L'une des considérations fondamentales des fabricants est de s'assurer que ce qu'ils produisent répond à certaines normes de qualité. Ces normes sont fixées en interne par les fabricants ou, dans certains cas, par les organismes de réglementation du secteur. Lorsqu'elles ne sont pas respectées, la déclaration de non-conformité est un outil essentiel pour remettre les processus de production sur les rails.
Qu'est-ce qu'un rapport de non-conformité ?
Un rapport de non-conformité (parfois appelé rapport de non-conformité ou RNC) est un document qui reprend les détails d'un incident où les normes n'ont pas été respectées. Il explique pourquoi l'événement s'est produit et décrit comment il est possible d'éviter qu'il ne se reproduise.
Les non-conformités n'entraînent pas nécessairement la production de produits physiques défectueux. Le terme fait également référence au fait que les processus utilisés dans la production ne sont pas conformes aux procédures opérationnelles normalisées (POS) et aux instructions de travail approuvées.
Que l'incident ait ou non entraîné la fabrication de produits défectueux, l'objectif de la description détaillée de l'événement dans un rapport est de fournir une opportunité d'apprentissage afin d'améliorer les processus de fabrication à l'avenir.
Que contient un rapport de non-conformité ?
Pour maximiser son efficacité, le RCN doit être personnalisé et structuré de manière à répondre aux circonstances et aux exigences spécifiques de votre organisation.
En général, cependant, il doit être formaté de manière à contenir les informations suivantes :
La situation : Un aperçu de ce qui s'est passé pour provoquer la non-conformité, où et quand cela s'est produit, et quel personnel a été impliqué.
La cause : Une explication du comment et du pourquoi de la non-conformité. Il peut s'agir d'une analyse détaillée de la défaillance.
Actions correctives : Détails des mesures correctives prises (ou prévues) pour remédier à l'incident.
Actions préventives : Explication des actions préventives nécessaires pour éviter qu'une défaillance similaire ne se reproduise. Si des mesures ont déjà été prises, se sont-elles avérées efficaces pour empêcher la réapparition du problème ?
Disposition : Ce que l'organisation doit faire du produit, de la pièce ou du processus non conforme au cœur du problème. Dans le cas d'un produit, doit-il être mis au rebut ou peut-il être réparé ou retravaillé pour être conforme à la norme requise ?
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L'importance des RCN dans les Gestion de la qualité
Les rapports de non-conformité sont un élément important du systèmeGestion de la qualité (SGQ (système de gestion de la qualité) ) d'une organisation de fabrication, qui exige des opérateurs qu'ils documentent les cas de non-conformité, ainsi que les détails de l'action entreprise pour y remédier.
Il y a plusieurs raisons pour lesquelles les NCR sont importants :
Garantir la qualité et la conformité : En identifiant clairement et méthodiquement les non-conformités lorsqu'elles se produisent, les fabricants peuvent s'assurer qu'ils fabriquent des produits conformes aux normes exigées par les clients et les autorités de réglementation. Le non-respect permanent des normes de qualité nécessaires aurait des répercussions négatives évidentes sur la réputation d'un fabricant et, en fin de compte, sur sa capacité à rester en activité.
Empêcher les non-conformités de se reproduire : En documentant et en identifiant les causes des non-conformités, les NCR permettent d'éviter que ces non-conformités ne se reproduisent. Cela permet d'améliorer la qualité des produits et de renforcer l'efficacité opérationnelle.
Permettre l'amélioration des produits : En faisant apparaître les problèmes et en mettant en évidence les solutions, les NCR contribuent à améliorer les processus et, en fin de compte, la qualité des produits fabriqués.
Réduire les coûts opérationnels : Les leçons tirées et mises en œuvre à la suite des NCR peuvent avoir un impact significatif sur la réduction des coûts en minimisant les rebuts, les déchets et la nécessité de retravailler. L'amélioration de la qualité peut également se traduire par de meilleures marges bénéficiaires sur les produits vendus par un fabricant.
Améliorer l'efficacité : De même, la mise en œuvre des conclusions des rapports de non-conformité peut permettre de rationaliser les opérations, ce qui se traduit par des économies dans tous les domaines, de la réduction des coûts énergétiques à la diminution du nombre d'heures supplémentaires payées par le personnel de l'usine.
Que se passe-t-il lorsqu'un rapport de non-conformité est créé ?
Comme tout rapport, un rapport de non-conformité ne sera efficace que si ses conclusions font l'objet d'une action, si des leçons sont tirées et si des changements sont mis en œuvre.
Les organisations ont toutes leur propre processus pour répondre à une non-conformité, préparer un rapport de non-conformité et agir en fonction de ses conclusions, dans le cadre de leur SGQ (système de gestion de la qualité). L'une des approches consiste à confier le traitement des non-conformités à un comité de non-conformité. Composé de membres du personnel provenant de tous les secteurs concernés de l'organisation, ce comité a notamment pour rôle de décider de la manière de traiter les produits non conformes, de superviser le processus de RNC et de mettre en œuvre les conclusions du RNC.
Lorsqu'une organisation est confrontée à une non-conformité qui a entraîné la fabrication de produits inférieurs aux normes, des décisions doivent être prises quant au sort de ces produits. Peuvent-ils encore être utilisés ou vendus ? Si ce n'est pas le cas, peuvent-ils être réparés, reclassés ou retravaillés ? Ou doivent-ils être mis au rebut ? La décision d'un comité de non-conformité sera probablement guidée par le contenu du rapport de non-conformité.
Intégrer les rapports de non-conformité dans vos flux de travail numériques
Les NCR sont plus efficaces lorsqu'ils sont intégrés dans une solution de contrôle de la conformité qui fait partie d'un système numérique à l'échelle de l'organisation SGQ (système de gestion de la qualité).
Une solution numérique permet à une organisation de mettre en œuvre de manière plus transparente tous les aspects de la conformité : du contrôle à la documentation des non-conformités, en passant par l'attribution et le suivi des étapes nécessaires pour prendre des mesures correctives.
Avec Tulip, les fabricants sont en mesure d'intégrer les pratiques Gestion de la qualité dans leurs processus de production, ce qui se traduit par un rapport de non-conformité rationalisé et simplifié. En exploitant les flux de travail numériques intégrés dans Tulip, chaque étape du processus de production est suivie et comptabilisée, ce qui permet d'éviter les processus de non-conformité dès le départ.
Lorsque des problèmes de qualité surviennent, les contrôles de qualité en ligne aident les opérateurs à documenter les défauts et les non-conformités en temps réel, ce qui leur permet de consigner les détails, les causes et même les images des problèmes spécifiques. Ainsi, les non-conformités peuvent être traitées beaucoup plus rapidement et les mesures nécessaires peuvent être prises pour corriger le problème.
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