Dossier de lot principal : Un guide pour les enregistrements de conformité des produits pharmaceutiques

Les fabricants de l'industrie Sciences de la vie sont soumis à une surveillance stricte de la part de divers organismes de réglementation et de gouvernement afin de garantir que les médicaments qu'ils produisent sont sûrs et efficaces pour le consommateur final.

Pour s'assurer que les fabricants respectent les réglementations en vigueur et que leurs produits satisfont aux normes de santé et de sécurité appropriées, les entreprises sont tenues de documenter tous les aspects de leurs activités, y compris les matériaux utilisés, le personnel impliqué dans la production et les processus par lesquels le produit est passé.

Par exemple, les fabricants relevant de la compétence de la Food and Drug Administration (FDA) des États-Unis sont tenus de créer une documentation pour chaque formulation et chaque lot de médicaments qu'ils produisent.

Cette documentation permet aux équipes internes de Gestion de la qualité et aux régulateurs externes de s'assurer que les processus de production ont été réalisés conformément au plan du fabricant.

Le dossier de lot principal est l'un des documents essentiels qui guident les efforts des fabricants de produits pharmaceutiques.

Historiquement, les maîtres dossiers de lots ont toujours été documentés à l'aide d'un stylo et de papier, mais au cours de la dernière décennie, de plus en plus de fabricants ont investi dans des solutions numériques afin de centraliser la documentation nécessaire et de rationaliser leurs dossiers de conformité.

Dans ce billet, nous examinerons l'importance du dossier de lot principal et les raisons pour lesquelles de plus en plus de fabricants de produits pharmaceutiques se tournent vers des solutions numériques pour améliorer la façon dont ils gèrent leurs dossiers de conformité.

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Un dossier de lot principal (DPM), également connu sous le nom de dossier de production principal (DPP), est un document qui contient les ingrédients approuvés, la formulation et les instructions guidant la production d'un produit pharmaceutique. Ce document permet aux fabricants de suivre les directives réglementaires nécessaires lors de la fabrication d'un produit.

Comme le dossier de lot principal régit l'ensemble du processus de fabrication d'un produit pharmaceutique, il porte plusieurs autres noms. On parle parfois de dossier de lot de fabrication, de formule-type de fabrication, de dossier-type de production ou de dossier-type de formule.

En outre, la fiche est utile lorsque les entreprises pharmaceutiques confient des responsabilités de production à des parties extérieures, appelées organisations de fabrication sous contrat et de développement (CDMO). Ces organisations suivent la formule maîtresse pour s'assurer qu'elles produisent des produits de qualité de manière sûre, cohérente et conforme aux normes réglementaires.

La production pharmaceutique comporte un autre document de conformité étroitement lié au dossier de lot de fabrication. Il s'agit du dossier de lot, du dossier de fabrication du lot ou du dossier de production du lot.

La similitude réside dans le fait que les deux documents gardent la trace des ingrédients approuvés et des techniques de production utilisées par un site Fabrication pharmaceutique et sont exigés par les régulateurs pour faire respecter les bonnes pratiques de fabrication (cGMP).

Il existe toutefois une différence essentielle. Le dossier de lot est une copie du dossier principal. Il guide et enregistre les formulations et les techniques utilisées sur la chaîne de production pour fabriquer un lot spécifique de produits. Ainsi, en plus de fournir des indications, le dossier de lot apporte également la preuve qu'un lot de produits particulier a été fabriqué conformément aux procédures détaillées dans le dossier de la formule-type.

En d'autres termes, le dossier de lot principal est un modèle que les entreprises peuvent utiliser pour créer un dossier de lot individuel lors de la production d'un lot particulier.

Conformément à la 21 CFR Part 211, les fabricants de produits pharmaceutiques sont tenus de tenir à jour leur site principal dossiers de lots avec certains détails et informations. Voici quelques-uns des éléments qui doivent figurer dans le RBM :

• Nom du produit et code d'identification

• Caractéristiques et propriétés des produits pharmaceutiques

• Un site nomenclature détaillant les ingrédients spécifiques à ajouter à cette formule de produit particulière. Ce document indique également les différentes tailles et quantités de ces ingrédients.

• Taille du lot entier

• Schéma de procédé indiquant la configuration de la ligne de production, l'équipement et les outils nécessaires à la fabrication du produit.

• Instructions de travail pour le personnel à chaque étape de la chaîne de production

• Rendement attendu du lot

• Informations relatives à la santé et à la sécurité à observer au cours du processus de production

• Procédures d'assurance et de contrôle de la qualité et critères d'essai acceptables

• Emballage et stockage approuvés

Ces détails permettent de s'assurer que l'ensemble du cycle de vie du produit est documenté et pris en compte, ce qui prouve que les médicaments produits respectent les normes de santé et de sécurité nécessaires.

Aujourd'hui encore, il n'est pas rare que les fabricants de produits pharmaceutiques utilisent des documents papier pour leur documentation et leur conformité.

Cependant, l'évolution des techniques de fabrication a conduit à des exigences plus complexes pour la production pharmaceutique, nécessitant une gestion plus robuste des documents de conformité.

En outre, les fabricants disposent aujourd'hui d'un large éventail de solutions différentes pour numériser leurs documents de conformité. Voici quelques-uns des principaux avantages du passage au numérique :

Intégration avec les systèmes ERP : Les dossiers de lots principaux dossiers de lots contiennent des informations sur les matériaux et les processus pertinents pour les efforts de fabrication de base. L'intégration de ces documents aux systèmes de planification des ressources de l'entreprise permet aux fabricants de produits pharmaceutiques de coordonner et de gérer les matériaux de manière plus efficace.

Réduction des erreurs humaines : Les solutions numériques éliminent la nécessité de saisir manuellement les données, ce qui améliore considérablement l'intégrité des données. Cela garantit que des données exactes sont collectées et documentées à chaque étape du processus de production.

En outre, certaines solutions peuvent exploiter le dossier de lot principal pour fournir aux opérateurs des instructions de travail interactives, ce qui permet au personnel de remplir son rôle avec plus de compétence et de précision.

Conformité simplifiée avec les principes ALCOA+ : En plus de réduire les erreurs liées à la saisie humaine des données, les solutions numériques permettent de s'assurer que les documents sont conformes aux principes ALCOA+ définis par la FDA.

La mise en œuvre d'une solution de conformité numérique garantit non seulement l'exactitude des données, mais aussi leur lisibilité, leur attribution, leur cohérence et leur disponibilité pour toutes les parties prenantes et tous les régulateurs.

Responsabilité : Le logiciel d'enregistrement des lots de fabrication conserve la trace de toutes les modifications apportées au document. Cela permet non seulement d'éviter les doubles saisies dans les documents, mais aussi de s'assurer que les modifications sont attribuées au personnel responsable.

Un accès et une récupération plus rapides des informations : Les audits de conformité sont nettement plus faciles à gérer lorsque les agents peuvent accéder rapidement aux documents. En outre, le personnel de production peut facilement récupérer la fiche pour s'y référer.

Si vous travaillez dans le secteur pharmaceutique ou biotechnologique, la paperasserie est la preuve que le processus est sous contrôle. Et nulle part cet examen n'est plus minutieux que dans le cas des dossiers de lots principaux (DLT).

Un RBM est plus qu'un modèle, c'est la carte de production qui définit exactement comment un lot doit être fabriqué, contrôlé et libéré. Les régulateurs attendent de ces enregistrements qu'ils soient hermétiques. Des lacunes telles que des signatures manquantes, des instructions incomplètes ou l'utilisation d'un système électronique non validé ne créent pas seulement des maux de tête ; elles se traduisent par des rapports d'inspection, des lettres d'avertissement et, parfois, des retenues de produits.

FDA ÉTATS-UNIS : 21 CFR Part 211.186-211.192

Les règles CGMP de la FDAdéfinissent des attentes claires :

• §L'article 211.186 exige un registre principal écrit de production et de contrôle pour chaque produit. Ce dossier comprend la formule, les instructions de fabrication étape par étape, l'échantillonnage et les procédures de contrôle. Il doit être rédigé, révisé et signé par le service qualité.

• Le §211.188 décrit ce qui doit figurer dans les registres de production des lots, les poids réels des composants, les dates, les identifiants des équipements, les résultats des tests en cours de fabrication et les signatures de l'opérateur et du superviseur aux étapes clés.

• §L'article 211.192 exige une enquête complète et la documentation de toute anomalie ou défaillance, sans exception.
  

Dans les trois sections, FDA recherche des enregistrements complets, contemporains et attribuables, qui constituent les piliers de sa position en matière d'intégrité des données.

BPF de l'UE : annexe 11 et ICH Q7

En Europe, deux normes sont particulièrement pertinentes.

• L'annexe 11 couvre les systèmes informatisés. Toute plateforme numérique utilisée pour les RBM doit être validée, sécurisée et dotée de pistes d'audit. Les autorisations des utilisateurs, le contrôle des versions et les pratiques de conservation des données relèvent tous de cette attente.

• L'ICH Q7 (pour les IPA) souligne que les RBM doivent être définis, examinés, approuvés et contrôlés. Seules les versions actuelles doivent être en circulation, et les enregistrements historiques doivent être récupérables et intacts.
  

Où les fabricants se font piéger

Bien que les règles soient claires, les inspecteurs ne cessent de relever les mêmes problèmes :

• Enregistrements manquant de signatures, de dates ou de quantités

• Utilisation de systèmes électroniques sans validation appropriée

• Les opérateurs suivent des instructions obsolètes en raison d'un mauvais contrôle des versions.

• Des lacunes dans la traçabilité, ce qui signifie qu'il n'y a pas d'enregistrement clair de la personne qui a effectué chaque étape.

• Les entrées tardives qui affaiblissent l'intégrité des données

En fait, les données d'inspection de la FDApour 2023 ont montré que les lacunes en matière de documentation, y compris les problèmes liés aux dossiers de lots , ont été citées dans plus d'une 483 sur cinq émises à l'encontre des fabricants de médicaments.

Vous connaissez peut-être déjà la différence entre une fiche de lot principale et une fiche de lot. L'une est le modèle approuvé, l'autre est la fiche complétée pour un lot spécifique. Mais il existe un troisième terme qui mérite d'être connu, en particulier si vous travaillez dans plusieurs secteurs réglementés : le dossier permanent de production.

Voici comment les trois se comparent :

Les dossiers de lots Paper Master ont servi l'industrie pendant des décennies, mais ils ne sont plus adaptés aux réalités réglementaires ou opérationnelles d'aujourd'hui. Au lieu de favoriser la conformité, ils ralentissent souvent les équipes et exposent les fabricants à des risques inutiles.

1. La saisie manuelle entraîne des erreurs manuelles
Sur le papier, chaque chiffre, chaque signature et chaque note dépendent entièrement de la précision humaine. Cela laisse beaucoup de place aux erreurs qui peuvent bloquer la production ou donner lieu à des constatations réglementaires.

Prenons un exemple simple : un opérateur écrit "25,0 g" au lieu de "2,50 g" pour un ingrédient actif. L'anomalie n'est détectée qu'au moment de l'examen de l'assurance qualité. La publication est alors retardée, une déviation est ouverte et l'enquête consomme des ressources qui devraient être consacrées à la production.

Il ne s'agit pas d'événements isolés. Les données d'inspection de FDA montrent que les erreurs de documentation restent l'une des raisons les plus courantes des observations 483. Le papier ne prévoit pas de contrôles intégrés pour les éviter.

2. Les examens prennent plus de temps qu'ils ne le devraient
L'approbation d'un dossier papier est un processus lent et manuel. L'assurance qualité doit feuilleter les pages, rechercher les initiales manquantes et essayer d'interpréter une écriture peu claire.

Si un champ est vide ou si un écart nécessite un suivi, toute la libération du lot est mise en attente. Et comme le papier n'est pas consultable, les enquêtes sur les causes profondes s'étalent souvent sur des classeurs, des feuilles de calcul et des copies scannées au lieu d'être contenues dans un seul système.

3. La préparation à l'audit souffre
Le papier rend les inspections plus difficiles qu'elles ne devraient l'être. Lorsque les régulateurs demandent un document spécifique, il faut parfois fouiller dans des armoires ou des entrepôts de boîtes archivées.

Des problèmes tels que des pages manquantes, une mauvaise lisibilité ou des champs incomplets ne font qu'accroître le risque. De plus, lorsque les registres sont purement papier, il est pratiquement impossible de démontrer que les données de production sont contrôlées en temps réel, un point sur lequel les inspecteurs se concentrent de plus en plus.

Les dossiers de lots maîtres de dossiers de lots sont plus que de la documentation - ils sont la preuve d'un contrôle dans des environnements hautement réglementés. En dépassant le stade du papier, les fabricants réduisent les erreurs, accélèrent les examens et renforcent leur position d'audit dès le premier jour.

Comme nous l'avons souligné, on ne saurait trop insister sur l'importance de la documentation dans le site Fabrication pharmaceutique .

En mettant en œuvre une solution telle que Tulip, les entreprises sont en mesure de rationaliser leur documentation et de faire de la conformité réglementaire une partie intégrante de leurs opérations.

Si vous souhaitez en savoir plus sur la façon dont Tulip peut vous aider à gérer vos dossiers de lots, contactez un membre de notre équipe dès aujourd'hui!