Le guide ultime du Kaizen

Définition du kaizen

"Kaizen" est la philosophie de l'amélioration continue. Les fabricants lean utilisent le kaizen pour aider à éliminer le gaspillage. Avec le kaizen, les fabricants améliorent continuellement les processus standardisés, les équipements et les autres procédures de production quotidiennes. La principale exigence est que les procédures existantes soient normalisées et documentées afin que les améliorations puissent être évaluées objectivement.

Bien que le kaizen soit principalement associé à la fabrication, les entreprises le pratiquent dans toutes les fonctions. Des secteurs tels que la santé, la finance, la psychothérapie, le coaching de vie, le gouvernement et la banque ont également adopté le kaizen.

Au-delà de l'amélioration des flux de travail, le kaizen contribue à faciliter une culture d'appropriation dans laquelle les travailleurs identifient et corrigent les inefficacités. Cela présente l'avantage supplémentaire d'éliminer les gaspillages de processus en réduisant les activités sans valeur ajoutée.

Histoire du kaizen

Traduit du japonais, le mot "kaizen" se traduit par "changer quelque chose pour le mieux". Utilisé à l'origine par les entreprises japonaises après la Seconde Guerre mondiale, il a été influencé par les enseignements du monde des affaires et de la gestion de la qualité aux États-Unis et a été adopté par le système de production Toyota (également connu sous le nom de TPS), dans lequel les employés sont tenus d'arrêter la chaîne en cas d'anomalie (appelée Jidoka) et de suggérer, avec leurs superviseurs, une amélioration.

Le Kaizen apporte de nombreux avantages non seulement aux opérations et à la production d'une entreprise, mais aussi à sa culture générale et à sa communication. Grâce à l'amélioration des flux de travail et à l'élimination des gaspillages, voici quelques-uns des avantages attendus pour la production d'un fabricant :

• une augmentation de la productivité
• une amélioration de la qualité
• une meilleure sécurité
• une réduction des coûts
• Amélioration de la satisfaction du client

Les avantages pour l'ensemble de l'entreprise et sa culture sont les suivants :

• Une meilleure communication
• Amélioration du moral et de la satisfaction des employés
• un sentiment accru d'appartenance à l'entreprise chez les employés.

Le Kaizen est guidé par quelques principes clés :

Les bons processus donnent de bons résultats.

À la base, le kaizen concerne l'amélioration continue par la réduction des déchets dans les processus, guidée par la croyance clé que de bons processus mènent à de bons résultats. Dans le domaine de la fabrication, cela signifie que la réduction des déchets dans un processus ajoute de la valeur pour le client. Dans la production au plus juste, les 8 gaspillages (également appelés muda, ou toute activité qui consomme des ressources sans créer de valeur pour le client) sont définis comme suit :

• Défauts: Lorsqu'un produit n'est pas apte à être utilisé, il doit être mis au rebut ou retravaillé, ce qui augmente le coût du processus de production sans ajouter de valeur.
• Temps d'attente: L'irrégularité de l'environnement de travail peut conduire à ce que des personnes attendent du matériel ou des équipements, ou à ce que des machines tournent au ralenti, ce qui peut entraîner une surproduction ou un excès de stock.
• Mouvements supplémentaires: Les mouvements inutiles peuvent mettre le personnel à rude épreuve et ne pas apporter de valeur ajoutée au client.
• Stock excessif: L'excès de stock peut entraîner des inefficacités et retarder la détection des problèmes. Les problèmes peuvent s'accumuler, et avec plus de stock, les problèmes prennent plus de temps à résoudre.
• Surproduction: Produire trop avant d'être nécessaire entrave la fluidité du travail, augmente les coûts de production et de stockage, cache des défauts dans les travaux en cours et allonge les délais.
• Traitement supplémentaire: Activité excédentaire résultant d'une mauvaise conception des outils ou des produits.
• Transports inutiles: Déplacement d'éléments qui ne sont pas nécessaires au processus.
• Talents inutilisés: Sous-utilisation des compétences ou attribution de tâches à des employés insuffisamment formés.

Les améliorations reposent sur de petits changements

Plutôt que d'attendre la mise en œuvre d'un changement majeur pour commencer à s'améliorer, le changement doit être abordé par petites étapes progressives. Cela permet d'accélérer l'amélioration et de réduire la pression exercée par la mise en œuvre d'un changement majeur. En outre, les petits changements sont souvent moins coûteux et donc moins risqués.

À cette fin, l'une des clés des améliorations progressives consiste à identifier et à résoudre les causes profondes des problèmes. Cela permet aux employés de détecter et de contenir les petits problèmes avant qu'ils ne deviennent plus importants et plus coûteux à éliminer, et cela empêche les mêmes problèmes de se reproduire.

Les améliorations doivent être mesurables, standardisées et reproductibles.

Dans le kaizen, il est important de "parler avec des données et de gérer avec des faits". Afin d'évaluer objectivement les améliorations, les procédures existantes doivent être normalisées et documentées. En outre, les améliorations doivent être normalisées et tous les employés doivent être formés aux nouvelles procédures associées à ces améliorations.

Mesurer les performances par rapport à des critères de référence existants vous permet de démontrer le retour sur investissement de vos efforts kaizen et de maintenir l'alignement de l'entreprise sur les améliorations. Cela vous permet également d'identifier les domaines où vos efforts sont efficaces - ou non - afin de prendre des décisions stratégiques sur les améliorations futures.

Responsabiliser les employés

Le Kaizen met l'accent sur la valeur des employés à tous les niveaux d'une organisation. Les employés qui sont les plus proches du problème sont les mieux équipés pour le résoudre. En outre, le fait d'inciter les membres de l'équipe à identifier les problèmes et à suggérer des améliorations dans leur domaine de travail encourage un sentiment d'appropriation de leur travail, ce qui peut améliorer la motivation générale, le moral et la productivité.

Il est également essentiel que la direction soit impliquée dans vos efforts Kaizen. Assurez-vous que votre organisation comprend l'importance du Kaizen pour les résultats de votre entreprise. Obtenir l'adhésion est crucial pour le succès de vos initiatives Kaizen, et si les dirigeants de votre organisation s'engagent à soutenir une culture d'amélioration continue, ils donneront le ton au reste de l'entreprise.

Le cycle d'amélioration continue et le cycle PDCA

Selon John Shook, président et directeur général du Lean Enterprise Institute, le cycle d'amélioration continue se compose de trois étapes : observer le lieu de travail, identifier les problèmes et mettre en œuvre des solutions.

Un autre modèle populaire est le cycle PDCA : planifier, faire, vérifier, agir. L'American Society for Quality (ASQ) définit le cycle PDCA comme suit :

• Planifiez. Reconnaissez une opportunité et planifiez un changement.
• Faites. Testez le changement. Réalisez une étude à petite échelle.
• Vérifiez. Passez en revue le test, analysez les résultats et identifiez ce que vous avez appris.
• Agir. Prenez des mesures en fonction de ce que vous avez appris à l'étape de l'étude : Si le changement n'a pas fonctionné, recommencez le cycle avec un plan différent. Si vous avez réussi, intégrez ce que vous avez appris du test dans des changements plus importants. Utilisez ce que vous avez appris pour planifier de nouvelles améliorations, en recommençant le cycle.

Kaizen au quotidien et événements Kaizen

Le Kaizen doit être mis en œuvre au quotidien, en plus de l'organisation d'événements Kaizen périodiques.

Au quotidien, l'équipe doit se réunir régulièrement pour discuter des solutions potentielles pour résoudre un problème précédemment identifié. Cette pratique doit être intégrée aux réunions déjà établies qui ont lieu régulièrement.

Lesévénements Kaizen, également connus sous le nom de "blitz Kaizen", sont des événements de courte durée, généralement sous la forme d'un atelier d'une semaine, au cours duquel un animateur guide une équipe dans l'amélioration d'un domaine avec un objectif spécifique. Ces événements peuvent être organisés lorsqu'un problème urgent doit être résolu, ou comme un exercice ciblé pour identifier les domaines à améliorer de façon périodique.

En général, lors d'un événement Kaizen, le facilitateur dirige l'équipe (qui est généralement composée de personnes travaillant dans le domaine dans lequel l'événement est organisé) dans la normalisation et la documentation des processus et dans l'identification, la mise en œuvre et la documentation des améliorations dans ce domaine. Après l'événement, les possibilités d'amélioration sont classées par ordre de priorité en fonction des besoins de l'entreprise.

Quand organiser un événement Kaizen

Si les principes du Kaizen doivent être mis en pratique par tous les membres d'une organisation de manière continue, des événements Kaizen programmés peuvent être nécessaires pour s'attaquer à des problèmes plus importants. En outre, il est essentiel de maintenir une culture visant à résoudre la cause profonde des problèmes avant qu'ils ne s'aggravent.

Les raisons d'organiser un événement Kaizen sont les suivantes :

• Résoudre un problème urgent qui met l'entreprise en danger et qui doit être traité rapidement.
• Atteindre un objectif stratégique qui aura un impact sur les indicateurs clés de performance.
• Identifier et résoudre la cause profonde des problèmes qui empêchent les cycles d'amélioration quotidiens d'obtenir des résultats.
• Résoudre les défis interfonctionnels, comme l'amélioration du transfert du travail entre les équipes, y compris les événements en amont et en aval d'un flux de valeur de production.
• Soutenir la pratique de l'amélioration continue dans votre entreprise, en particulier si vous n'avez pas eu d'événement Kaizen depuis un certain temps.
• Initier les nouveaux membres de l'équipe aux techniques d'amélioration continue

Avantages de l'organisation d'un événement Kaizen

Outre les principaux avantages de l'amélioration de vos processus de travail standard, l'organisation d'un événement Kaizen peut favoriser la résolution de problèmes, la collaboration et les compétences en communication et permettre aux employés de faire preuve de leadership. Le fait d'inciter les membres de l'équipe à identifier les problèmes et à suggérer des améliorations dans leurs domaines de travail encourage un sentiment d'appropriation de leur travail, ce qui peut améliorer la motivation générale, le moral et la productivité. Enfin, l'organisation d'un événement Kaizen est un moyen de renforcer une solide culture d'amélioration continue au sein de votre organisation. Après tout, la meilleure façon de soutenir les principes qui doivent guider votre entreprise est de les mettre en pratique.

Planifier un événement Kaizen :

Il est essentiel d'investir du temps dans la planification de votre événement Kaizen pour en assurer le succès ; en fait, une bonne planification de l'événement est tout aussi importante que l'événement lui-même. Mettez votre équipe sur la voie du succès en définissant clairement les objectifs et la portée de l'événement et en réunissant stratégiquement une équipe qui apportera ses idées et ses motivations.

Organiser un événement Kaizen :

Voici le déroulement typique d'un événement Kaizen d'une semaine :

Jour 1 : Définissez vos objectifs pour l'événement. Cartographier et mesurer l'état actuel du processus et identifier les gaspillages. Décidez des résultats souhaités.

Jour 2 : Examiner les causes profondes des gaspillages et identifier les solutions possibles. Obtenez un consensus sur les améliorations à mettre en œuvre. Documenter les ressources nécessaires à l'application des améliorations.

Jour 3 : Mettre en œuvre les améliorations.

Jour 4 : Tester les améliorations. Mesurer les résultats des améliorations apportées et appliquer les ajustements nécessaires. Normaliser et documenter les nouvelles procédures.

Jour 5 : Formez les employés aux nouvelles procédures de travail standard. Communiquez les changements à l'organisation. Reconnaissez et récompensez les membres de l'équipe qui ont contribué au succès.

La réflexion est également un élément important du cycle d'amélioration continue. Observez à nouveau le lieu de travail après avoir mis en œuvre le kaizen. Vous verrez probablement encore des gaspillages. C'est une bonne chose : puisque vous savez déjà quel est le problème et ce qu'il faut faire, c'est l'occasion d'essayer de nouvelles idées.

En réfléchissant à vos efforts, élaborez vos propres lignes directrices en matière de kaizen. Bien qu'il existe de nombreuses ressources pour vous guider dans vos efforts de kaizen, il est important de comprendre personnellement le parcours kaizen de votre entreprise. Commencez par créer des directives basées sur vos propres expériences d'amélioration du lieu de travail. Gardez à l'esprit que ces directives doivent être destinées à vos collègues, à vos successeurs et à vous-même afin de comprendre les problèmes que vous avez surmontés. Ces lignes directrices vous aideront en fin de compte à relever votre prochain défi.

La mise en œuvre du Kaizen dans votre organisation nécessite un engagement à long terme pour une série d'efforts et d'améliorations. L'instauration d'un état d'esprit d'amélioration continue dans la culture de votre organisation nécessite une pratique quotidienne, et avec le temps, vous constaterez une augmentation de l'efficacité, de la productivité et de la qualité de vos opérations.