Listes de contrôle 5S : Un moyen pratique de maintenir vos audits sur la bonne voie

Comme nous l'avons écrit dans le passé, les 5S sont l'une des pratiques fondamentales de la production allégée. Il est souvent utilisé comme cadre systématique pour l'organisation de l'espace de travail, en partant de l'idée qu'un meilleur environnement de travail se traduit par de meilleures opérations, qui à leur tour débouchent sur de meilleurs produits.

Le cadre des 5S, développé et popularisé au Japon, propose cinq étapes clés pour maintenir un espace de travail efficace afin d'améliorer la qualité des produits. En japonais, ces étapes sont connues sous les noms de seiri (trier), seiton (mettre en ordre), seiso (faire briller), seiketsu (normaliser) et shitsuke (maintenir). Dans les environnements de fabrication nord-américains, ces 5S sont décomposés comme suit :

• Trier - Trier tous les outils, équipements, meubles, etc. d'une zone et déterminer ce qui doit être conservé et ce qui doit être enlevé.

• Mettre de l'ordre - Organiser les articles restants et déterminer comment ils seront stockés.

• Briller - Nettoyer de manière proactive les zones de travail et effectuer régulièrement l'entretien des équipements.

• Normalisation - Créez une procédure opérationnelle normalisée pour les tâches 5S.

• Pérennité - Assurez le bon fonctionnement de votre système 5S en maintenant les procédures que vous avez élaborées et en les mettant à jour si nécessaire.

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Les 5S sont l'un des principes de base de la méthode "lean". Il s'agit d'assurer la sécurité, l'efficacité et la fiabilité des zones de travail en suivant les cinq étapes mentionnées ci-dessus. Lorsque ces étapes deviennent routinières, l'atelier fonctionne mieux et les problèmes ne restent pas longtemps cachés.

Une liste de contrôle 5S est simplement un moyen structuré de vérifier que ces routines sont effectivement mises en œuvre. Au lieu de se fier à la mémoire ou au jugement d'une personne, la liste de contrôle permet de s'assurer que chaque étape est examinée de la même manière, à chaque fois. Cela signifie qu'il y a moins d'angles morts, moins de moments où l'on a oublié de vérifier cela, et des résultats plus clairs que vous pouvez suivre dans le temps.

La valeur réelle va au-delà de l'inspection proprement dite. Une liste de contrôle contribue à renforcer les habitudes qui maintiennent les 5S en vie, et elle est directement liée aux éléments suivants Amélioration continue. Il ne s'agit pas d'un formulaire unique, il doit s'adapter au fur et à mesure que vos processus évoluent et que votre équipe trouve de meilleures méthodes de travail.

Dans le monde de la fabrication, les entreprises cherchent souvent à réduire les erreurs et à augmenter la productivité. L'audit 5S fournit un cadre pour réaliser une analyse complète de vos processus de travail et de votre capacité à produire un produit de qualité. En procédant à un audit 5S, les entreprises ont pu réduire les défauts, ce qui signifie moins d'erreurs, moins de retours et moins de plaintes de la part des clients.

Un audit 5S n'est pas une simple inspection visuelle de vos installations. Il s'agit d'un contrôle systématique de votre environnement de travail dans le but d'identifier les possibilités d'amélioration. Un audit 5S permet de déterminer dans quelle mesure vous mettez en œuvre le KaizenAmélioration continue) dans l'atelier.

La réalisation d'un audit des 5s consiste à évaluer les conditions de travail actuelles et à apporter des changements pour améliorer le lieu de travail. Le résultat est un environnement de travail organisé, propre et efficace.

Enfin, les audits 5S sont utilisés pour soutenir la mise en œuvre du travail standard. Il est important de noter que l'audit n' a pas été conçu dans le but de formuler des recommandations. Il s'agit simplement d'une analyse des normes et des suggestions formulées par les superviseurs d'un site de production donné.

Maintenant que nous avons passé en revue les audits 5s à un niveau élevé, examinons quelques-uns des avantages de l'intégration des 5s dans vos activités.

Voici quelques-uns des principaux avantages des audits 5s :

• Réduction de l'espace de stockage - L'élimination des éléments indésirables et non organisés de l'espace de travail permet non seulement de réduire l'encombrement inutile de l'atelier, mais aussi de libérer de l'espace pour le travail à valeur ajoutée.
• Amélioration des processus de maintenance - En suivant des processus quotidiens de nettoyage et de réparation des machines et des équipements de votre établissement, les activités de maintenance deviennent plus simples et plus rationnelles et les pannes moins fréquentes.
• Amélioration de la sécurité - Le processus de nettoyage et d'organisation d'un espace de travail réduit intrinsèquement le risque d'incidents de sécurité dans l'environnement de travail.
• Amélioration du moral des employés - Lorsque les employés adhèrent au processus d'audit 5s, ils font preuve d'un plus grand engagement à l'égard des valeurs énoncées par 5s. Cela permet de s'assurer que tout le monde dans l'organisation fait sa part pour maintenir un espace de travail propre, organisé et efficace.

Après la mise en œuvre initiale des 5S, les entreprises établissent souvent des listes de contrôle des éléments à vérifier pour s'assurer que les normes et les suggestions sont respectées. Ces listes de contrôle sont appelées listes de contrôle 5S.

Si le maintien de normes de sécurité de premier ordre dans un environnement de travail peut constituer un défi permanent pour les fabricants, la rationalisation du processus à l'aide d'une liste de contrôle 5S peut rendre plus facile et plus efficace la mise à jour de vos mesures de sécurité.

Il est important de noter qu'il n'y a pas deux audits 5S identiques. C'est pourquoi les listes de contrôle peuvent être un outil pratique pour guider les opérateurs d'une tâche à l'autre sans oublier aucune étape en cours de route.

Trier

1. Y a-t-il des matériaux ou des pièces inutiles dans les environs ?

2. Y a-t-il des machines ou d'autres équipements inutilisés (gabarits, outils, palettes, matrices ou articles similaires) dans les environs ?

3. Les contrôles vitaux sont-ils suffisamment clairs et définitifs pour que l'on puisse voir si quelque chose n'est pas à sa place ?

4. Seuls les documents relatifs au travail sont stockés dans la zone de travail. Ces documents sont-ils bien rangés et visibles ?

Mettre en ordre

5. Les étagères et autres zones de stockage sont-elles marquées par des indicateurs d'emplacement ?

6. Tout se trouve-t-il dans son logement, à l'exception des objets actuellement utilisés pour le travail ?

7. Les machines sont-elles nettoyées régulièrement et exemptes de copeaux, de fibres et d'huile ?

8. Les quantités maximales et minimales autorisées sont-elles indiquées(Kanban) ?

9. Des lignes ou des repères sont-ils utilisés pour indiquer clairement les zones de passage et de stockage ?

Briller

10. Les sols sont-ils maintenus brillants, propres et exempts de déchets, de poussière et/ou d'huile ?

11. Les machines sont-elles nettoyées régulièrement et exemptes de déchets, de poussière et/ou d'huile ?

12. Existe-t-il une liste de contrôle efficace pour le nettoyage ?

13. La responsabilité du nettoyage est-elle clairement définie (comprise et communiquée) ?

14. Les travailleurs ont-ils l'habitude de nettoyer leur poste de travail sans qu'on le leur demande (balayer les sols, essuyer les équipements, etc.) ?

Normaliser

15. Les procédures standard sont-elles claires, documentées et activement utilisées ?

16. L'audit 5S a-t-il été réalisé dans ce secteur le mois dernier ?

17. L'audit 5S a-t-il été réalisé dans ce secteur au cours de l'avant-dernier mois ?

18. Des notes d'amélioration ou des notes de presse sont-elles régulièrement produites ?

19. Les idées d'amélioration issues du dernier audit ont-elles été mises en œuvre ?

20. Les normes sont-elles utilisées de manière uniforme dans la région ?

21. Les trois premiers "S" (Trier, Définir l'emplacement et Briller) sont-ils maintenus ?

Soutenir

22. Tout le monde a-t-il reçu une formation adéquate sur les 5S ?

23. Les procédures sont-elles mises à jour et révisées régulièrement ?

24. Les résultats et les conclusions des audits sont-ils communiqués de manière adéquate à tout le monde ?

Comment réussir un audit 5S

La notation d'un audit 5S ne consiste pas seulement à cocher des cases, elle vous donne une base de référence pour voir où vous en êtes et où vous devez vous améliorer. La plupart des équipes utilisent une échelle simple de 1 à 5, chaque chiffre étant lié à un niveau de performance précis. Certaines usines transforment également ces chiffres en pourcentage afin que les résultats soient plus facilement comparables d'une équipe à l'autre ou dans le temps.

Voici un guide de notation commun que vous pouvez adapter à votre activité :

Sur papier, ces scores sont généralement griffonnés et comptabilisés plus tard, un processus lent et facile à gâcher. Les outils numériques permettent d'y remédier. Avec un outil comme Tulip, les opérateurs peuvent saisir les scores sur une tablette, les envoyer instantanément et voir les résultats s'afficher dans un tableau de bord. Tableau de bord en temps réel. Il est ainsi plus facile de repérer les tendances, d'assurer un suivi rapide et d'éviter que les audits ne se transforment en travail fastidieux.

Le but n'est pas de faire de la notation une nouvelle corvée. S'il est bien fait, c'est juste un moyen rapide de voir où en sont les choses et de rester concentré sur l'amélioration.

Listes de contrôle 5S numériques ou papier

Si vous vous déplacez encore avec un presse-papiers, vous êtes en bonne compagnie, mais le fossé entre le papier et le numérique est de plus en plus difficile à combler. Le papier semble simple, mais il est difficile à adapter et ne vous donne pas la visibilité dont la plupart des usines ont besoin aujourd'hui.

Voici comment les deux se comparent :

Pour une petite équipe, le papier peut convenir. Mais dès que vous devez comparer les résultats entre les équipes, suivre les améliorations ou gérer plusieurs sites, le numérique devient rapidement rentable. Avec Tulip, les listes de contrôle se trouvent dans une simple application. Les opérateurs effectuent un audit, les résultats sont mis à jour en temps réel et rien n'est enterré dans une pile de classeurs.

Défis courants des audits 5S (et ce qu'il faut faire pour y remédier)

Même avec une bonne liste de contrôle, les audits 5S peuvent échouer. Ce n'est généralement pas la paperasse qui pose problème, mais la réalité quotidienne qui consiste à maintenir l'engagement des gens et à réparer ce qui a été trouvé. Voici quelques-uns des blocages habituels et les moyens de les surmonter :

1) Les audits commencent fort, puis s'essoufflent
Les premières semaines sont bonnes, puis les gens reviennent à leurs vieilles habitudes.
Corrigez la situation : Ne traitez pas les 5S comme un projet secondaire. Les dirigeants doivent passer à l'action et les équipes ont besoin qu'on leur rappelle régulièrement pourquoi c'est important, et pas seulement d'une autre liste de contrôle à remplir.

2) Les problèmes sont enregistrés mais rien ne se passe
Les mêmes problèmes reviennent chaque semaine parce que personne ne s'occupe du suivi.
Solution : Attribuez des noms, pas seulement des notes. Que ce soit sur un tableau blanc ou dans un système numérique, quelqu'un doit être clairement responsable, avec des rappels jusqu'à ce que ce soit fait.

3) Personne ne voit les résultats
Les audits ont lieu, mais les résultats restent dans un classeur. L'équipe ne sait jamais si les choses s'améliorent.
Solution : placez les résultats là où tout le monde peut les voir. Un Tableau de bord de bord, un tableau d'équipe ou même une mise à jour de cinq minutes lors d'un huddle rend les progrès visibles et maintient l'engagement des gens.

Une liste de contrôle en soi ne changera pas grand-chose. Le véritable changement survient lorsque les dirigeants soutiennent la démarche, que les personnes sont responsabilisées et que les résultats sont partagés ouvertement. C'est à ce moment-là que le système 5S s'impose.

Numérisation des audits 5S avec Tulip

Garder un espace de travail propre et organisé ne fonctionne que si le processus est cohérent. C'est là que Tulip intervient. Au lieu de planchettes à pince et de feuilles de calcul, vous pouvez créer une simple application d'audit 5S qui fonctionne sur des tablettes ou des kiosques - mise en place en quelques minutes, pas besoin de tickets informatiques.

Le constructeur sans code est ce qui le rend pratique. Les ingénieurs, les superviseurs ou les chefs d'équipe peuvent créer des formulaires d'audit numériques, ajouter des règles de notation, attribuer des suivis et même définir des alertes lorsque quelque chose est en retard. Si vous souhaitez modifier la liste de contrôle, vous n'avez pas besoin d'attendre des semaines pour faire appel à un développeur - il vous suffit de la mettre à jour vous-même.

Voici ce que peut comprendre un audit numérique avec Tulip :

• Notation d'une seule touche pour chaque question

• Horodatage et signature automatiques

• Des tableaux de bord qui montrent les tendances sans rapport manuel

• Des tâches de suivi qui ne se perdent pas dans la masse

Il élimine le travail fastidieux des audits, de sorte que l'accent reste mis sur la résolution des problèmes et l'amélioration du sol, et non sur la paperasserie. Vous pouvez l'essayer gratuitement pendant 30 jours et voir comment il s'intègre dans vos audits.