Déploiements à distance avec Tulip

Nous préférons toujours travailler avec les clients en personne. Il y a du vrai dans le vieil adage lean "go to gemba". Cela dit, il arrive que les déploiements en personne ne soient tout simplement pas possibles. Pour ces cas, nous avons développé une méthode complète pour déployer Tulip à distance.

Dans ce guide, nous vous expliquerons comment nous déployons Tulip auprès des clients lorsque nous ne pouvons pas nous rencontrer en personne. Nous allons couvrir :

• Quand faire des déploiements à distance
• Comment nous structurons et exécutons un déploiement à distance
• Exemples de déploiements à distance réussis

Au cours des dernières années, nous avons standardisé la manière dont nous déployons Tulip auprès de nos clients. Il s'agit d'un processus que nous avons effectué plus de cent fois et qui permet à chacun de nos clients de réussir.

Les déploiements à distance sont simplement une extension de ce processus. Nous avons pris un processus qui fonctionne et l'avons adapté à des circonstances où les consultations sur place ne sont pas possibles.

Le succès constant que nous avons constaté avec les déploiements à distance est dû à l'expérience et à l'expertise. Nous connaissons les questions à poser. Nous savons où se trouvent les goulets d'étranglement et les obstacles les plus courants. Et nous savons quel niveau de détail technique est nécessaire dès le début pour que les projets respectent le calendrier. Lorsque nous avons besoin de "mains sur le terrain", nous accompagnons nos clients à travers des processus physiques virtuels.

Notre processus général de déploiement se déroule en cinq étapes (que nous aborderons plus en détail par la suite).

1. Définition du périmètre global - Nous clarifions ici les objectifs, le(s) cas d'utilisation initial(s), les besoins en formation et les délais associés.
2. Définition et développement de l'application - Nous définissons le processus et concevons les grandes lignes de l'application pour le(s) premier(s) cas d'utilisation sélectionné(s) ; nous créons avec vous la ou les première(s) application(s) du produit minimal viable (MVP).
3. Déploiement, test, itération - Mettez les premières applications en production ou déployez-les dans un environnement de test. Expérimentez et améliorez les applications en fonction du retour d'information.
4. Déterminez les prochaines étapes pour étendre les cas d'utilisation initiaux et/ou en poursuivre d'autres.

Principales différences

Les plus grandes différences dans le processus se produisent au début, lors du cadrage, du développement des applications et de la mise en œuvre initiale. En bref, nous passons plus de temps à apprendre les tenants et aboutissants de vos opérations.

Les choses qui sont souvent évidentes lorsque vous travaillez ensemble sont faciles à manquer à distance. Les détails et les spécifications d'un projet peuvent passer inaperçus lorsque vous ne regardez pas la cellule de travail où vos applications seront utilisées.

Ainsi, lorsque nous ne pouvons pas nous rencontrer en personne, nous passons plus de temps à recueillir les exigences et les détails dès le début, nous adaptons une cadence de réunions plus fréquente pour garantir l'avancement du projet et nous coordonnons davantage l'équipe et les parties prenantes. Par exemple, nous utilisons des outils de cartographie des processus collaboratifs en ligne et des tableaux blancs. Cela nous permet de travailler ensemble sur les flux et les exigences, et nous donne une image plus complète de vos besoins. Nous vous demanderons également de partager des photos/vidéos des zones de production. D'après notre expérience, ces méthodes sont efficaces pour concevoir et déployer des projets à distance.

Récemment, la nécessité des déploiements à distance a augmenté en raison des restrictions de voyage liées à la pandémie. Cependant, il existe d'autres circonstances où les déploiements à distance sont préférables. Dans ces cas, nous avons réussi à déployer Tulip virtuellement chez des clients.

Voici comment nous décomposons notre processus de déploiement à distance.

Il convient de noter que nombre de ces étapes peuvent se dérouler en parallèle. Par exemple, nous formons souvent les clients aux principes de base de la plate-forme et à la création d'applications pendant la phase de cadrage. L'identification de nouveaux cas d'utilisation et la préparation à la mise à l'échelle peuvent avoir lieu pendant le déploiement initial.

Définition du projet - Au cours de cette phase, nous jetons les bases d'un projet réussi. Nous apprenons à connaître vos objectifs et votre fonctionnement.

Ce travail s'adapte bien aux scénarios à distance. Une grande partie du développement initial du projet peut se faire par téléphone ou par logiciel de vidéoconférence. Chaque client travaille en étroite collaboration avec l'un de nos experts internes en opérations industrielles, qui peut aider à identifier les cas d'utilisation et la valeur commerciale dès le départ.

Au cours de plusieurs réunions avec l'équipe Tulip, nous collaborerons pour :

• connaître vos objectifs et déterminer la place de Tulip dans le parcours de votre entreprise
• Définir les critères de réussite
• Choisir et hiérarchiser les cas d'utilisation
• établir un calendrier, une portée, des rôles et des responsabilités.

À ce stade, vous et votre équipe avez accès à Tulip University - nos ressources d'apprentissage interactives en ligne - pour commencer à explorer et à développer vos capacités de création d'applications Tulip.

À la fin de cette étape, nous aurons déterminé à quoi ressemblera un déploiement, comment et quand il aura lieu, et ce qui doit être fait pour l'exécuter.

Définition du périmètre et développement de l'application

C'est ici que nous nous plongeons dans les détails de vos opérations. Votre représentant du service clientèle entamera des discussions détaillées sur l'agencement physique de vos installations, les processus, les machines, les équipements, la pile technologique et le personnel impliqué.

Bien que nous fassions cela par le biais d'appels vidéo, nous faisons de notre mieux pour nous faire une idée de votre atelier physique et des performances de vos opérations. À distance, nous pouvons travailler à partir de cartes de processus, de schémas d'implantation d'usine, de plans d'étage et d'autres ressources pour en apprendre le plus possible. Souvent, nous demandons à un client de nous fournir des photos et des vidéos, de nous guider à travers ses processus actuels lors d'un appel vidéo et de partager des tableaux de bord contenant des informations sur les performances existantes. Au cours de cette phase, nous faisons de notre mieux pour connaître le flux et la disposition des produits, les activités réalisées par des travailleurs spécifiques et leur lien avec les problèmes de performance ou les opportunités.

Ensuite, nous passons au processus de création de l'application. Selon la complexité du cas d'utilisation ou du processus, cela peut impliquer plusieurs sessions de formation numérique avec les représentants de votre équipe client. Vous travaillerez ensuite à la création de vos applications ou à l'élaboration des applications initiales créées par notre équipe, selon ce que nous aurons décidé lors du cadrage.

Il est important de noter que tous les détails du déploiement sont réglés à ce stade. Nous travaillerons avec vous pour résoudre tous les problèmes techniques, tels que le matériel, les connexions et les dispositifs. Nous commencerons également les activités de formation et de gestion du changement décrites lors de la phase de cadrage.

Déploiement, test, itération

À ce stade, tout devrait être prêt à fonctionner. Les applications devraient être construites, les opérations connectées et l'équipe prête à utiliser Tulip.

Pour maximiser le succès du déploiement, nous suivons la méthode agile (si vous n'êtes pas familier, vous pouvez en savoir plus sur la méthode agile ici). En bref, la méthode agile donne la priorité aux "sprints" courts, d'une à deux semaines, plutôt qu'aux cycles de développement longs et linéaires. L'objectif d'agile est d'apprendre plus en faisant plus et donc de faire plus de progrès à long terme. En outre, ces sprints vous donnent l'occasion de vérifier avec votre équipe si les applications répondent à vos objectifs. L'application est-elle intuitive pour l'utilisateur final ? Les superviseurs et la direction ont-ils accès aux données dont ils ont besoin ? Vos réponses à ces questions peuvent influencer les itérations ultérieures.

Notre objectif est de mettre l'application entre les mains des utilisateurs dès le premier sprint. Cela nous permet d'obtenir un retour d'information sur le développement et l'utilisation de l'application, que nous intégrons ensuite à la cartographie des processus et du parcours de l'utilisateur élaborée plus tôt dans notre collaboration.

En ce qui concerne les déploiements à distance, nous travaillons avec votre équipe pour fixer des objectifs de sprint clairs. À la fin de chaque sprint (généralement hebdomadaire ou toutes les deux semaines), nous faisons le point et proposons des ajustements si nécessaire.

Avant et pendant cette phase, nous continuerons à vérifier toutes les catégories de déploiement, y compris la connectivité, la disponibilité du matériel, la conception des applications, les bases de données et les connecteurs.

Renforcement des capacités pour un déploiement plus large

À ce stade, Tulip est plus ou moins "déployé". Après plusieurs cycles de tests et d'itérations, vos applications devraient être adaptées à la production. Les éléments techniques et culturels devraient également être réglés. Si des problèmes surviennent, notre personnel de support est expert dans la résolution des problèmes techniques à distance.

À ce stade, nous travaillerons avec vous pour entamer la phase suivante du projet. Il peut s'agir de renforcer les capacités internes de votre équipe ou de votre entreprise, par exemple en formant des utilisateurs expérimentés sur plusieurs sites, qui pourront ensuite former leurs collègues. C'est également à ce moment que nous commençons à vous aider à identifier de nouveaux cas d'utilisation ou à concevoir un plan de mise en œuvre pour des cas d'utilisation déjà identifiés.