Comment rédiger une meilleure liste de contrôle pour la marche Gemba ?

To support continuous improvement initiatives, manufacturing leaders need to get out of their seats every day and spend time with their teams on the shop floor. This offers supervisors an opportunity to identify any issues or inefficiencies and take steps to correct them. One of the best ways to do this is through the Gemba walk.

Originally developed by Taiichi Ohno, the Japanese engineer and former Toyota executive who helped establish the Toyota Production System (TPS), the Gemba Walk is the lean manufacturing practice of going to where work is being done in order to view production, ask questions, understand processes, and support teams. In fact, “gemba” (from the Japanese word “genba”) means the “actual place” emphasizing just how important this direct interaction between management and production is.

Gemba walks help leaders learn what is happening in the factory (or the Gemba, in this context), get insights, and connect with their teams. Creating a Gemba Walk checklist ahead of time structures the activity, while ensuring what needs to be covered isn’t overlooked.

Lesvisites gemba sont un outil important de la boîte à outils de la production allégée. Une liste de contrôle pour les visites Gemba est simplement une liste d'éléments que vous souhaitez examiner au cours de vos visites Gemba. Les listes de contrôle permettent de structurer vos initiatives et de s'assurer que toute l'équipe est sur la même longueur d'onde. Lorsqu'elle est bien faite, une bonne liste de contrôle peut vous aider à établir des priorités, à fixer des objectifs et à vous assurer que vos processus respectent les procédures opérationnelles standard.

Voici comment une liste de contrôle bien pensée peut améliorer l'efficacité et réduire le gaspillage dans vos opérations.

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Considérez la liste de contrôle de la marche Gemba comme une liste d'épicerie. Vous pouvez vous en passer, mais les risques d'oublier un ingrédient (ou une étape cruciale) sont plus élevés sans liste pour vous guider. Dans le secteur de la fabrication, il est de bon ton de documenter les processus pour s'y référer ultérieurement et pour la formation. Cela permet de normaliser les opérations et de s'assurer que la qualité n'est pas affectée.

An effective Gemba walk checklist should be tailored to the theme you choose for that walk, but there are some general points you should always keep in mind:

Consider the process as a whole: A team needs to be able to rely on every part of production, and any changes or challenges that impact one element of production will likely have downstream affects.

Consider if the current process is the only way this type of work can be done: Are there other formats, layouts, methodologies, or modes of production that may serve better than the one you are currently using?

Focus on identifying the root of the problem instead of the symptom: Jumping in to fix a troubled area can be tempting, but it is important to look at the big picture.

Keep track of who should be spoken with to solve each kind of problem (and who is responsible for functional areas): Once problems are identified and solutions mapped out, knowing who on the ground will be enforcing those changes is imperative.

Always stay focused on fixing the problems at hand: Efficient Gemba walks stay focused on fixing problems one topic at a time. By focusing on your checklist points, there won’t be distractions which could cause details to be missed.

Ask the right questions: Questions on your checklist do not need to be complex and hard to understand. Some questions to consider on your gemba walk include:

• Did you observe any problems with the established process?
• Is there an established process for this type of work?
• What do you do to recognize the root cause of the problem?
• Who do you speak with if there is a certain problem?
• How can you fix the problem?

Ce plan en sept étapes est un schéma directeur avec des points de contrôle à chaque étape de la marche Gemba. Allons-y.

Étape 1 : Créer un thème

Avant de commencer une marche, les managers doivent choisir un thème qui guidera toute la marche Gemba. Cela permet de mieux cibler la marche Gemba et d'obtenir de meilleurs résultats, car l'attention n'est pas dispersée entre différents thèmes et objectifs. Une fois le thème choisi (par exemple, l'efficacité des coûts ou l'engagement des opérateurs), il est plus facile d'adapter les questions de la marche Gemba au thème en question et de poser des questions de qualité.

Étape 2 : Préparez l'équipe

Informez l'équipe en expliquant ce qu'est une marche Gemba et ce qu'elle doit attendre d'une marche Gemba de routine. Pensez également à partager votre liste de contrôle. Cela réduit l'anxiété de l'équipe car le Gemba ne sera pas perçu comme une évaluation, mais plutôt comme une collaboration entre les parties prenantes. Obtenir l'adhésion de l'équipe à l'avance permettra également de soulever des questions qui n'auraient pas été abordées.

Étape 3 : Concentrez-vous sur le processus

Tenez-vous-en à l'évaluation du processus et de la manière dont les choses sont faites. Ici, une liste de contrôle peut être utile. En rédigeant des questions qui vous obligent à évaluer le processus, et non la personne, vous pouvez éviter les erreurs les plus courantes de la marche gemba : le blâme. Rappelez-vous : vous êtes là pour identifier les possibilités d'amélioration du processus et les obstacles systémiques dans l'atelier qui entravent la productivité.

Étape 4 : Maintenez la chaîne de valeur au centre de vos préoccupations

Assurez-vous que votre liste de contrôle retrace l'ensemble de la chaîne de valeur. En esquissant ces questions à l'avance, vous pouvez vous assurer que vous ne manquez aucun poste ou processus crucial. Concentrer l'essentiel de votre marche Gemba sur la chaîne de valeur est plus efficace pour identifier les goulots d'étranglement et les poches potentielles de gaspillage. L'élimination de ces goulets d'étranglement améliorera la performance globale de la chaîne de valeur.

Étape 5 : Enregistrez vos observations

Enregistrez tout. Récupérez chaque point de données que vous rencontrez lors de votre promenade Gemba. Ne faites pas d'hypothèses ou de recommandations avant d'avoir consigné tout ce que vous avez trouvé lors de votre promenade Gemba. Ici, les listes de contrôle sont utiles. Vous pouvez enregistrer vos observations comme des réponses aux questions auxquelles vous savez que vous devez répondre. Vous pouvez également vous contenter de prendre des notes ou enregistrer et documenter vos découvertes par vidéo. Quelle que soit la méthode utilisée : enregistrez, enregistrez, enregistrez !

Étape 6 : Obtenez un second point de vue

Une fois que la promenade Gemba est terminée et que toutes les informations pertinentes ont été enregistrées, demandez un deuxième avis. Mieux encore, demandez à un autre membre de l'équipe de rédiger sa propre liste de contrôle. Le fait d'avoir un regard neuf sur vos résultats peut vous apporter des informations importantes. La comparaison des listes de contrôle peut vous aider à repérer les lacunes de votre propre réflexion. Ce deuxième point de vue peut être une personne éloignée des opérations ou un opérateur expérimenté qui n'a pas participé à la marche Gemba. Le retour d'information révèle des informations négligées.

Étape 7 : Sollicitez des commentaires

Présentez vos conclusions à l'équipe, quel que soit le résultat. Que vos conclusions soient insignifiantes et qu'aucun changement ne doive être apporté aux opérations ou vice versa. Cela permet de boucler la boucle de la collaboration entre les parties prenantes et d'éliminer tout sentiment d'être observé par l'équipe pendant la marche Gemba. Si des changements doivent être apportés, incluez-les dans votre présentation en les reliant à vos conclusions. Cela permet d'obtenir l'adhésion de toutes les parties prenantes et d'augmenter la probabilité de succès lorsque le changement se produira dans les opérations.

Les visites Gemba sont une méthode d'observation cruciale pour évaluer une opération de fabrication. Les listes de contrôle sont un outil simple et rapide pour structurer vos observations et tirer le meilleur parti des visites Gemba que vous avez programmées.

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