations pertinentes sur la qualité et la conformité.

Une collaboration plus facile : Les opérations de fabrication se composent de plusieurs processus interconnectés qui nécessitent une collaboration entre les différents services. Dans un système de gestion documentaire plus traditionnel, un temps considérable serait perdu à faire la navette entre les départements.

Cependant, la plupart des solutions numériques contiennent des fonctions de collaboration qui permettent à des employés très dispersés dans différentes sections de travailler sur un processus donné via des solutions de gestion de documents. Par conséquent, l'intégrité de la communication est maintenue, ce qui permet une collaboration transparente qui améliore la productivité. Par exemple, la fonctionnalité WorkspacesdeTulip contribue à rendre la communication entre plusieurs sites et équipes plus simple que jamais.

Un meilleur contrôle d'accès : Parce qu'il est plus facile de collaborer avec différentes parties distantes, certaines préoccupations peuvent surgir concernant l'accès aux documents sensibles. Cependant, la plupart des systèmes de gestion de documents numériques permettent à la direction de déterminer qui a accès à un document donné.

En outre, le logiciel conserve une trace des différentes personnes auxquelles l'accès a été accordé et des moments où elles ont consulté ou modifié des documents spécifiques.

Automatisation des processus de qualité : Les processus de qualité tels que les actions correctives et préventives (CAPA) peuvent bénéficier de manière significative des fonctions d'automatisation fournies par les logiciels de gestion de documents.

Le logiciel permet aux responsables de la qualité et de la conformité de conserver le suivi des documents pertinents en un seul endroit, quel que soit le service d'origine.

Suivi précis des documents : Dans le secteur de la fabrication, il est courant que les entreprises mettent à jour leurs processus dans le but d'améliorer continuellement leurs opérations. Cependant, cela implique également la mise à jour de divers types de documents afin de garantir que les processus sont validés de manière cohérente.

Les logiciels de gestion de documents assurent automatiquement le suivi de toutes les modifications, fournissant aux responsables toutes les versions et révisions d'un document particulier. Cela est essentiel pour les pistes d'audit, avec l'avantage supplémentaire d'identifier les personnes ayant participé à ces révisions et approbations de documents.