Il y a quelques cas où le papier l'emporte sur le numérique. L'origami, les cartes de remerciement, l'art et l'artisanat - tous bénéficient du caractère physique du papier.
Cependant, lorsqu'il s'agit d'audits de processus, ce n' est absolument pas le cas. Les méthodes d'audit sur papier sont difficiles à maintenir. Elles sont sujettes à l'erreur, et en extraire la moindre information peut représenter un effort considérable.
Nous utilisons déjà nos téléphones pour, eh bien, tout. Alors pourquoi pas pour les audits de processus de routine ?
Dans ce guide, nous vous guiderons à travers l'application mobile d'audit de processus de Tulip.
Nous vous montrerons
- Comment les applications mobiles rationalisent les audits
- Comment Tulip simplifie la gestion des audits
- Les résultats que vous pouvez attendre des données d'audit en temps réel
Rationaliser les audits grâce aux applicationsmobiles
Pourquoi opter pour les applications mobiles ?
D'après notre expérience, les programmes d'audit suivent une trajectoire commune. Cela peut sembler familier.
Quelque part dans l'entreprise, un groupe convient que les opérations pourraient bénéficier d'audits de processus plus systématiques. Qu'il s'agisse de kamishibai, d'audits de processus en couches ou de toute autre méthodologie d'audit, cela importe peu. L'important, c'est que l'équipe soit d'accord et prête à intégrer l'audit dans la culture de l'entreprise.
Les premières semaines sont excellentes. Les non-conformités sont trouvées, enregistrées et corrigées. Les indicateurs clés de performance commencent à s'améliorer. Les choses se présentent bien.
Mais ensuite, l'audit s'arrête... tout simplement. Il se peut qu'il y ait une période où les auditeurs ne font que suivre le mouvement, en tapant sur laliste de contrôle. Ou alors, il s'arrête complètement.
Que s'est-il passé ? Comment un programme bien intentionné a-t-il pu être détourné si rapidement ?
Il s'avère que le problème n'a jamais été lié aux audits eux-mêmes. Il s'agissait de la façon dont nous réalisions les audits. Souvent, les équipes opérationnelles finissent par passer plus de temps à gérer les audits qu'à gérer les processus. En conséquence, l'audit devient un fardeau administratif de plus, qui n'apporte pas la valeur promise.
La clé ici est de réduire les points de friction dans votre processus d'audit. En d'autres termes, il faut éliminer le papier, les couches de communication et la saisie de données qui tuent les programmes d'audit.
Nous avons constaté que la numérisation des processus d'audit à l'aide d'applications mobiles est le meilleur moyen d'atteindre cet objectif.
L'anatomie d'une application d'audit mobile
En fin de compte, les applications d'audit mobile sont simples.
Elles se décomposent en quatre étapes claires :
- Créer un nouvel audit
- Réaliser l'audit
- Afficher les résultats de l'audit
- Gérer les actions correctives en cours
Examinons chacune de ces étapes à tour de rôle.
1.) Créer un nouvel audit
La première étape pour rationaliser votre processus d'audit consiste à créer un nouvel audit.
C'est ici que vous allez préciser :
- Le nom de l'audit
- L'endroit où l'audit aura lieu
- Toute image ou instruction supplémentaire que l'équipe doit garder à l'esprit.
Cela vous donnera la possibilité de créer plusieurs audits (peut-être avez-vous besoin d'un nouvel audit pour chaque ligne ou processus).
La gestion de plusieurs audits dans les applications ne sert pas seulement à réduire le travail administratif. Elle vous permettra de visualiser les analyses spécifiques à chaque audit. Elle vous permettra également de collecter et de gérer facilement les actions correctives en cours.
2.) Effectuer l'audit
Théoriquement, c'est la partie facile. Il faut juste un peu de préparation.
Dans un scénario d'audit traditionnel, un auditeur se promène dans l'établissement et consigne ce qu'il observe.
Dans ce cas, chaque audit est représenté par un écran sur l'application. Chaque audit peut inclure un titre, un lieu, des instructions et des images de l'état souhaité.
Ensuite, l'auditeur est confronté à un choix binaire : chaque élément de l'audit est soit conforme, soit non conforme.
Si tout est en ordre, l'application enregistre le résultat positif et passe à l'étape suivante. Si des mesures correctives sont nécessaires, l'application crée et enregistre automatiquement une action ouverte. Si d'autres personnes doivent être impliquées, vous pouvez configurer chaque étape de l'audit pour qu'elle envoie des notifications en cas d'"échec".
Voir les résultats
C'est ici qu'interviennent les grandes améliorations. Les audits traditionnels apportent rarement autant de valeur qu'ils le devraient. En effet, les équipes opérationnelles prennent rarement le temps d'enregistrer et d'analyser les données pendant la durée de vie (peut-être courte) d'un programme d'audit.
Les applications d'audit mobile changent cela. Parce qu'elles prennent les données automatiquement, elles éliminent le besoin d'une analyse manuelle. Vous pouvez voir ici un diagramme de Pareto détaillant les non-conformités les plus courantes.
Pensez à l'énorme changement que cela représente par rapport au statu quo. Plus de saisie de données. Plus d'analyse Excel. Plus de journaux d'actions ad hoc ou de données imprécises.
Pour chaque audit, vous serez en mesure de voir les résultats au fil du temps, ce qui vous donnera des réponses à vos questions les plus pressantes. Quels sont les éléments d'audit qui échouent le plus souvent ? Certaines lignes présentent-elles plus de non-conformités que d'autres ? Certaines équipes ? Manquons-nous des occasions d'apporter des améliorations plus importantes ?
Avec l'application d'audit, tout est à portée de main.
Gérer les actions en cours
L'objectif des audits est de détecter les risques pour la sécurité ou la qualité pendant qu'il est encore temps.
L'application mobile de Tuliprend la gestion de ces actions triviale. Dès qu'un auditeur note une non-conformité, l'application crée une action (il est facile de relier les non-conformités aux actions correctives, il suffit de traduire vos SOPs dans l'application). Les actions sont stockées dans une liste, ce qui vous permet de traiter les éléments un par un.
Chaque action corrective a une date, un propriétaire, une description et des instructions. Si la réparation est complexe, vous pouvez même associer les actions correctives à des instructions de travail numériques.
L'objectif, cependant, est simplement de créer un meilleur système de comptabilité pour accompagner vos audits.
Consignez vos constatations, créez une action, attribuez un propriétaire, et c'est tout. Cela ne devrait pas être plus difficile que cela.
Découvrez comment vous pouvez numériser vos audits de processus avec Tulip.
Utilisez des applications pour rationaliser les procédures et réduire la charge administrative liée aux audits de processus.
