Comment rédiger une meilleure liste de contrôle pour le Gemba Walk

Pour soutenir les initiatives Amélioration continue , les dirigeants de l'industrie manufacturière doivent se lever chaque jour de leur siège et passer du temps avec leurs équipes dans l'atelier. Les superviseurs ont ainsi l'occasion d'identifier les problèmes ou les inefficacités et de prendre des mesures pour y remédier. L'un des meilleurs moyens d'y parvenir est la marche Gemba.

Développée à l'origine par Taiichi Ohno, ingénieur japonais et ancien dirigeant de Toyota qui a contribué à la mise en place du système de production Toyota (TPS), la marche Gemba est une pratique de production allégée qui consiste à se rendre sur le lieu de travail afin d'observer la production, de poser des questions, de comprendre les processus et de soutenir les équipes. En fait, "gemba" (du mot japonais "genba") signifie "l'endroit réel", ce qui souligne l'importance de cette interaction directe entre la direction et la production.

Les promenades Gemba permettent aux dirigeants d'apprendre ce qui se passe dans l'usine (ou le Gemba, dans ce contexte), d'obtenir des informations et d'établir des liens avec leurs équipes. La création à l'avance d'une liste de contrôle pour les promenades Gemba permet de structurer l'activité, tout en s'assurant que ce qui doit être couvert n'est pas négligé.

Une liste de contrôle est une liste d'éléments que vous souhaitez examiner au cours de vos marches gemba.

Cette liste de contrôle est conçue pour guider l'observateur au cours de sa visite, en veillant à ce qu'il se concentre sur des éléments importants tels que les questions de sécurité, l'efficacité du flux de travail, l'identification des déchets et la normalisation des processus.

Elle comprend généralement des éléments spécifiques à vérifier, des questions à poser et des observations à faire, ce qui permet une évaluation structurée et complète du lieu de travail. La liste de contrôle de la marche Gemba favorise la cohérence entre plusieurs marches et fournit une base pour des informations et des analyses fondées sur des données. Amélioration continue.

Voici comment une liste de contrôle bien pensée de la marche gemba peut améliorer l'efficacité et réduire les déchets dans vos opérations.

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Considérez la liste de contrôle de la marche Gemba comme une liste d'épicerie. Vous pouvez vous en passer, mais le risque d'oublier un ingrédient (ou une étape cruciale) est plus élevé sans liste pour vous guider. Il est essentiel de disposer d'une liste de contrôle bien structurée pour la marche Gemba, et ce pour un certain nombre de raisons :

• Cohérence et normalisation : Grâce à une liste de contrôle, chaque Gemba Walk peut suivre la même structure et le même processus, ce qui permet de s'assurer que les points clés ne sont pas oubliés, quelle que soit la personne qui conduit la marche. Cela favorise la normalisation et permet de meilleures comparaisons au fil du temps.
• Concentration et efficacité : Une liste de contrôle permet de rester concentré sur les objectifs de la visite, d'éviter les distractions et d'accroître l'efficacité. Elle fait office de feuille de route, guidant les observateurs tout au long de la promenade et garantissant que les facteurs importants reçoivent l'attention qu'ils méritent.
• Une communication efficace : Une liste de contrôle constitue un outil de communication efficace entre les différentes parties prenantes. Elle aide chacun à comprendre ce qui est évalué et sur quels critères, ce qui favorise la transparence et la compréhension.
• Prise de décision fondée sur des données : Une liste de contrôle permet de collecter des données plus objectives et plus précises, évitant ainsi les observations biaisées ou les erreurs humaines. Ces données fiables servent ensuite de base à des décisions et à des actions éclairées et fondées sur des données.
• Amélioration continue: Une liste de contrôle est un outil évolutif. Au fur et à mesure que des changements sont apportés en réponse aux marches précédentes, la liste de contrôle peut être mise à jour pour refléter de nouveaux domaines d'intérêt ou de nouveaux objectifs, ce qui permet d'accéder à Amélioration continue et de progresser.

Une liste de contrôle efficace pour une promenade Gemba doit être adaptée au thème que vous avez choisi pour cette promenade, mais il y a quelques points généraux que vous devez toujours garder à l'esprit :

Considérez le processus dans son ensemble : Une équipe doit pouvoir compter sur chaque élément de la production, et tout changement ou défi ayant une incidence sur un élément de la production aura probablement des répercussions en aval.

Demandez-vous si le processus actuel est la seule façon de réaliser ce type de travail : Existe-t-il d'autres formats, mises en page, méthodologies ou modes de production qui pourraient s'avérer plus efficaces que celui que vous utilisez actuellement ?

Concentrez-vous sur l'identification de la racine du problème plutôt que sur celle du symptôme : il peut être tentant de se précipiter pour résoudre un problème, mais il est important d'avoir une vue d'ensemble de la situation.

Gardez une trace des personnes à qui il faut s'adresser pour résoudre chaque type de problème (et qui sont responsables des domaines fonctionnels) : Une fois les problèmes identifiés et les solutions définies, il est impératif de savoir qui, sur le terrain, sera chargé d'appliquer ces changements.

Restez toujours concentré sur la résolution des problèmes : Les marches Gemba efficaces se concentrent sur la résolution des problèmes, un sujet à la fois. En vous concentrant sur les points de votre liste de contrôle, vous éviterez les distractions qui pourraient vous faire oublier certains détails.

Posez les bonnes questions : Les questions de votre liste de contrôle ne doivent pas nécessairement être complexes et difficiles à comprendre. Voici quelques questions à prendre en compte lors de votre marche gemba :

• Avez-vous observé des problèmes avec le processus établi ?
• Existe-t-il une procédure établie pour ce type de travail ?
• Que faites-vous pour identifier la cause profonde du problème ?
• À qui vous adressez-vous en cas de problème ?
• Comment pouvez-vous résoudre le problème ?

Ce plan en sept étapes est un schéma directeur comportant des points de contrôle à chaque étape de la marche Gemba. Nous allons nous y plonger.

Étape 1 : Créer un thème

Avant le début de la promenade, les managers doivent choisir un thème qui guidera l'ensemble de la promenade Gemba. Cela permet de cibler la marche Gemba et d'obtenir de meilleurs résultats, car l'attention n'est pas dispersée entre différents thèmes et objectifs. Une fois le thème choisi (par exemple, la rentabilité ou l'engagement des opérateurs), il est plus facile d'adapter les questions de la marche Gemba au thème en question et de poser des questions de qualité.

Étape 2 : Préparer l'équipe

Informez l'équipe en expliquant ce qu'est une marche Gemba et ce que l'on peut attendre d'une marche Gemba de routine. Pensez également à partager votre liste de contrôle. Cela réduit l'anxiété de l'équipe, car la Gemba ne sera pas perçue comme une évaluation, mais plutôt comme une collaboration entre les parties prenantes. Le fait d'obtenir l'adhésion de l'équipe à l'avance permettra également de soulever des questions qui n'auraient pas été abordées.

Étape 3 : Se concentrer sur le processus

Tenez-vous en à l'évaluation du processus et de la manière dont les choses sont faites. Une liste de contrôle peut être utile à cet égard. En rédigeant des questions qui vous obligent à évaluer le processus, et non la personne, vous éviterez l'erreur la plus fréquente de la marche gemba : le blâme. Rappelez-vous : vous êtes là pour identifier les possibilités d'amélioration du processus et les obstacles systémiques qui entravent la productivité dans l'atelier.

Étape 4 : Maintenir la chaîne de valeur au premier plan

Veillez à ce que votre liste de contrôle retrace l'ensemble de la chaîne de valeur. En esquissant ces questions à l'avance, vous pouvez vous assurer que vous ne manquerez aucun poste ou processus crucial. En concentrant l'essentiel de votre promenade Gemba sur le site chaîne de valeur , vous identifierez plus efficacement les goulets d'étranglement et les poches de gaspillage potentielles. L'élimination de ces goulets d'étranglement améliorera les performances globales sur l'ensemble du site chaîne de valeur.

Étape 5 : Consignez vos observations

Enregistrez tout. Rassemblez tous les points de données que vous rencontrez au cours de votre promenade Gemba. Ne faites pas de suppositions ou de recommandations avant d'avoir consigné dans un journal tout ce que vous avez trouvé au cours de la promenade Gemba. Les listes de contrôle sont utiles à cet égard. Vous pouvez consigner vos observations sous forme de réponses aux questions auxquelles vous savez devoir répondre. Vous pouvez également vous contenter de prendre des notes ou d'enregistrer et de documenter vos découvertes par vidéo. Quelle que soit la méthode utilisée, enregistrez, enregistrez, enregistrez !

Étape 6 : Obtenir un deuxième point de vue

Une fois que la promenade Gemba est terminée et que toutes les informations pertinentes ont été enregistrées, demandez un second avis. Mieux encore, demandez à un autre membre de l'équipe de rédiger sa propre liste de contrôle. L'examen de vos résultats par un œil neuf peut vous apporter des informations importantes. La comparaison des listes de contrôle peut vous aider à repérer les lacunes de votre propre réflexion. Ce deuxième regard peut être celui d'une personne éloignée des opérations ou d'un opérateur expérimenté qui n'a pas participé à la marche Gemba. Le retour d'information révèle des informations négligées.

Étape 7 : Solliciter un retour d'information

Présentez vos conclusions à l'équipe, quel que soit le résultat. Que vos résultats soient insignifiants et qu'aucun changement ne doive être apporté aux opérations ou vice versa. Cela permet de boucler la boucle de la collaboration entre les parties prenantes et de dissiper le sentiment d'être observé par l'équipe au cours de la promenade Gemba. Si des changements doivent être apportés, incluez-les dans votre présentation en les reliant à vos conclusions. Vous obtiendrez ainsi l'adhésion de toutes les parties prenantes et augmenterez les chances de réussite lorsque les changements seront apportés aux opérations.

En fin de compte, la liste de contrôle du Gemba Walk n'est pas simplement un outil d'observation, mais un élément vital
dans le parcours de l'entreprise Amélioration continue .

En définissant le cadre de la marche Gemba, elle garantit un processus rationalisé,
une communication efficace, des décisions fondées sur des données et, en fin de compte, un lieu de travail plus efficace et plus productif.

Si vous souhaitez savoir comment Tulip peut vous aider à soutenir vos initiatives Amélioration continue , contactez un membre de notre équipe dès aujourd'hui!