Événements Kaizen : Un guide complet pour planifier et organiser un blitz Kaizen

Lesévénements Kaizen, également connus sous le nom de "blitz Kaizen", sont des événements de courte durée, généralement sous la forme d'un atelier d'une semaine, au cours duquel un animateur guide une équipe dans l'amélioration d'un secteur avec un objectif spécifique en tête.

En général, lors d'un événement Kaizen, le facilitateur guide l'équipe (qui est généralement composée de personnes travaillant dans le domaine dans lequel l'événement est organisé) dans la normalisation et la documentation des processus et dans l'identification, la mise en œuvre et la documentation des améliorations dans ce domaine. Après l'événement, les possibilités d'amélioration sont classées par ordre de priorité en fonction des besoins de l'entreprise.

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"Kaizen" est la philosophie de l'amélioration continue. Traduit du japonais, le mot "kaizen" se traduit par "changer quelque chose pour le mieux". Utilisé à l'origine par les entreprises japonaises après la Seconde Guerre mondiale, influencé par les enseignements du monde des affaires et de la gestion de la qualité aux États-Unis, il a été adopté par le système de production Toyota (également connu sous le nom de TPS), dans lequel les employés sont tenus d'arrêter la chaîne en cas d'anomalie (connue sous le nom de Jidoka) et, avec leurs superviseurs, de suggérer une amélioration.

Le Kaizen est utilisé comme un outil dans la production allégée dans le but d'éliminer les déchets en améliorant continuellement les processus standardisés, les équipements et les autres procédures pour réaliser la production quotidienne. La principale exigence est que les procédures existantes soient normalisées et documentées afin que les améliorations puissent être évaluées objectivement.

Si le Kaizen est principalement associé à la fabrication, il est pratiqué dans toutes les fonctions d'une entreprise et a été adopté par d'autres secteurs tels que les soins de santé, la finance, la psychothérapie, le coaching de vie, le gouvernement et la banque.

Au-delà de l'amélioration des flux de travail, le Kaizen est un processus continu qui peut faciliter une culture d'identification et de correction des inefficacités et nourrir un sentiment d'appropriation parmi les travailleurs. Il présente également l'avantage d'éliminer les gaspillages dans le processus en réduisant au minimum les activités sans valeur ajoutée.

Si les principes du Kaizen doivent être mis en pratique par tous les membres d'une organisation de manière continue, des événements Kaizen programmés peuvent être nécessaires pour s'attaquer à des problèmes plus importants. En outre, il est essentiel de maintenir une culture visant à résoudre la cause profonde des problèmes avant qu'ils ne s'aggravent.

Les raisons d'organiser un événement Kaizen sont les suivantes:

- Résoudre un problème urgent qui met l'entreprise en danger et qui doit être traité rapidement.
- Atteindre un objectif stratégique qui aura un impact sur les indicateurs clés de performance.
- Identifier et résoudre la cause profonde des problèmes qui empêchent les cycles d'amélioration quotidiens d'obtenir des résultats.
- Résoudre les défis interfonctionnels, comme l'amélioration du transfert du travail entre les équipes, y compris les événements en amont et en aval d'un flux de valeur de production.
- Soutenir la pratique de l'amélioration continue dans votre entreprise, en particulier si vous n'avez pas eu d'événement Kaizen depuis un certain temps.
- Initier les nouveaux membres de l'équipe aux techniques d'amélioration continue

Outre les principaux avantages liés à l'amélioration de vos processus de travail standard, l'organisation d'un événement Kaizen peut favoriser la résolution de problèmes, la collaboration et les compétences en communication et permettre aux employés de faire preuve de leadership. Le fait d'inciter les membres de l'équipe à identifier les problèmes et à suggérer des améliorations dans leurs domaines de travail encourage un sentiment d'appartenance à l'égard de leur travail, ce qui peut améliorer la motivation générale, le moral et la productivité. Enfin, l'organisation d'un événement Kaizen est un moyen de renforcer une solide culture d'amélioration continue au sein de votre organisation. Après tout, la meilleure façon de soutenir les principes qui doivent guider votre entreprise est de les mettre en pratique.

Il est essentiel d'investir du temps dans la planification de votre événement Kaizen pour en assurer le succès ; en fait, une bonne planification de l'événement est tout aussi importante que l'événement lui-même. Mettez votre événement sur les rails du succès en définissant clairement les objectifs et la portée de l'événement et en réunissant stratégiquement une équipe qui apportera des idées importantes. Voici quelques étapes clés pour la planification de votre événement Kaizen :

Nommezun animateur compétent

L'animateur doit être formé aux techniques et aux philosophies du lean et être capable d'aider votre équipe à rester sur la bonne voie et de la motiver ; l'animateur doit être une personne passionnée par la création de changements positifs. Vous pouvez faire appel à un consultant pour ce rôle ou former un chef d'équipe au sein de votre organisation. Un animateur compétent est la clé du succès de votre événement Kaizen.

Assurez-vous de l'engagement des dirigeants

Assurez-vous que votre organisation comprend l'importance de l'événement Kaizen pour les résultats de votre entreprise. Obtenir l'adhésion est crucial pour le succès de vos initiatives Kaizen, et si les dirigeants de votre organisation sont engagés à soutenir une culture d'amélioration continue, ils donneront le ton au reste de l'entreprise.

Définissez la portée et les limites de l'événement

Définissez clairement la portée de l'événement Kaizen. Le point central de l'événement doit être un domaine ou un processus dans lequel il a été déterminé que l'inefficacité réduit la valeur pour le client. L'analyse des indicateurs clés de performance (ICP), des causes profondes et d'autres mesures Lean permet de réduire le champ d'action. N'oubliez pas que l'objectif final est de promouvoir l'amélioration continue et de réduire le gaspillage.

Rassembler l'équipe

Alors que le Kaizen quotidien devrait impliquer tous les membres de votre organisation (des employés de l'atelier aux dirigeants de haut niveau), les équipes des événements Kaizen se composent généralement de 6 à 10 personnes et doivent être choisies de manière stratégique. Gardez à l'esprit les points suivants lors du choix des membres de l'équipe :

• Au moins la moitié de l'équipe doit être composée de personnes qui effectuent régulièrement le travail que l'événement Kaizen vise à améliorer.
• Limitez le nombre de managers/chefs d'entreprise dans l'équipe.
• Choisissez des membres de l'équipe issus d'un large éventail de départements pertinents, qui touchent tous au processus à améliorer.
• Incluez des personnes qui fournissent des intrants au secteur
• Incluez des personnes qui reçoivent des résultats du secteur
• Incluez des experts en la matière qui ont une connaissance particulière du processus. - Faites appel à une personne qui n'est pas directement impliquée dans le processus afin d'apporter un point de vue extérieur.

Définir le succès

Il est impératif de pouvoir mesurer objectivement le succès de votre événement Kaizen et des autres efforts d'amélioration continue. Identifiez les paramètres qui quantifient les améliorations. Il peut s'agir de mesures concernant la qualité, les coûts, l'utilisation des ressources, la satisfaction des clients, l'utilisation de l'espace, l'efficacité du personnel et d'autres indicateurs clés de performance. Fixez des points de référence pour l'amélioration en mesurant vos performances actuelles.

Fournir une formation

Communiquez les attentes à l'animateur et aux membres de l'équipe.

Établissez le calendrier de l'événement

Établissez un calendrier approximatif, y compris ce que vous espérez réaliser au cours de l'événement Kaizen. Identifiez les étapes importantes pour chaque jour de l'événement.

Voici un schéma typique d'un événement Kaizen d'une semaine :

Jour 1: Définissez vos objectifs pour l'événement. Cartographier et mesurer l'état actuel du processus et identifier les gaspillages. Décidez des résultats souhaités.

Jour 2: Examiner les causes profondes des gaspillages et identifier les solutions possibles. Obtenez un consensus sur les améliorations à mettre en œuvre. Documenter les ressources nécessaires à l'application des améliorations.

Jour 3: Mettre en œuvre les améliorations.

Jour 4: Tester les améliorations. Mesurer les résultats des améliorations apportées et appliquer les ajustements nécessaires. Normaliser et documenter les nouvelles procédures.

Jour 5: Formez les employés aux nouvelles procédures de travail standard. Communiquez les changements à l'organisation. Reconnaissez et récompensez les membres de l'équipe qui ont contribué au succès.

Mesurer l'impact de votre événement Kaizen est crucial pour le succès des efforts Kaizen futurs. Afin de mesurer avec précision les améliorations résultant de votre événement Kaizen, il est important de s'assurer que vous disposez de données complètes et précises sur vos opérations avant, pendant et après votre événement Kaizen. La numérisation de vos opérations à l'aide d'un logiciel de fabrication tel que Tulip est un bon moyen de gagner en visibilité sur vos opérations. Tulip recueille les données des employés, des machines et des outils de votre atelier pendant qu'ils effectuent leurs tâches, ce qui vous permet d'obtenir une vision précise des paramètres de production et de qualité tels que le taux de production, le taux de défauts et de rebuts, ainsi que les causes des défauts, et les temps de processus tels que les temps de cycle des processus et des étapes. Avec ces données en main, vous pouvez effectuer des analyses sur les effets de vos efforts d'amélioration continue dans le temps en utilisant les outils d'analyse en temps réel deTulip.

Comme toujours, le Kaizen ne s'arrête pas lorsque vous avez terminé avec succès votre événement Kaizen. Vous devez considérer cet événement Kaizen comme faisant partie d'une série continue d'efforts et d'améliorations. L'instauration d'un état d'esprit d'amélioration continue dans la culture de votre organisation nécessite une pratique quotidienne, et avec le temps, vous constaterez une augmentation de l'efficacité, de la productivité et de la qualité de vos opérations.

Pour obtenir d'autres ressources qui vous aideront à réaliser une amélioration continue dans votre usine, consultez notre Guide ultime du kaizen.