Comment réaliser des audits de processus à partir de votre téléphone portable ?

Dans certains cas, le papier l'emporte sur le numérique. L'origami, les cartes de remerciement, l'art et l'artisanat bénéficient tous de l'aspect physique du papier.

Toutefois, lorsqu'il s'agit d'audits de processus, ce n' est absolument pas le cas. Les méthodes d'audit basées sur le papier sont difficiles à maintenir. Elles sont sujettes aux erreurs et en tirer des informations peut représenter un effort considérable.

Nous utilisons déjà nos téléphones pour tout et n'importe quoi. Alors pourquoi pas pour des audits de routine ?

Dans ce guide, nous vous présenterons l'application mobile d'audit de processus de Tulip.

Nous allons vous montrer :

1. Comment les applications mobiles simplifient les audits
2. Comment Tulip simplifie la gestion des audits
3. Les résultats que vous pouvez attendre des données d'audit en temps réel

Pourquoi opter pour des applications mobiles ?

D'après notre expérience, les programmes d'audit suivent une trajectoire commune. Cela vous semble peut-être familier.

Quelque part dans l'entreprise, un groupe s'accorde à dire que les opérations pourraient bénéficier d'audits de processus plus systématiques. Qu'il s'agisse de kamishibai, d'audits de processus en couches ou de toute autre méthodologie d'audit importe peu. Ce qui compte, c'est que l'équipe soit d'accord et prête à intégrer l'audit dans la culture de l'entreprise.

Les premières semaines sont excellentes. Les non-conformités sont détectées, enregistrées et corrigées. Les indicateurs de performance clés commencent à s'améliorer. Les choses se présentent bien.

Mais ensuite, l'audit s'arrête tout simplement. Il y a peut-être une période pendant laquelle les auditeurs se contentent de suivre le mouvement, en s 'aidant de laliste de contrôle. Ou alors, il n'y a plus rien à faire.

Que s'est-il passé ? Comment un programme bien intentionné a-t-il pu être détourné si rapidement ?

Il s'avère que le problème n'a jamais été lié aux audits eux-mêmes. Il s'agissait de la manière dont nous réalisions les audits. Souvent, les équipes opérationnelles passent plus de temps à gérer les audits qu'à gérer les processus. En conséquence, l'audit devient un fardeau administratif de plus, qui n'apporte pas la valeur promise.

L'essentiel est de réduire les points de friction dans votre processus d'audit . En d'autres termes, éliminez le papier, les couches de communication et la saisie de données qui tuent les programmes d'audit.

Nous avons constaté que la numérisation des processus d'audit à l'aide d'applications mobiles est le meilleur moyen d'atteindre cet objectif.

En fin de compte, les applications d'audit mobile sont simples.

Ils se décomposent en quatre étapes claires :

1. Créer un nouvel audit
2. Réaliser l'audit
3. Voir les résultats de l'audit
4. Gérer les actions correctives en cours

Examinons-les l'une après l'autre.

La première étape de la rationalisation de votre processus d'audit consiste à créer un nouvel audit.

Ici, vous préciserez :

• Le nom de l'audit
• Lieu de l'audit
• Toute autre image ou instruction que l'équipe doit garder à l'esprit

Cela vous permettra de créer plusieurs audits (peut-être avez-vous besoin d'un nouvel audit pour chaque ligne ou processus).

La gestion de plusieurs audits dans les applications n'a pas pour seul avantage de réduire le travail administratif. Elle vous permet de visualiser les analyses spécifiques à chaque audit. Elle vous permet également de collecter et de gérer facilement les actions correctives en cours.

En théorie, c'est la partie la plus facile. Elle nécessite juste un peu d'organisation.

Dans un scénario d'audit traditionnel, un auditeur se rend sur le terrain et prend note de ce qu'il observe.

Dans ce cas, chaque audit est représenté par un écran sur l'application. Chaque audit peut comporter un titre, un emplacement, des instructions et des images de l'état souhaité.

L'auditeur se voit ensuite proposer un choix binaire : chaque élément de l'audit est soit conforme, soit non conforme.

Si les choses sont jugées en ordre, l'application enregistre le résultat positif et passe à l'étape suivante. Si des mesures correctives sont nécessaires, l'application crée et enregistre automatiquement une action ouverte. Si d'autres personnes doivent être impliquées, vous pouvez configurer chaque étape de l'audit pour qu'elle envoie des notifications en cas d'échec.

C'est là qu'interviennent les grandes améliorations. Les audits traditionnels apportent rarement autant de valeur qu'ils le devraient. En effet, les équipes opérationnelles prennent rarement le temps d'enregistrer et d'analyser les données pendant la durée de vie (peut-être courte) d'un programme d'audit.

Les applications d'audit mobile changent la donne. Parce qu'elles recueillent les données automatiquement, elles éliminent la nécessité d'une analyse manuelle. Vous pouvez voir ici un diagramme de Pareto détaillant les non-conformités les plus courantes.

Pensez à l'énorme changement que cela représente par rapport au statu quo. Plus de saisie de données. Plus d'analyse excel. Fini les journaux d'actions ad hoc ou les données approximatives.

Pour chaque audit, vous serez en mesure de voir les résultats au fil du temps, ce qui vous permettra de répondre à vos questions les plus urgentes. Quels sont les éléments d'audit qui échouent le plus souvent ? Certaines lignes présentent-elles plus de non-conformités que d'autres ? Certains changements ? Sommes-nous en train de rater des occasions d'apporter des améliorations plus significatives ?

Avec l'application d'audit, tout est à portée de main.

L'objectif des audits est de détecter les risques pour la sécurité ou la qualité pendant qu'il en est encore temps.

TulipLa gestion de ces actions est un jeu d'enfant grâce à l'application mobile d'EMC. Dès qu'un auditeur note une non-conformité, l'application crée une action (il est facile de lier les non-conformités aux actions correctives ; il suffit de traduire vos procédures opératoires normalisées dans l'application). Les actions sont stockées dans une liste, ce qui vous permet de traiter les éléments un par un.

Chaque action corrective est assortie d'une date, d'un responsable, d'une description et d'instructions. Si la correction est complexe, vous pouvez même lier les actions correctives à des instructions de travail numériques .

L'objectif, cependant, est simplement de créer un meilleur système de comptabilité pour accompagner vos audits.

Enregistrez vos constatations, créez une action, attribuez un propriétaire et n'en faites plus rien. Cela ne devrait pas être plus difficile que cela.