Le guide ultime du Kaizen

Définition de Kaizen

"Le kaizen est la philosophie de l'amélioration continue. Les fabricants soucieux de la qualité utilisent le kaizen pour éliminer le gaspillage. Avec le kaizen, les fabricants améliorent continuellement les processus standardisés, l'équipement et d'autres procédures de production quotidiennes. La principale exigence est que les procédures existantes soient normalisées et documentées afin que les améliorations puissent être évaluées objectivement.

Bien que le kaizen soit principalement associé à l'industrie manufacturière, les entreprises le pratiquent dans toutes les fonctions. Les secteurs de la santé, de la finance, de la psychothérapie, du coaching de vie, de l'administration publique et de la banque ont également adopté le kaizen.

Au-delà de l'amélioration des flux de travail, le kaizen contribue à faciliter une culture d'appropriation dans laquelle les travailleurs identifient et corrigent les inefficacités. Cela présente l'avantage supplémentaire d'éliminer les gaspillages en réduisant les activités sans valeur ajoutée.

Histoire du kaizen

Traduit du japonais, le mot "kaizen" signifie "changer quelque chose pour l'améliorer". Il a été utilisé à l'origine par les entreprises japonaises après la Seconde Guerre mondiale, influencé par les enseignements des entreprises américaines et de la gestion de la qualité, et a été adopté par le système de production Toyota (également connu sous le nom de TPS), dans lequel les employés sont tenus d'arrêter la ligne en cas d'anomalie (Jidoka) et, avec leurs supérieurs, de suggérer une amélioration.

Le kaizen apporte de nombreux avantages non seulement aux opérations et à la production d'une entreprise, mais aussi à sa culture générale et à sa communication. Grâce à l'amélioration des flux de travail et à l'élimination des gaspillages, les avantages attendus pour la production d'un fabricant sont notamment les suivants

• Augmentation de la productivité
• Amélioration de la qualité
• Amélioration de la sécurité
• réduction des coûts
• Amélioration de la satisfaction des clients

Les avantages pour l'ensemble de l'entreprise et sa culture sont notamment les suivants

• Amélioration de la communication
• Amélioration du moral et de la satisfaction des employés
• Augmentation du sentiment d'appartenance à l'entreprise chez les employés

Le kaizen est guidé par quelques principes clés :

De bons processus donnent de bons résultats.

À la base, le kaizen s'intéresse à l'amélioration continue en réduisant le gaspillage dans les processus, guidé par la conviction que de bons processus mènent à de bons résultats. Dans le domaine de la fabrication, cela signifie que la réduction des déchets dans un processus apporte une valeur ajoutée au client. Dans la production allégée, les 8 gaspillages (également connus sous le nom de muda, ou toute activité qui consomme des ressources sans créer de valeur pour le client) sont définis comme suit :

• Défauts: Lorsqu'un produit n'est pas utilisable, il doit être mis au rebut ou retravaillé, ce qui augmente les coûts du processus de production sans ajouter de valeur.
• Temps d'attente: L'irrégularité de l'environnement de travail peut conduire à ce que des personnes attendent du matériel ou des équipements, ou à ce que des machines tournent au ralenti, ce qui peut entraîner une surproduction ou des stocks excédentaires.
• Mouvements supplémentaires: Les mouvements inutiles peuvent mettre le personnel à rude épreuve et ne pas apporter de valeur ajoutée au client.
• Stock excédentaire : L'excès de stock peut entraîner des inefficacités et des retards dans la détection des problèmes. Les problèmes peuvent s'accumuler et, avec un stock plus important, il faut plus de temps pour les résoudre.
• Surproduction: Produire trop avant que cela ne soit nécessaire entrave la fluidité du travail, augmente les coûts de production et de stockage, dissimule les défauts dans les travaux en cours et allonge les délais.
• Traitement supplémentaire: Activité excédentaire résultant d'une mauvaise conception de l'outil ou du produit.
• Transport inutile: Déplacement d'éléments qui ne sont pas nécessaires au processus.
• Talents inutilisés: Sous-utilisation des compétences ou attribution de tâches à des employés insuffisamment formés.

Les améliorations sont basées sur de petits changements

Plutôt que d'attendre la mise en œuvre d'un changement majeur pour commencer à s'améliorer, il convient d'aborder le changement par petites étapes. Cela permet d'accélérer le processus d'amélioration et de réduire les pressions liées à la mise en œuvre d'un changement majeur. En outre, les petits changements sont souvent moins coûteux et donc moins risqués.

À cette fin, l'une des clés des améliorations progressives consiste à identifier et à résoudre les causes profondes des problèmes. Cela permet aux employés d'identifier et de contenir les petits problèmes avant qu'ils ne deviennent plus importants et plus coûteux à éliminer, et d'éviter que les mêmes problèmes ne se reproduisent.

Les améliorations doivent être mesurables, normalisées et reproductibles

Dans le cadre du kaizen, il est important de "parler avec des données et de gérer avec des faits". Afin d'évaluer objectivement les améliorations, les procédures existantes doivent être normalisées et documentées. En outre, les améliorations doivent être normalisées et tous les employés doivent être formés aux nouvelles procédures associées à ces améliorations.

La mesure des performances par rapport à des critères de référence existants vous permet de démontrer le retour sur investissement de vos efforts kaizen et de maintenir l'alignement de l'entreprise sur l'amélioration. Elle vous permet également d'identifier les domaines dans lesquels vos efforts sont efficaces - ou non - afin de prendre des décisions stratégiques concernant les améliorations futures.

Responsabiliser les employés

Le kaizen met l'accent sur la valeur des employés à tous les niveaux de l'organisation. Les employés les plus proches des problèmes sont les mieux armés pour les résoudre. En outre, le fait d'inciter les membres de l'équipe à identifier les problèmes et à suggérer des améliorations dans leur domaine de travail encourage un sentiment d'appropriation de leur travail, ce qui peut améliorer la motivation générale, le moral et la productivité.

Il est également essentiel que la direction soit impliquée dans vos efforts Kaizen. Assurez-vous que votre organisation comprend l'importance du Kaizen pour les résultats de votre entreprise. Il est essentiel d'obtenir l'adhésion de tous pour que vos initiatives Kaizen soient couronnées de succès, et si les dirigeants de votre organisation s'engagent à soutenir une culture d'amélioration continue, ils donneront le ton au reste de l'entreprise.

Le cycle d'amélioration continue et le cycle PDCA

Selon John Shook, président-directeur général du Lean Enterprise Institute, le cycle d'amélioration continue se compose de trois étapes : observation du lieu de travail, identification des problèmes et mise en œuvre des solutions.

Un autre modèle populaire est le cycle PDCA : planifier, faire, vérifier, agir. L'American Society for Quality (ASQ) définit le cycle PDCA comme suit :

• Planifier. Reconnaître une opportunité et planifier un changement.
• Faire. Tester le changement. Réalisez une étude à petite échelle.
• Vérifier. Examinez le test, analysez les résultats et identifiez ce que vous avez appris.
• Agir. Prenez des mesures en fonction de ce que vous avez appris lors de l'étape de l'étude : Si le changement n'a pas fonctionné, recommencez le cycle avec un plan différent. Si vous avez réussi, intégrez ce que vous avez appris du test dans des changements plus importants. Utilisez ce que vous avez appris pour planifier de nouvelles améliorations et recommencez le cycle.

Kaizen quotidien et événements Kaizen

Le kaizen doit être mis en œuvre au quotidien, en plus des événements kaizen périodiques.

Au quotidien, l'équipe doit se réunir régulièrement pour discuter des solutions potentielles permettant de résoudre un problème précédemment identifié. Cette pratique doit être intégrée dans les réunions déjà établies qui ont lieu régulièrement.

Lesévénements Kaizen, également connus sous le nom de Kaizen blitzes, sont des événements de courte durée, généralement sous la forme d'un atelier d'une semaine, au cours duquel un facilitateur guide une équipe dans l'amélioration d'un domaine avec un objectif spécifique à l'esprit. Ces événements peuvent être organisés lorsqu'un problème urgent doit être résolu ou dans le cadre d'un exercice ciblé visant à identifier les domaines à améliorer périodiquement.

En règle générale, lors d'un événement Kaizen, le facilitateur dirige l'équipe (qui est généralement composée de personnes travaillant dans le domaine concerné par l'événement) dans la normalisation et la documentation des processus, ainsi que dans l'identification, la mise en œuvre et la documentation des améliorations à apporter à ce domaine. Après l'événement, les possibilités d'amélioration sont classées par ordre de priorité en fonction des besoins de l'entreprise.

Quand organiser un événement Kaizen ?

Bien que les principes de Kaizen doivent être mis en pratique par tous les membres d'une organisation de manière continue, des événements Kaizen planifiés peuvent être nécessaires pour s'attaquer à des problèmes plus importants. En outre, il est essentiel de maintenir une culture visant à résoudre les causes profondes des problèmes avant qu'ils ne s'aggravent.

Les raisons d'organiser un événement Kaizen sont les suivantes

• Résoudre un problème urgent qui met l'entreprise en danger et qui doit être traité rapidement.
• Atteindre un objectif stratégique qui aura un impact sur les indicateurs de performance clés.
• Identifier et résoudre la cause profonde des problèmes qui empêchent les cycles d'amélioration quotidiens de produire des résultats.
• Résoudre les problèmes interfonctionnels, tels que l'amélioration de la transmission du travail entre les équipes, y compris les événements en amont et en aval d'un flux de valeur de production.
• Soutenir la pratique de l'amélioration continue dans votre entreprise, en particulier si vous n'avez pas eu d'événement Kaizen depuis un certain temps.
• Initier les nouveaux membres de l'équipe aux techniques d'amélioration continue.

Avantages de l'organisation d'un événement Kaizen

Outre les principaux avantages liés à l'amélioration de vos processus de travail standard, l'organisation d'un événement Kaizen peut favoriser la résolution de problèmes, la collaboration et les compétences en matière de communication, et permettre aux employés de faire preuve de leadership. En incitant les membres de l'équipe à identifier les problèmes et à suggérer des améliorations dans leur domaine de travail, on les encourage à s'approprier leur travail, ce qui peut améliorer la motivation générale, le moral et la productivité. Enfin, l'organisation d'un événement Kaizen est un moyen de renforcer une solide culture d'amélioration continue au sein de votre organisation. Après tout, la meilleure façon de soutenir les principes que vous souhaitez voir guider votre entreprise est de les mettre en pratique.

Planifier un événement Kaizen :

Il est essentiel d'investir du temps dans la planification de votre événement Kaizen pour en assurer le succès ; en fait, une bonne planification de l'événement est tout aussi importante que l'événement lui-même. Préparez votre équipe à la réussite en définissant clairement les objectifs et la portée de l'événement et en constituant stratégiquement une équipe qui apportera des idées et des motivations à la table.

Organiser un événement Kaizen :

Voici les grandes lignes d'un événement Kaizen d'une semaine :

Jour 1 : Définir les objectifs de l'événement. Cartographier et mesurer l'état actuel du processus et identifier les gaspillages. Décider des résultats souhaités.

Jour 2 : Examiner les causes profondes des gaspillages et identifier les solutions possibles. Parvenir à un consensus sur les améliorations à mettre en œuvre. Documenter les ressources nécessaires à la mise en œuvre des améliorations.

Jour3 : Mettre en œuvre les améliorations.

Jour4: Tester les améliorations. Mesurer les résultats des améliorations apportées et procéder aux ajustements nécessaires. Normaliser et documenter les nouvelles procédures.

Jour 5 : Former les employés aux nouvelles procédures de travail standard. Communiquer les changements à l'organisation. Reconnaître et récompenser les membres de l'équipe qui ont contribué au succès.

La réflexion est également un élément important du cycle d'amélioration continue. Observez à nouveau votre lieu de travail après avoir mis en œuvre le kaizen. Vous verrez probablement encore des gaspillages. C'est une bonne chose : puisque vous savez déjà quel est le problème et ce qu'il faut faire, c'est l'occasion d'essayer de nouvelles idées.

En réfléchissant à vos efforts, élaborez vos propres lignes directrices en matière de kaizen. Bien qu'il existe de nombreuses ressources disponibles pour vous guider dans vos efforts de kaizen, il est important de comprendre personnellement le parcours de votre entreprise en matière de kaizen. Commencez par élaborer des lignes directrices fondées sur vos propres expériences en matière d'amélioration du lieu de travail. Gardez à l'esprit que ces lignes directrices doivent être destinées à vos collègues, à vos successeurs et à vous-même afin que vous puissiez comprendre les problèmes que vous avez surmontés. Ces lignes directrices vous aideront en fin de compte à relever le prochain défi.

La mise en œuvre de Kaizen dans votre organisation nécessite un engagement à long terme pour une série d'efforts et d'améliorations. L'instauration d'un état d'esprit d'amélioration continue dans la culture de votre organisation nécessite une pratique quotidienne et, avec le temps, vous constaterez une augmentation de l'efficacité, de la productivité et de la qualité de vos opérations.