Le guide ultime du Kaizen

Définition de Kaizen

"Kaizen" est la philosophie du site Amélioration continue. Les fabricants soucieux de l'efficacité de leur production utilisent le kaizen pour éliminer les gaspillages. Avec le kaizen, les fabricants améliorent continuellement les processus normalisés, l'équipement et d'autres procédures de production quotidiennes. La principale exigence est que les procédures existantes soient normalisées et documentées afin que les améliorations puissent être évaluées objectivement.

Bien qu'il soit principalement associé à la fabrication, les entreprises pratiquent le kaizen dans toutes les fonctions. Les secteurs de la santé, de la finance, de la psychothérapie, du coaching de vie, de l'administration publique et de la banque ont également adopté le kaizen.

Au-delà de l'amélioration des flux de travail, le kaizen contribue à faciliter une culture d'appropriation dans laquelle les travailleurs identifient et corrigent les inefficacités. Cela présente l'avantage supplémentaire d'éliminer les gaspillages de processus en réduisant les activités sans valeur ajoutée.

Histoire du Kaizen

Traduit du japonais, le mot "kaizen" signifie "changer quelque chose pour l'améliorer". Il a été utilisé à l'origine par les entreprises japonaises après la Seconde Guerre mondiale, influencé par les enseignements des entreprises américaines et Gestion de la qualité, et a été adopté par le système de production Toyota (également connu sous le nom de TPS), dans le cadre duquel les employés sont tenus d'arrêter la chaîne en cas d'anomalie (Jidoka) et, avec leurs supérieurs, de suggérer une amélioration.

Le kaizen apporte de nombreux avantages non seulement aux opérations et à la production d'une entreprise, mais aussi à sa culture générale et à sa communication. Grâce à l'amélioration des flux de travail et à l'élimination des gaspillages, les bénéfices attendus pour la production d'un fabricant sont notamment les suivants :

• Augmentation de la productivité
• Amélioration de la qualité
• Une meilleure sécurité
• Réduction des coûts
• Amélioration de la satisfaction des clients

Les avantages pour l'ensemble de l'entreprise et sa culture sont les suivants :

• Amélioration de la communication
• Amélioration du moral et de la satisfaction des employés
• Un sentiment accru d'appartenance à l'entreprise chez les employés

Le kaizen est guidé par quelques principes clés :

De bons processus donnent de bons résultats.

À la base, le kaizen s'intéresse à Amélioration continue en réduisant le gaspillage dans les processus, guidé par la conviction que de bons processus mènent à de bons résultats. Dans l'industrie manufacturière, cela signifie que la réduction des déchets dans un processus ajoute de la valeur au client. Dans la production allégée, les 8 gaspillages (également connus sous le nom de muda, ou toute activité qui consomme des ressources sans créer de valeur pour le client) sont définis comme suit :

• Défauts: Lorsqu'un produit n'est pas utilisable, il doit être mis au rebut ou retravaillé, ce qui augmente le coût du processus de production sans apporter de valeur ajoutée.
• Temps d'attente: L'irrégularité de l'environnement de travail peut entraîner l'attente de personnes pour du matériel ou des équipements, ou l'immobilisation de machines, ce qui peut entraîner une surproduction ou des stocks excédentaires.
• Mouvements supplémentaires: Les mouvements inutiles peuvent peser sur le personnel et ne pas apporter de valeur ajoutée au client.
• Les stocks excédentaires: L'excès de stock peut entraîner des inefficacités et des retards dans la détection des problèmes. Les problèmes peuvent s'accumuler, et plus les stocks sont importants, plus il faut de temps pour les résoudre.
• Surproduction: Produire trop avant d'en avoir besoin entrave la fluidité du travail, augmente les coûts de production et de stockage, dissimule les défauts dans les travaux en cours et allonge les délais d'exécution.
• Traitement supplémentaire: Activité excédentaire résultant d'une mauvaise conception de l'outil ou du produit.
• Transport inutile: Déplacement d'éléments qui ne sont pas nécessaires au processus.
• Talents inutilisés: Sous-utilisation des compétences ou attribution de tâches à des employés insuffisamment formés.

Les améliorations sont basées sur de petits changements

Plutôt que d'attendre la mise en œuvre d'un changement majeur pour commencer à s'améliorer, il convient d'aborder le changement par petites étapes progressives. Cela permet d'accélérer le processus d'amélioration et de réduire les pressions liées à la mise en œuvre d'un changement majeur. En outre, les petits changements sont souvent moins coûteux et donc moins risqués.

À cette fin, l'identification et la résolution des causes profondes des problèmes constituent l'une des clés des améliorations progressives. Cela permet aux employés d'identifier et de contenir les petits problèmes avant qu'ils ne deviennent plus importants et plus coûteux à éliminer, et d'éviter que les mêmes problèmes ne se reproduisent.

Les améliorations doivent être mesurables, normalisées et reproductibles.

Dans le cadre du kaizen, il est important de "parler avec des données et de gérer avec des faits". Afin d'évaluer objectivement les améliorations, les procédures existantes doivent être normalisées et documentées. En outre, les améliorations doivent être normalisées et tous les employés doivent être formés aux nouvelles procédures associées à ces améliorations.

La mesure des performances par rapport à des points de référence existants vous permet de démontrer que vos efforts kaizen ont porté leurs fruits sur le site ROI (retour sur investissement) et de maintenir l'alignement de l'entreprise sur l'amélioration. Elle vous permet également d'identifier les domaines dans lesquels vos efforts sont efficaces - ou non - afin de prendre des décisions stratégiques concernant les améliorations futures.

Responsabiliser les employés

Kaizen met l'accent sur la valeur des employés à tous les niveaux d'une organisation. Les employés les plus proches des problèmes sont les mieux armés pour les résoudre. En outre, en incitant les membres de l'équipe à identifier les problèmes et à suggérer des améliorations dans leur domaine de travail, on les encourage à s'approprier leur travail, ce qui peut améliorer la motivation générale, le moral et la productivité.

Il est également essentiel que la direction soit impliquée dans vos efforts Kaizen. Assurez-vous que votre organisation comprend l'importance de Kaizen pour les résultats de votre entreprise. Obtenir l'adhésion est crucial pour le succès de vos initiatives Kaizen, et si les dirigeants de votre organisation s'engagent à soutenir une culture de Amélioration continue, ils donneront le ton pour le reste de l'entreprise.

Le cycle Amélioration continue et le cycle PDCA

Selon John Shook, président-directeur général du Lean Enterprise Institute, le cycle Amélioration continue se compose de trois étapes : observation du lieu de travail, identification des problèmes et mise en œuvre des solutions.

Un autre modèle populaire est le cycle PDCA : planifier, faire, vérifier, agir. L'American Society for Quality (ASQ) définit le cycle PDCA comme suit :

• Planifiez. Reconnaissez une opportunité et planifiez un changement.
• Faites-le. Testez le changement. Réalisez une étude à petite échelle.
• Vérifiez. Passez en revue le test, analysez les résultats et identifiez ce que vous avez appris.
• Agir. Agissez en fonction de ce que vous avez appris lors de l'étape de l'étude : Si le changement n'a pas fonctionné, recommencez le cycle avec un plan différent. Si vous avez réussi, intégrez ce que vous avez appris du test dans des changements plus importants. Utilisez ce que vous avez appris pour planifier de nouvelles améliorations, en recommençant le cycle.

Kaizen au quotidien et événements Kaizen

Kaizen doit être mis en œuvre au jour le jour, en plus de l'organisation d'événements Kaizen périodiques.

Au quotidien, l'équipe devrait se réunir régulièrement pour discuter des solutions potentielles permettant de résoudre un problème précédemment identifié. Cette pratique devrait être intégrée dans les réunions déjà établies qui ont déjà lieu régulièrement.

Les événements Kaizen, également connus sous le nom de Kaizen blitzes, sont des événements de courte durée, généralement sous la forme d'un atelier d'une semaine, au cours duquel un facilitateur guide une équipe dans l'amélioration d'un domaine avec un objectif spécifique à l'esprit. Ces événements peuvent être organisés lorsqu'un problème urgent doit être résolu, ou dans le cadre d'un exercice ciblé visant à identifier les domaines à améliorer périodiquement.

Généralement, lors d'un événement Kaizen, le facilitateur dirige l'équipe (qui est généralement composée de personnes travaillant dans le domaine où se déroule l'événement) dans la normalisation et la documentation des processus et dans l'identification, la mise en œuvre et la documentation des améliorations apportées à ce domaine. Après l'événement, les possibilités d'amélioration sont classées par ordre de priorité en fonction des besoins de l'entreprise.

Quand organiser un événement Kaizen ?

Bien que les principes de Kaizen doivent être mis en pratique par tous les membres d'une organisation de manière continue, des événements Kaizen programmés peuvent être nécessaires pour s'attaquer à des problèmes plus importants. En outre, il est essentiel de maintenir une culture visant à résoudre les causes profondes des problèmes avant qu'ils ne s'aggravent.

Les raisons d'organiser un événement Kaizen sont nombreuses :

• Résoudre un problème urgent qui met l'entreprise en danger et qui doit être résolu rapidement
• Atteindre un objectif stratégique qui aura un impact sur les indicateurs de performance clés (KPI)
• Identifier et résoudre les causes profondes des problèmes qui empêchent les cycles d'amélioration quotidiens d'aboutir à des résultats.
• Résoudre des problèmes interfonctionnels, tels que l'amélioration de la transmission du travail entre les équipes, y compris les événements en amont et en aval d'un flux de valeur de production.
• Soutenir la pratique de Amélioration continue dans votre entreprise, en particulier si vous n'avez pas eu d'événement Kaizen depuis un certain temps.
• Initier les nouveaux membres de l'équipe aux techniques Amélioration continue

Avantages de l'organisation d'un événement Kaizen

Outre les principaux avantages liés à l'amélioration de vos processus de travail standard, l'organisation d'un événement Kaizen peut favoriser la résolution de problèmes, la collaboration et les compétences en matière de communication et permettre aux employés de faire preuve de leadership. En incitant les membres de l'équipe à identifier les problèmes et à suggérer des améliorations dans leur domaine de travail, vous leur donnez le sentiment de s'approprier leur travail, ce qui peut améliorer la motivation générale, le moral et la productivité. Enfin, l'organisation d'un événement Kaizen est un moyen de renforcer une solide culture de Amélioration continue au sein de votre organisation. Après tout, la meilleure façon de soutenir les principes que vous souhaitez voir appliquer dans votre entreprise est de les mettre en pratique.

Planification d'un événement Kaizen :

Il est essentiel d'investir du temps dans la planification de votre événement Kaizen pour en assurer le succès ; en fait, une bonne planification de l'événement est tout aussi importante que l'événement lui-même. Mettez votre équipe sur la voie du succès en définissant clairement les objectifs et la portée de l'événement et en constituant stratégiquement une équipe qui apportera ses idées et ses motivations à la table.

Organiser un événement Kaizen :

Voici le schéma type d'un événement Kaizen d'une semaine :

Jour 1 : Définissez les objectifs de l'événement. Cartographiez et mesurez l'état actuel du processus et identifiez les gaspillages. Décidez des résultats souhaités.

Jour 2 : Examinez les causes profondes des déchets et identifiez les solutions possibles. Parvenir à un consensus sur les améliorations à mettre en œuvre. Documenter les ressources nécessaires à la mise en œuvre des améliorations.

Jour 3 : Mise en œuvre des améliorations.

Jour 4 : Testez les améliorations. Mesurez les résultats des améliorations apportées et procédez aux ajustements nécessaires. Normalisez et documentez les nouvelles procédures.

Jour 5 : Formez les employés aux nouvelles procédures de travail standard. Communiquez les changements à l'organisation. Reconnaissez et récompensez les membres de l'équipe qui ont contribué au succès.

La réflexion est également un élément important du cycle Amélioration continue . Observez à nouveau le lieu de travail après avoir mis en œuvre le kaizen. Vous verrez probablement encore des gaspillages. C'est une bonne chose : comme vous savez déjà quel est le problème et ce qu'il faut faire, c'est l'occasion d'essayer de nouvelles idées.

En réfléchissant à vos efforts, élaborez vos propres lignes directrices en matière de kaizen. Bien qu'il existe de nombreuses ressources disponibles pour vous guider dans vos efforts de kaizen, il est important de comprendre personnellement le parcours de votre entreprise en matière de kaizen. Commencez par élaborer des lignes directrices basées sur vos propres expériences en matière d'amélioration du lieu de travail. Gardez à l'esprit que ces lignes directrices doivent être destinées à vos collègues, à vos successeurs et à vous-même afin que vous puissiez comprendre les problèmes que vous avez surmontés. Ces lignes directrices vous aideront en fin de compte à relever le prochain défi.

La mise en œuvre de Kaizen dans votre organisation nécessite un engagement à long terme pour une série d'efforts et d'améliorations. L'instauration d'un état d'esprit Amélioration continue dans la culture de votre organisation nécessite une pratique quotidienne et, avec le temps, vous constaterez une augmentation de l'efficacité, de la productivité et de la qualité de vos opérations.