Double H

"Ces derniers mois ont été passionnants..." Andy Burton rit de sa propre litote.

Lorsque la pandémie de COVID-19 a frappé le Royaume-Uni en mars, le grossiste en plantes d'intérieur Double H Nurseries a vu la demande de ses produits disparaître du jour au lendemain. Les orchidées, cependant, ne sont pas comme les autres Produits industriels. Il leur faut un an pour pousser et si elles restent trop longtemps dans un entrepôt, elles se gâtent.

Burton, directeur des opérations à l'adresse Double H, s'est donc retrouvé dans une situation délicate. S'il ne parvenait pas à vendre ses stocks, il se résignerait à les perdre.

En faisant preuve de rapidité d'esprit et d'ingéniosité, Burton et son équipe sont parvenus à créer une nouvelle branche d'activité. En moins de quatre semaines, ils ont complété leur modèle B2B de base par un nouveau canal B2C. Ils ont trouvé des moyens de numériser leurs processus afin de réduire les tâches administratives et de créer un système durable et évolutif.

Les équipes opérationnelles qui cherchent à renforcer leur résilience numérique peuvent s'inspirer de la façon dont Double H a réagi à une crise.

Le défi

Des ventes record à la disparition de la demande en une semaine

Au cours des 60 dernières années, l'entreprise familiale Double H est devenue le plus grand fournisseur de plantes d'intérieur du Royaume-Uni. Vendant à des supermarchés et à d'autres vendeurs dans tout le Royaume-Uni, Double H a plus d'un million et demi d'orchidées en production à tout moment.

Double H conserve la plupart de ses activités en interne. Cela signifie qu'en plus de cultiver et d'élever des plantes, elle conçoit des produits, suit les tendances et les modes, emballe et expédie ses produits.

L'année 2020 a commencé sous les meilleurs auspices pour Double H. Au cours des premières semaines de mars, Double H a battu son record de ventes sur une semaine, les détaillants se préparant à la fête des mères (en mars au Royaume-Uni). "Nous avons vendu plus de 300 000 orchidées ce week-end-là", a déclaré M. Burton.

Quelques jours après avoir battu leur record de ventes, les Britanniques ont annoncé des fermetures massives. Les supermarchés ont déplacé leurs stocks de cadeaux vers les articles de papeterie et les fleurs. Les habitudes d'achat ont changé. Bref, le plancher s'est effondré.

Plutôt que d'accepter leur sort, Double H a cherché des opportunités.

La solution

Du B2B au B2C - les difficultés de croissance

Burton et son équipe ont décidé que la meilleure façon d'écouler leur stock existant serait de créer une boutique en ligne.

Ils ont agi rapidement. En cinq jours, ils ont mis en place une vitrine de commerce électronique avec Shopify. Les commandes ont suivi presque immédiatement.
"Nous ne savions pas comment nous allions honorer les commandes. Mais nous savions que nous devions essayer", a déclaré M. Burton à propos de leurs premières expériences de vente directe aux consommateurs. Les commandes affluaient. En fait, nous emballions les plantes et les conduisions dans nos voitures jusqu'aux lieux d'expédition.

Bien que l'équipe ait été stimulée par le succès de son nouveau processus, le travail manuel associé l'a rapidement rattrapée. Burton se souvient de l'attitude qui régnait dans ses locaux : "Les deux premiers jours, nous nous sommes dit : 'Oui, d'accord, nous pouvons le faire'".

La demande a ensuite augmenté.

Le premier jour, Double H a vendu 20 boîtes. Le sixième jour, ils en ont vendu 600. Les médias locaux ont alors repris leur histoire et les commandes ont afflué. "Tout d'un coup, nous nous sommes retrouvés en difficulté". Rapidement, le nouveau canal a enregistré 3500 commandes par jour. Pour Burton et son équipe, le traitement de chaque commande était un véritable défi. "Il y avait des fichiers .CSV partout.

Burton et son équipe sont arrivés à un point d'inflexion. Soit ils trouvaient un moyen de réduire la charge administrative de leur nouveau canal, soit ils laissaient passer l'occasion qu'ils s'étaient créée.

Numérisation d'un processus de commande de bout en bout

Les frictions rencontrées par Double H dans son nouveau processus de commande provenaient du travail administratif manuel que nécessitait chaque commande.

Pour chaque commande, ils devaient extraire les informations pertinentes de Shopify, créer des étiquettes d'expédition et des bordereaux d'emballage. Ils emballaient les commandes dans l'ordre chronologique parce qu'ils n'avaient pas suffisamment de visibilité pour optimiser le tri de la préparation des commandes. Il s'ensuivait des inefficacités au niveau de la planification.

"Avec l'ancien système, nous donnions aux opérateurs une liasse d'étiquettes d'expédition dans une main et une pile de bordereaux d'expédition dans l'autre en espérant qu'elles correspondent", se souvient M. Burton à propos de leurs processus initiaux, "Selon la façon dont le CSV était trié, elles pouvaient se trouver dans des ordres totalement différents".

Burton et son équipe ont donc cherché un moyen de numériser ce processus.

Les premières recherches n'ont rien donné. "Nous n'avons rien trouvé qui corresponde aux besoins sans dépenser des dizaines de milliers d'euros.

Burton a pris contact avec un vieil ami à Tulip, et a commencé un essai gratuit pour voir si la plate-forme d'application basée sur le nuage pouvait répondre à leurs besoins.

En l'espace de deux semaines, Burton et son équipe ont déployé un ensemble d'applications qui ont éliminé le travail administratif et permis aux données de circuler de manière transparente entre les différents systèmes impliqués dans leur processus de commande.

Voici comment cela fonctionne.

Lorsqu'une commande est passée via Shopify, les données sont directement transférées sur Tulip. Les superviseurs disposent d'un terminal où ils peuvent sélectionner les commandes qu'ils doivent traiter et programmer leur traitement par les membres de l'équipe.

À ce stade, les commandes sont filtrées et triées en lots, et les opérateurs procèdent à l'emballage en fonction d'une liste de prélèvement fraîchement générée. Les opérateurs interagissent avec un écran unique qui regroupe toutes les informations dont ils ont besoin pour traiter une commande. "Maintenant, Tulip se contente de les trier pour nous... Il n'y a plus de paperasse qui traîne".

À partir du même écran d'application, l'opérateur peut imprimer des étiquettes pour chaque commande, Tulip récupérant les informations d'expédition de FedEx. Au cours du processus, Tulip envoie automatiquement des mises à jour de l'inventaire à SAP.

Au total, Double H a intégré Tulip à Shopify, FedEx et SAP. Ils ont également pu connecter Tulip à leurs imprimantes d'étiquettes. "Lorsqu'il s'agit d'interactions avec le matériel, nous ne savons même pas par où commencer. Avec Tulip , c'était facile". Tulip a effectivement servi de ciment entre ces systèmes disparates.

"J'ai fixé l'objectif de zéro administration", a déclaré M. Burton, "et je pense qu'il est juste de dire que nous l'avons atteint aujourd'hui".

Prochaines étapes

Double H a créé une nouvelle ligne commerciale en deux semaines. Grâce à Tulip, ils ont pu numériser le processus de bout en bout et réduire les tâches administratives fastidieuses.

Burton a déclaré que Double H est une entreprise qui donne à ses employés la possibilité d'innover. "L'innovation fait partie intégrante de notre culture. Nous encourageons les gens à résoudre des problèmes tous les jours. Si quelqu'un pense à un moyen de résoudre un problème, nous le laissons essayer".

Aujourd'hui, ils voient comment l'équipe peut utiliser les données collectées par Tulip pour créer de nouvelles efficacités.

Les données provenant de Tulip les aident à calculer les temps de cycle, ce qui leur permet de savoir où les employés perdent du temps lorsqu'ils traitent les commandes. Les intégrations leur permettent également d'avoir une meilleure vue d'ensemble des finances de l'entreprise. En remontant dans SAP le coût réel de la commande via fedex, ils disposent désormais d'un moyen clair de calculer les marges sur une commande.

En définitive, les premières expériences de numérisation des processus manuels ont ouvert de nouvelles voies pour Amélioration continue.

Conclusions

Les petites entreprises sont souvent confrontées à un dilemme lorsqu'il s'agit d'innovation numérique. Elles savent que c'est nécessaire, mais il peut être difficile de justifier les risques.

Avec Tulip, Double H a pu créer des applications et prouver la valeur de la plateforme sans dépenser un centime.

Tulip les a aidés à normaliser un nouveau processus, à l'intégrer à leurs systèmes existants et à le réaliser eux-mêmes.

Nous avons été ravis de voir ce que Burton et son équipe ont fait avec Tulip, et nous sommes impatients de voir la suite.

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