Le guide ultime de la marche Gemba

Dans le secteur de la fabrication, les dirigeants adoptent souvent des processus d'amélioration continue pour améliorer leur efficacité opérationnelle. Les tactiques comprennent l'analyse des causes profondes et les audits 5s. Les idéaux et les tactiques de la production allégée encouragent l'identification et le remue-méninges sur les moyens d'obtenir de meilleurs résultats. Cependant, les dirigeants déconnectés qui dictent les procédures et les tactiques d'amélioration continue ne sont pas toujours à la hauteur.

Qu'est-ce que le Gemba Walk ?

Gemba est un terme japonais défini comme "l'endroit réel". Dans la fabrication, l'atelier est le gemba, le "lieu réel où la fabrication est achevée". Un gemba walk est une visite de l'atelier. Le "gemba walk" fait le lien entre la théorie et la pratique en amenant les dirigeants dans l'atelier pour observer les processus au moment où ils se déroulent. Ce résultat est la définition du "gemba walk".

Bénéfices et avantages

Des marches gemba régulières permettent aux dirigeants d'observer la réalité opérationnelle de leur atelier. Les visites Gemba mettent en évidence les différences entre les processus de l'atelier et les procédures opérationnelles standard (POS). En se concentrant, cet exercice peut générer des idées sur la façon d'innover ces processus.

Attention, il ne s'agit pas d'un exercice correctif.

Il doit plutôt encourager l'observateur à chercher à comprendre pourquoi les pratiques diffèrent. Les participants doivent se concentrer sur la manière dont le processus actuel apporte ou soustrait de la valeur.

En visitant un atelier, les participants au gemba obtiennent un contexte supplémentaire pour leurs procédures opérationnelles normalisées. Les dirigeants peuvent alors appliquer ces connaissances pour améliorer les conditions, les outils et les procédures qui nuisent à la production.

Les dirigeants sont plus attentifs à l'impact de leurs décisions lorsque les managers et les opérateurs font l'expérience de l'atelier.

De meilleures observations pour de meilleures décisions

Ça a l'air génial, non ? L'argument en faveur d'un gemba walk est l'argument en faveur d'une prise de décision basée sur des données réelles. En d'autres termes, l'affirmation selon laquelle il faut effectuer régulièrement des marches gemba pour prendre de meilleures décisions semble être un truisme. Pourtant, la clé de la marche gemba n'est pas seulement la collecte de données. La véritable observation exige davantage que le simple fait d'être témoin de ce qui se passe sous vos yeux.

Selon la Stanford Encyclopedia of Philosophy, l'observation comprend à la fois le fait de remarquer ce qui se passe autour de soi, puis d'organiser et de manipuler ces informations afin de produire une compréhension et des idées exploitables. En d'autres termes : comprendre = voir + traiter. Les praticiens du Gemba ont compris qu'il ne suffisait pas de surveiller l'atelier.

L'apprentissage par l'observation en situation

En dehors du secteur manufacturier, les entreprises exploitent le pouvoir de l'observation pour mieux comprendre leurs employés, leurs clients et les nouveaux marchés potentiels pour leurs produits. L'ethnographie est une forme d'observation de la recherche qualitative que les anthropologues utilisent pour étudier des groupes de personnes. Ken Anderson, anthropologue et chercheur chez Intelexplique que grâce à l'ethnographie, "les chercheurs découvrent des tendances autrement insaisissables qui informent les stratégies futures[d'Intel]".

Aligner la perception sur la réalité

Au-delà de la mise en évidence de tendances et d'idées, l'observation permet d'aligner la perception d'un manager sur la réalité. La perception est une combinaison de ce qu'une personne entend, voit et pense. Que se passe-t-il lorsque les décideurs ne voient pas ce qui se passe dans l'atelier ? Ils se fient à des informations de seconde main. Parfois, ces informations proviennent de personnes qui sont également déconnectées de l'atelier.

Si une usine ne parvient pas à atteindre ses objectifs, les dirigeants qui n'effectuent pas de marches gemba peuvent supposer le pire de leur équipe. Cette rumination, ou "attention concentrée sur les symptômes de sa détresse, et sur ses causes et conséquences possibles, par opposition à ses solutions", nuit au moral et aux performances de l'équipe. Dans cet exemple, imaginez que la véritable cause des objectifs manqués est due à des matériaux défectueux, à de vieilles machines ou à d'autres conditions gemba négatives. Des commentaires sévères sur l'éthique de travail des opérateurs ne seront pas bien accueillis par l'équipe.

L'alignement de la perception et de la réalité est un avantage potentiel d'une marche gemba. Mais les perceptions des participants sont délicates et peuvent également constituer l'un des plus grands pièges de la marche gemba.

L'observation réfléchie apporte une valeur unique car l'observation est la clé de la perception. La perception peut être la réalité pour les décideurs. Elle est influencée par une variété de facteurs. Koch écrit dans le Scientific American, "la perception consciente du monde, bien que relativement stable, n'est pas statique. Nous sommes incapables d'être totalement objectifs, même dans nos observations et impressions les plus banales. Notre conscience des objets qui nous entourent est informée et affinée par un certain nombre de facteurs transitoires - notre force et nos niveaux d'énergie, notre sentiment de confiance, nos peurs et nos désirs."

Ajouter une structure pour éliminer la subjectivité

Donnez une structure et des objectifs à la marche gemba pour éviter d'introduire un excès de subjectivité. C'est la différence entre une observation structurée et non structurée. Contrairement aux ethnographes, les observateurs du gemba doivent connaître le résultat cible d'un processus et la procédure officielle. Cela permet de guider son observation et d'éviter les distractions. Grâce à ces informations, l'observateur peut voir ce qui se passe dans l'atelier dans un contexte de processus spécifique. Il peut ensuite identifier les possibilités de réduction des déchets.

Gemba aide les dirigeants à définir des objectifs

Outre les initiatives axées sur l'efficacité, les marches Gemba permettent de s'assurer que les dirigeants définissent clairement les objectifs à chaque niveau de l'entreprise. Les ateliers dont les objectifs sont obscurs ne bénéficieront probablement pas autant d'un gemba walk avec des objectifs clairs. McKinsey en donne un exemple : les initiatives de production allégée d'un fabricant aéronautique n'étaient pas axées sur des objectifs de performance. Elles valorisaient plutôt les "gains rapides". Ces initiatives n'ont pas aidé la production à atteindre ses objectifs. Cela a incité l'équipe de vente à commencer à "contourner le système de planification de la production afin d'accélérer le passage de leurs propres produits dans la file d'attente". Cette chaîne d'événements "a sapé une grande partie des gains d'efficacité que les experts [de la gestion allégée] avaient réussi à créer".

Dans ce cas, les mesures ont ramené l'équipe dirigeante dans l'atelier, où

"Les travailleurs à la chaîne ont ensuite montré aux dirigeants un planning indiquant qu'une machine, choisie au hasard, devait effectuer 250 heures de travail au cours d'un poste de 8 heures. Cette révélation a incité les dirigeants à recentrer le programme, à étudier les facteurs organisationnels à l'origine des difficultés et, en fin de compte, à trouver des solutions beaucoup plus ambitieuses, à commencer par un effort pour amener les ventes et les opérations à collaborer à la définition des priorités de production et à travailler ensemble au quotidien".

La fixation et le suivi des progrès vers les objectifs de performance, combinés à une visite régulière du gemba, peuvent conduire à des améliorations de la performance opérationnelle.

L'application d'un cadre théorique peut également guider l'observation pendant une marche gemba. Il peut être plus facile pour votre équipe d'adopter un cadre de travail allégé puisqu'elle est probablement déjà familiarisée avec celui-ci.

Les 6M et les 8 déchets : Des cadres simples pour améliorer l'efficacité

Parmi les approches populaires, citons l'application des 6 M de la production comme cadre d'efficacité. Les 6M signifient :

1. Méthode
2. Mère Nature, alias "environnement".
3. Homme
4. Mesure
5. Machine
6. Matériaux

Ce cadre permet de concentrer l'observation pendant le gemba sur les facteurs impliqués dans et autour du processus de production.

Les 8 déchets constituent un autre cadre de référence à prendre en compte. Il s'agit de :

1. Attendre
2. Transporter
3. Surproduction
4. Traitement inapproprié
5. Inventaire excessif
6. Mouvement excessif
7. Défauts
8. Talent sous-utilisé

Dans ce cadre, les observateurs se concentrent sur les facteurs impliqués dans et autour du processus de production.

Ajouter de la valeur avec le design thinking

Vous pouvez également essayer d'appliquer une approche de conception à votre démarche Gemba. La pensée conceptuelle n'est pas un concept totalement nouveau pour l'industrie manufacturière. Liedtka décrit la pensée conceptuelle comme une technologie sociale ou un "mélange d'outils et d'idées, appliqué à un processus de travail". Dans l'industrie manufacturière, l'application de la pensée conceptuelle aux problèmes a donné lieu à la gestion de la qualité totale.

Certains des éléments d'une bonne marche gemba sont déjà des principes inhérents au design thinking. Par exemple, les exercices de design thinking sont structurés. La structure guide les gens à travers un processus. Elle leur donne confiance dans le fait qu'ils font la bonne chose. Cela peut inspirer des idées sans crainte de l'échec.

Essayez de combiner un cadre de pensée allégée et de conception. Structurez et collectez des données lors de la marche gemba, en utilisant des outils papier ou numériques. Encouragez les participants à chercher à comprendre les opérateurs qui participent au processus. Encouragez les participants à réfléchir à des moyens d'aider la production à atteindre l'objectif de performance en optimisant le processus existant. Développez des alternatives en réalisant des prototypes et des tests a/b des lignes avec une mise à jour par rapport à l'existant pour voir si les hypothèses étaient correctes avant de mettre en œuvre les changements.

En tirant parti de cette structure supplémentaire, vous augmenterez la probabilité que la marche gemba débouche sur des ajustements positifs.

Les ateliers du monde entier encouragent les marches gemba en ce moment même. Ils ont des horaires pour que les différents membres de l'équipe participent. Ils utilisent des outils comme des tableaux blancs roulants avec des cartes rouges et vertes indiquant si une marche gemba a été effectuée par le membre de l'équipe prévu. Malheureusement, bon nombre de ces aides n'aident pas ces ateliers à atteindre le plein potentiel de leur démarche gemba.

Obtenir l'adhésion et la responsabilisation

Bien que des repères visuels soient utilisés pour encourager la marche, il n'y a pas de suivi standardisé des présences. S'il n'y a pas de responsabilité pour l'achèvement de la marche Gemba, l'activité devient facultative. Souvent, les participants n'ont pas d'étape claire à franchir pour passer le relais au suivant. Sans suivi, les observations et les recommandations ne seront pas mises en œuvre.

En outre, le suivi et l'examen des notes et de la fréquence de la marche gemba permet à votre équipe d'examiner la valeur et les défis de la marche gemba. Examinez les notes pour voir si des employés, des lignes de production ou des périodes de l'année spécifiques sont plus susceptibles de donner des résultats négatifs, positifs ou indifférents.

Les meilleures idées proviennent de données standardisées

Les ateliers axés sur l'amélioration continue ont tendance à être guidés par les idées et les données. Cependant, sans normaliser, collecter et convertir vos données dans un format utilisable, il est impossible de glaner ces informations.

Améliorer la visibilité grâce au suivi des performances en temps réel

La visibilité des processus est essentielle à leur amélioration. Traditionnellement, l'analyse des données dans l'industrie manufacturière exigeait d'extraire des données de différentes sources et de différents services, de les agréger et enfin de trouver des possibilités d'amélioration dans les chiffres. Les nouvelles technologies numériques collectent et analysent automatiquement des flux continus de données de fabrication, permettant aux ingénieurs de prendre des décisions plus rapidement et plus précisément. La connectivité IoT, les apps de fabrication et les tableaux de bord analytiques fonctionnent ensemble pour augmenter les ingénieurs avec les informations les plus récentes.

Améliorer le contrôle des processus grâce aux applications sans code

Le travail de fabrication moderne exige des ingénieurs qu'ils exercent un haut degré de contrôle sur des processus et des systèmes disparates. Les plates-formes d'applications de fabrication sans code donnent aux ingénieurs la possibilité de connecter leurs machines et leurs employés de manière inédite. Le principe du "no code" est qu'il n'existe pas deux opérations identiques, et que même des opérations similaires confrontées à des défis similaires ne se prêtent pas nécessairement à des solutions prêtes à l'emploi. En concevant des applications personnalisées ou en adaptant un modèle, les ingénieurs peuvent mettre en œuvre des solutions qui, traditionnellement, nécessitaient l'aide des services informatiques et de la direction.

L'augmentation offre aux fabricants un moyen d'améliorer leur main-d'œuvre existante sans sacrifier la flexibilité et les avantages financiers de la main-d'œuvre humaine.

Plus important encore, elle donne aux fabricants un moyen d'améliorer les systèmes au sein desquels les humains travaillent afin d'améliorer les conditions et d'encourager une performance optimale.

Lorsque vous réfléchissez à la manière d'augmenter votre main-d'œuvre, examinez attentivement les domaines de vos opérations qui peuvent contribuer aux erreurs, ainsi que les technologies dont vous aurez besoin pour équiper avec succès vos flux de travail.