Double H

"Es waren ein paar aufregende Monate..." Andy Burton lachte über sein eigenes Understatement.

Als die COVID-19-Pandemie im März das Vereinigte Königreich heimsuchte, sah der Zimmerpflanzengroßhändler Double H Nurseries die Nachfrage nach seinen Produkten über Nacht schwinden. Orchideen sind jedoch nicht wie andere industrielle Produkte. Sie brauchen ein Jahr, um zu wachsen, und wenn sie zu lange in einem Lagerhaus stehen, verderben sie.

Burton, der Betriebsleiter von Double H, befand sich also in einer schwierigen Lage. Wenn er sein Inventar nicht verkaufen könnte, würde er sich damit abfinden, es zu verlieren.

Mit schnellem Denken und Einfallsreichtum gelang es Burton und seinem Team, einen neuen Geschäftszweig zu gründen. In weniger als vier Wochen ergänzten sie ihr zentrales B2B-Modell durch einen neuen B2C-Kanal. Sie fanden Wege, ihre Prozesse zu digitalisieren, um den Verwaltungsaufwand zu reduzieren und ein nachhaltiges, skalierbares System zu schaffen.

Betriebsteams, die digitale Widerstandsfähigkeit aufbauen wollen, können etwas davon lernen, wie Double H auf eine Krise reagiert hat.

Die Herausforderung

Von rekordverdächtigen Verkaufszahlen zu schwindender Nachfrage in einer einzigen Woche

In den letzten 60 Jahren hat sich das Familienunternehmen Double H zum größten Anbieter von Zimmerpflanzen in Großbritannien entwickelt. Double H verkauft an Supermärkte und andere Händler in ganz Großbritannien und hat zu jeder Zeit mehr als anderthalb Millionen Orchideen in Produktion.

Double H hält den größten Teil seines Betriebs im Haus. Das bedeutet, dass sie nicht nur Pflanzen anbauen und züchten, sondern auch Produkte entwerfen, Trends und Moden verfolgen, ihre Produkte verpacken und versenden.

Das Jahr 2020 begann für Double H sehr vielversprechend. In den ersten Märzwochen brach Double H seinen Rekord für den Verkauf in einer einzigen Woche, als sich die Einzelhändler auf den Muttertag (im März in Großbritannien) vorbereiteten. "Wir haben an diesem Wochenende mehr als 300 Tausend Orchideen verkauft", so Burton.

Nur wenige Tage nach dem Verkaufsrekord kündigten die Briten jedoch weitreichende Schließungen an. Die Supermärkte verlagerten ihre Bestände von Geschenken auf Papierwaren und Blumen. Das Einkaufsverhalten änderte sich. Kurz gesagt, der Boden war weg.

Anstatt ihr Schicksal zu akzeptieren, suchte Double H nach Möglichkeiten.

Die Lösung

Von B2B zu B2C - Wachstumsschmerzen

Burton und sein Team beschlossen, dass der beste Weg, den vorhandenen Bestand zu vermarkten, die Einrichtung eines Online-Shops sein würde.

Sie handelten schnell. Innerhalb von fünf Tagen richteten sie mit Shopify ein eCommerce-Schaufenster ein. Die Bestellungen folgten fast sofort.
"Wir wussten nicht, wie wir die Bestellungen erfüllen sollten. Aber wir wussten, dass wir es versuchen mussten", so Burton über ihre ersten Versuche, direkt an die Verbraucher zu verkaufen. Wir verpackten die Pflanzen und fuhren sie in unseren Autos zu den Versandstellen."

Der Erfolg des neuen Verfahrens gab dem Team zwar Auftrieb, aber die damit verbundene manuelle Arbeit holte sie schnell ein. Burton erinnert sich an die Einstellung in ihren Einrichtungen: "In den ersten Tagen dachten wir: 'Ja, okay, wir schaffen das.'"

Dann stieg die Nachfrage.

Am ersten Tag verkaufte Double H 20 Schachteln. Am 6. Tag waren es bereits 600. Dann griffen lokale Nachrichtenagenturen die Geschichte auf und die Bestellungen strömten herein. "Plötzlich hatten wir ein bisschen Ärger." Bald waren es bis zu 3500 Bestellungen pro Tag über den neuen Kanal. Für Burton und sein Team war es ein echter Kampf, jede Bestellung zu bearbeiten. "Überall lagen CSV-Dateien herum."

Burton und sein Team waren an einem Wendepunkt angelangt. Entweder sie finden einen Weg, den Verwaltungsaufwand für ihren neuen Kanal zu reduzieren, oder sie verpassen die Chance, die sie sich selbst geschaffen haben.

Digitalisierung eines Bestellvorgangs von Anfang bis Ende

Die Reibung, die Double H in ihrem neuen Bestellprozess erlebte, kam von der manuellen Verwaltungsarbeit, die jede Bestellung erforderte.

Für jede Bestellung mussten sie die relevanten Informationen aus Shopify abrufen, Versandetiketten und Lieferscheine erstellen. Sie verpackten die Bestellungen in chronologischer Reihenfolge, weil es nicht genug Transparenz gab, um die Sortierung der Kommissionierung zu optimieren. Dies führte zu Ineffizienzen bei der Terminplanung.

"Im alten System gaben wir den Mitarbeitern ein Bündel Versandetiketten in die eine und einen Stapel Packzettel in die andere Hand und hofften, dass sie übereinstimmen würden", erinnert sich Burton an die anfänglichen Prozesse, "Je nachdem, wie die CSV sortiert war, konnten sie in völlig unterschiedlichen Reihenfolgen stehen.

Also suchten Burton und sein Team nach einer Möglichkeit, diesen Prozess zu digitalisieren.

Die anfängliche Suche brachte nichts zutage. "Wir haben nichts gefunden, was für unseren Zweck geeignet war, ohne Zehntausende von Pfund auszugeben."

Burton setzte sich mit einem alten Freund bei Tulip in Verbindung und begann mit einer kostenlosen Testversion, um herauszufinden, ob die Cloud-basierte Anwendungsplattform ihren Anforderungen entsprechen könnte.

Innerhalb von zwei Wochen hatten Burton und sein Team eine Reihe von Anwendungen eingeführt, die Verwaltungsarbeit überflüssig machten und einen nahtlosen Datenfluss zwischen den verschiedenen Systemen ermöglichten, die am Bestellprozess beteiligt waren.

Und so funktioniert es.

Wenn eine Bestellung über Shopify eingeht, werden die Daten direkt in Tulip übernommen. Vorgesetzte haben ein Terminal, an dem sie auswählen können, welche Bestellungen sie bearbeiten müssen, und sie an die Mitglieder des Teams verteilen können.

An diesem Punkt werden die Bestellungen gefiltert und in Chargen sortiert, und die Mitarbeiter verpacken die Ware entsprechend einer frisch erstellten Kommissionierliste. Die Bediener arbeiten mit einem einzigen Bildschirm, der alle Informationen zusammenfasst, die sie für die Bearbeitung einer Bestellung benötigen. "Jetzt sortiert Tulip sie einfach für uns... Es gibt keinen Papierkram mehr."

Von demselben Anwendungsbildschirm aus kann der Bediener Etiketten für jede Bestellung drucken, wobei Tulip die Versandinformationen von FedEx abruft. Während des Prozesses sendet Tulip automatisch Bestandsaktualisierungen an SAP.

Alles in allem hat Double H Tulip mit Shopify, FedEx und SAP integriert. Sie waren auch in der Lage, Tulip mit ihren Etikettendruckern zu verbinden. "Wenn es um die Interaktion mit Hardware ging, wussten wir nicht einmal, wo wir anfangen sollten. Mit Tulip war das ganz einfach." Tulip fungierte als Bindeglied zwischen diesen unterschiedlichen Systemen.

"Ich habe mir das Ziel gesetzt, keine Verwaltung zu haben", sagte Burton, "und ich denke, man kann mit Fug und Recht behaupten, dass wir das jetzt erreicht haben."

Was kommt als Nächstes?

Double H hat innerhalb von zwei Wochen einen neuen Geschäftszweig aufgebaut. Mit Tulip waren sie in der Lage, den Prozess von Anfang bis Ende zu digitalisieren und zeitraubende Verwaltungsarbeit zu reduzieren.

Burton erklärte, dass Double H ein Unternehmen ist, das seinen Mitarbeitern Raum für Innovationen gibt. "Innovation ist ein wichtiger Teil unserer Kultur. Wir ermutigen unsere Mitarbeiter jeden Tag, Probleme zu lösen. Wenn jemandem ein Weg einfällt, ein Problem zu lösen, lassen wir ihn es versuchen."

Jetzt sehen sie, wie das Team die von Tulip gesammelten Daten nutzen kann, um neue Effizienzgewinne zu erzielen.

Die Daten von Tulip helfen ihnen bei der Berechnung der Zykluszeiten und geben ihnen ein Gefühl dafür, wo die Mitarbeiter bei der Bearbeitung von Bestellungen Zeit verlieren. Durch die Integrationen erhalten sie auch ein besseres Bild von den Finanzen des Unternehmens. Indem sie die tatsächlichen Auftragskosten über Fedex zurück in SAP ziehen, haben sie jetzt eine klare Möglichkeit, die Gewinnspannen für einen Auftrag zu berechnen.

Letztlich haben die ersten Versuche, manuelle Prozesse zu digitalisieren, neue Wege für kontinuierlicher Verbesserungsprozess eröffnet.

Schlussfolgerungen

Kleinere Unternehmen stehen oft vor einem Dilemma, wenn es um digitale Innovation geht. Sie wissen, dass sie notwendig sind, aber es kann schwierig sein, die Risiken zu rechtfertigen.

Mit Tulip war Double H in der Lage, Anwendungen zu erstellen und den Wert der Plattform zu beweisen, ohne einen Cent auszugeben.

Tulip half ihnen, einen neuen Prozess zu standardisieren, in ihre bestehenden Systeme zu integrieren und alles selbst zu erledigen.

Wir sind begeistert von dem, was Burton und sein Team mit Tulip gemacht haben, und wir sind gespannt, was als nächstes kommt.

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