5 raisons de numériser votre liste de contrôle d'audit de processus

Une liste de contrôle d'audit de processus est une ventilation détaillée d'un processus à examiner lors des audits de routine. Elle énumère tous les domaines qui doivent faire l'objet d'un examen périodique et permet à un auditeur de consigner ses observations.

Les listes de contrôle d'audit ne sont toutefois pas parfaites. Ces formulaires papier prennent beaucoup de temps à gérer, sont facilement endommagés ou égarés, et sont difficiles à compiler dans des rapports significatifs. En conséquence, de nombreuses organisations passent plus de temps à gérer leurs audits que leurs processus.

Un moyen simple de surmonter ce problème est de numériser votre liste de contrôle d'audit de processus - en remplaçant les formulaires d'audit papier par des applications numériques instrumentées.

Voici 5 raisons pour lesquelles vous devriez envisager de numériser vos listes de contrôle d'audit.

1.) Les listes de contrôle papier sont difficiles à mettre à jour

Les processus de fabrication sont dynamiques. Ils sont en constante évolution. Cela signifie qu'à chaque fois qu'une nouvelle gamme de produits est introduite ou qu'une nouvelle ligne est déployée, les listes de contrôle doivent changer.

Si vous utilisez le papier, vous pouvez vous retrouver à modifier une feuille de calcul pour ajouter ou supprimer des éléments de vérification, puis à imprimer de nouveaux formulaires et à gérer les versions.

Les listes de contrôle numériques simplifient ce processus. Chaque fois que vous devez mettre à jour un élément d'audit, il vous suffit de mettre à jour l'application. Ainsi, chaque auditeur utilise toujours la même liste de contrôle à jour.

2.) Impossibilité d'inclure des images

Vous souhaitez que vos auditeurs disposent des meilleures informations possibles. Souvent, cela implique de leur fournir des images d'États conformes à titre de référence.

Les listes de contrôle papier ont rarement de la place pour les images. (En réalité, vous pourriez mettre des images dans vos listes de contrôle papier. Mais cela perturberait le format, sans parler des problèmes que vous pourriez rencontrer avec la résolution de l'imprimante...). Les applications d'audit numérique permettent d'intégrer facilement des images, des vidéos et d'autres médias directement dans votre liste de contrôle.

Ainsi, les travailleurs de première ligne ont toujours une idée claire de ce qui constitue un succès ou un échec.

3.) Les listes de contrôle ne sont pas directement liées aux actions correctives.

C'est là que le bât blesse. Chaque fois qu'un auditeur constate une non-conformité, une action corrective est nécessaire.

Avec le papier, la mise en place de cette action corrective nécessite des couches supplémentaires de communication et de travail.

Avec les applications d'audit numérique, les non-conformités signalées peuvent être liées directement aux actions correctives associées. Un auditeur marque un échec, une action corrective apparaît sur une liste de choses à faire et une notification est envoyée à toutes les parties concernées.

4.) Les données sont difficiles à agréger à partir du papier

Au fil du temps, les audits fournissent une vue d'ensemble d'une opération de fabrication. Ils vous permettent de savoir ce qui fonctionne bien, ce qui doit être amélioré et où se trouvent les opportunités.

Cependant, il est difficile de rassembler ces données en un seul endroit.

Si vous utilisez le papier, cela signifie saisir manuellement les données dans une feuille de calcul. Lorsque vous commencez à enregistrer les procédures correctives, la charge administrative des audits peut devenir incontrôlable.

Les applications d'audit numérique rassemblent automatiquement vos données dans un format utile. Elles vous permettent d'afficher vos données dans un format utile et visuel, avec tous les graphiques, ventilations et historiques d'audit dont vous avez besoin.

5.) Vous ne pouvez pas visualiser vos résultats en temps réel

Avec le papier, il y aura toujours un délai avant que vos données soient prêtes.

Les applications d'audit éliminent le délai entre l'observation et l'action. Elles vous donnent une image en temps réel de vos opérations et accélèrent les actions nécessaires.

En fin de compte, se débarrasser du papier est l'un des moyens les plus faciles de faire une différence dans vos opérations.

Les audits sont un excellent point de départ.

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