Le guide ultime des 5S

Définition des 5S

Les 5S sont l'une des pratiques fondamentales de la production allégée. Il s'agit d'un cadre systématique pour l'organisation de l'espace de travail, basé sur l'idée qu'un meilleur environnement de travail entraîne de meilleures opérations, qui à leur tour conduisent à de meilleurs produits.

Les 5S proposent cinq étapes clés pour maintenir un espace de travail efficace afin d'améliorer la qualité des produits :

1. Trier
2. Mettre en ordre
3. Faire briller
4. Standardiser
5. Maintenir.

Plus que de veiller à ce qu'un espace de travail soit propre et esthétiquement ordonné, les 5S visent à ce que chaque chose reste à sa place afin de maintenir la cohérence de l'environnement de travail. L'élimination des incohérences réduit les perturbations des processus de production, ce qui permet de réduire les déchets et d'obtenir une production plus prévisible (et de meilleure qualité).

5S pour réduire les déchets

Pierre angulaire de la méthodologie Lean, les 5S partent du principe que la réduction des déchets dans les processus de production peut ajouter de la valeur aux produits. Le Toyota Production System (TPS) définit les 8 formes de gaspillage dans le cadre de la production allégée :

• Défauts: Lorsqu'un produit n'est pas apte à être utilisé, il doit être mis au rebut ou retravaillé, ce qui augmente le coût du processus de production sans ajouter de valeur.
• Temps d'attente: L'inégalité de l'environnement de travail peut conduire à ce que des personnes attendent du matériel ou de l'équipement, ou à ce que des machines tournent au ralenti, ce qui peut entraîner une surproduction ou un excès de stock.
• Mouvements supplémentaires: Les mouvements inutiles peuvent mettre le personnel à rude épreuve et ne pas apporter de valeur ajoutée au client.
• Stock excessif: L'excès de stock peut entraîner des inefficacités et retarder la détection des problèmes. Les problèmes peuvent s'accumuler, et avec plus de stock, les problèmes prennent plus de temps à résoudre.
• Surproduction: Produire trop avant d'être nécessaire entrave la fluidité du travail, augmente les coûts de production et de stockage, cache des défauts dans les travaux en cours et allonge les délais.
• Traitement supplémentaire: Activité excédentaire résultant d'une mauvaise conception des outils ou des produits.
• Transports inutiles: Déplacement d'éléments qui ne sont pas nécessaires au processus.
• Talents inutilisés : Sous-utilisation des compétences ou attribution de tâches à des employés insuffisamment formés. La méthode 5S permet de réduire ces gaspillages en maintenant un espace de travail systématiquement organisé, dans lequel les problèmes deviennent immédiatement apparents et sont facilement détectés et corrigés.

Système de production Toyota

Les 5S sont issus du système de production Toyota (TPS), mis en place au Japon au milieu du 20e siècle pour réduire le gaspillage et les inefficacités dans la fabrication. À l'origine, le TPS était un secret bien gardé, mais un boom économique massif dans les années 1980 a suscité un intérêt étranger intense pour les pratiques de Toyota. À l'échelle internationale, le TPS s'est transformé en ce que l'on appelle aujourd'hui le système de fabrication allégée, qui vise à accroître la valeur fournie aux clients en identifiant et en réduisant les gaspillages - avec les 5S comme élément fondamental. En japonais, les 5S d'origine sont : seiri (trier), seiton (mettre en ordre), seiso (faire briller), seiketsu (standardiser) et shitsuke (maintenir).

Les premiers concepts

Avant l'émergence des 5S dans la partie occidentale du monde, les concepts sous-jacents étaient mis en pratique dans le cadre d'un concept plus large connu sous le nom de "contrôle visuel" ou "lieu de travail visuel". Les idées qui sous-tendent les 5S remontent même au XVIe siècle, lorsque les constructeurs de navires de Venise ont utilisé une méthodologie similaire pour rationaliser leur processus de production.

L'un des principaux avantages de la mise en œuvre des 5S est qu'un espace de travail plus efficace peut conduire à une qualité de production plus élevée et plus constante, car l'élimination des inefficacités garantit que les opérations se déroulent comme prévu.

Les 5S fonctionnent parce qu'ils insistent sur le fait que chaque chose doit rester à sa place, ce qui rend toute anomalie immédiatement évidente et signale les problèmes qui doivent être résolus. À long terme, les fabricants qui mettent en œuvre la méthode 5S peuvent également s'attendre à bénéficier des avantages suivants :

• Réduction de l'espace utilisé pour le stockage
• Amélioration de la maintenance
• Amélioration de la sécurité
• Plus grand engagement des employés

Les fabricants peuvent économiser de l'argent en éliminant les tâches sans valeur ajoutée et voir leurs bénéfices augmenter grâce à une meilleure productivité. Plus important encore, un solide programme 5S peut favoriser un environnement d'amélioration continue.

Les étapes des 5S

Pour effectuer un audit 5S, vous devez suivre les étapes suivantes :

1. Trier

Triez tous les outils, équipements, meubles, etc. d'une zone et déterminez ce qui doit être conservé et ce qui doit être retiré. Si vous avez des doutes sur un article, apposez une étiquette rouge sur cet article et mettez tous les articles étiquetés en rouge de côté. Si un article étiqueté en rouge n'a pas été utilisé après un mois (ou une autre période), il doit être retiré.

2. Remettre en ordre

Triez les articles restants et déterminez comment ils seront organisés. Voici quelques questions à garder à l'esprit :

• Qui utilise les articles, et où ?
• Quand les articles sont-ils utilisés ?
• Quelle est la fréquence d'utilisation des articles ?
• Les articles doivent-ils être regroupés avec d'autres articles similaires ?
• Où est-il logique de placer les articles pour réduire les déplacements inutiles ?
• Faudra-t-il plus de conteneurs de stockage pour organiser les articles ?
• Quelle disposition entraînera le moins de gaspillage possible ? (rappelez-vous les 8 déchets de la production allégée décrits précédemment).

3. Briller

Nettoyez proactivement les zones de travail et effectuez régulièrement l'entretien des équipements. En planifiant à l'avance l'entretien, on peut éviter les temps d'arrêt et assurer un bon fonctionnement.

4. Normaliser

Créez un mode opératoire normalisé pour les tâches 5S. L'affichage d'instructions, l'attribution de tâches et la création de calendriers peuvent contribuer à créer une routine standard que les employés devront suivre et aider ces pratiques à devenir des habitudes.

5. Maintenir

Assurez le bon fonctionnement de votre système 5S en maintenant les procédures que vous avez élaborées et en les mettant à jour si nécessaire. Veillez à ce que tous les membres de votre organisation soient impliqués, du personnel de l'atelier aux employés de bureau et à la direction. Enfin, formez les nouveaux employés aux bonnes pratiques des 5S et veillez à ce que les employés qui changent de service soient formés aux procédures de leur nouveau secteur.

Certaines entreprises suivent un système 6S, avec la "sécurité" comme sixième S. Cette étape consiste à aménager les espaces de travail pour éliminer les risques de sécurité, par exemple en rendant les postes de travail plus ergonomiques ou en étiquetant clairement les zones potentiellement dangereuses. Cependant, certaines entreprises affirment que la sécurité est un résultat des autres 5S plutôt qu'une étape à part entière. Dans tous les cas, la sécurité doit être un élément important de l'organisation de tout espace de travail.

Combien coûtent les 5S ?

Si la mise en œuvre des 5S implique un investissement initial en temps pour la planification et la formation, elle ne coûte généralement pas beaucoup d'argent, car les seuls achats nécessaires sont des articles relativement peu coûteux tels que des marquages au sol, du ruban adhésif et des panneaux.

De quels outils ai-je besoin pour les 5S ?

Les outils suivants sont souvent utilisés pour la communication visuelle dans le cadre des 5S. Les outils visuels peuvent non seulement rendre un espace de travail plus propre et plus facile à parcourir, mais aussi garantir que tout reste à sa place :

• Lestableaux d'ombres: tracez le contour de chaque outil sur un tableau d'accrochage où il est suspendu. Cela met en évidence l'endroit où un outil doit être replacé après avoir été utilisé et rend évident l'absence d'un outil.
• Marquage au sol: utilisez du ruban adhésif pour délimiter les zones de travail, indiquer l'emplacement des équipements et signaler les zones dangereuses.
• Panneaux et étiquettes: indiquent le contenu des contenants et des récipients et mettent en évidence les dangers potentiels.

En savoir plus sur les outils de gestion visuelle pour les 5S.

Formation 5S

Le maintien des 5S est un effort continu et à long terme qui exige un niveau élevé d'engagement dans toute l'entreprise. Il est essentiel d'obtenir l'adhésion des employés pour réussir un programme 5S ; pour qu'un effort 5S soit durable, il doit s'ancrer dans la culture de l'entreprise. Pour y parvenir, vous pouvez informer les employés de l'histoire et des avantages des 5S et les faire participer au processus de planification - il est important que les voix des personnes qui utilisent le programme soient entendues et que les employés s'approprient les pratiques 5S. Veillez à ce que tout le monde participe, y compris les dirigeants de l'entreprise, qui donnent le ton au reste de l'entreprise.

Programme 5S

L'utilisation des bons outils pour mettre en œuvre votre programme 5S peut contribuer à le maintenir à long terme. Les 5S sont une méthodologie éprouvée depuis des décennies pour les organisations d'espaces de travail, et il existe aujourd'hui plus de technologies que jamais pour rendre la mise en œuvre d'un programme 5S plus simple et plus efficace. Les processus traditionnels sur papier ne sont pas idéaux, car ils sont faciles à ignorer et difficiles à suivre.

Une plateforme d'applications sans code telle que Tulip peut toutefois aider les fabricants à normaliser et à mettre en œuvre des procédures 5S dans l'ensemble de leurs usines, à effectuer facilement des ajustements pour les maintenir à jour et à collecter automatiquement des données. La numérisation des processus 5s permet aux fabricants de promouvoir la responsabilisation de leurs employés et de suivre les progrès au fil du temps.

La mise en œuvre d'un programme 5S sur votre lieu de travail est un effort louable qui peut contribuer à rendre votre usine plus productive et plus efficace. Investir du temps et des efforts maintenant peut jeter les bases d'une culture d'amélioration continue à long terme.