Kaizen-Veranstaltungen: Ein kompletter Leitfaden für die Planung und Durchführung eines Kaizen-Blitzes

Kaizen-Events, auch Kaizen-Blitzes genannt, sind Veranstaltungen von kurzer Dauer, in der Regel in Form eines einwöchigen Workshops, bei dem ein Moderator ein Team bei der Verbesserung eines Bereichs mit einem bestimmten Ziel anleitet.

Während einer Kaizen-Veranstaltung leitet der Moderator das Team (das in der Regel aus Mitarbeitern besteht, die in dem Bereich arbeiten, in dem die Veranstaltung durchgeführt wird) bei der Standardisierung und Dokumentation von Prozessen und der Identifizierung, Umsetzung und Dokumentation von Verbesserungen in diesem Bereich. Nach der Veranstaltung werden die Verbesserungsmöglichkeiten auf der Grundlage der Bedürfnisse des Unternehmens nach Prioritäten geordnet.

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"Kaizen" ist die Philosophie von kontinuierlicher Verbesserungsprozess. Aus dem Japanischen übersetzt bedeutet das Wort "Kaizen" soviel wie "etwas zum Besseren verändern". Es wurde ursprünglich von japanischen Unternehmen nach dem Zweiten Weltkrieg verwendet, beeinflusst von Lehren aus der amerikanischen Wirtschaft und Qualitätsmanagement und wurde vom Toyota Produktionssystem (auch bekannt als TPS) übernommen, bei dem die Mitarbeiter bekanntlich angehalten werden, wenn eine Anomalie auftritt (bekannt als Jidoka) und zusammen mit ihren Vorgesetzten eine Verbesserung vorschlagen.

Kaizen wird als Werkzeug eingesetzt in lean manufacturing mit dem Ziel, Verschwendung zu beseitigen, indem standardisierte Prozesse, Ausrüstung und andere Verfahren zur Durchführung der täglichen Produktion kontinuierlich verbessert werden. Die wichtigste Voraussetzung ist, dass die bestehenden Verfahren standardisiert und dokumentiert werden, damit Verbesserungen objektiv bewertet werden können.

Kaizen wird zwar in erster Linie mit der Produktion in Verbindung gebracht, aber es wird in allen Bereichen eines Unternehmens praktiziert und wurde auch von anderen Branchen wie dem Gesundheitswesen, dem Finanzwesen, der Psychotherapie, dem Life-Coaching, der Regierung und dem Bankwesen übernommen.

Über die Verbesserung der Arbeitsabläufe hinaus ist Kaizen ein fortlaufender Prozess, der eine Kultur des Erkennens und der Korrektur von Ineffizienzen fördert und bei den Mitarbeitern ein Gefühl der Eigenverantwortung entstehen lässt. Es hat auch den Vorteil, dass es Verschwendungen im Prozess beseitigt, indem es nicht wertschöpfende Aktivitäten auf ein Minimum reduziert.

Während die Prinzipien von Kaizen von allen Mitgliedern einer Organisation kontinuierlich praktiziert werden sollten, können geplante Kaizen-Veranstaltungen notwendig sein, um größere Probleme anzugehen. Außerdem ist es wichtig, eine Kultur zu pflegen, die Probleme an der Wurzel zu packen, bevor sie größer werden.

Gründe für eine Kaizen-Veranstaltung sind unter anderem:

- Lösung eines dringenden Problems, das das Unternehmen gefährdet und schnell angegangen werden muss
- Erreichen eines strategischen Ziels, das sich auf die KPIs auswirkt
- Identifizieren und Lösen der Grundursache von Problemen, die verhindern, dass die täglichen Verbesserungszyklen Ergebnisse erzielen
- Lösen von funktionsübergreifenden Herausforderungen, wie z.B. die Verbesserung der Übergabe von Arbeit zwischen Teams, einschließlich vor- und nachgelagerter Ereignisse in einem Produktionswertstrom.
- Aufrechterhaltung der Praxis von kontinuierlicher Verbesserungsprozess in Ihrem Unternehmen, vor allem, wenn Sie schon länger kein Kaizen-Ereignis mehr hatten
- Einführung neuer Teammitglieder in die kontinuierlicher Verbesserungsprozess Techniken

Neben den primären Vorteilen, die sich aus der Verbesserung Ihrer Standardarbeitsprozesse ergeben, kann die Durchführung eines Kaizen-Events Problemlösungs-, Kooperations- und Kommunikationsfähigkeiten fördern und den Mitarbeitern die Möglichkeit geben, Führungsqualitäten unter Beweis zu stellen. Wenn Sie Ihre Teammitglieder dazu anregen, Probleme zu erkennen und Verbesserungen in ihren Arbeitsbereichen vorzuschlagen, fördert dies das Gefühl der Eigenverantwortung für ihre Arbeit, was die allgemeine Motivation, Moral und Produktivität verbessern kann. Schließlich ist die Durchführung einer Kaizen-Veranstaltung eine Möglichkeit, eine solide Kultur von kontinuierlicher Verbesserungsprozess in Ihrem Unternehmen zu stärken, denn der beste Weg, die Prinzipien, die Sie in Ihrem Unternehmen umsetzen wollen, aufrechtzuerhalten, ist, sie in die Praxis umzusetzen.

Die Zeit, die Sie in die Planung Ihrer Kaizen-Veranstaltung investieren, ist entscheidend für den Erfolg der Veranstaltung; tatsächlich ist die richtige Planung der Veranstaltung genauso wichtig wie die Veranstaltung selbst. Richten Sie Ihre Veranstaltung auf Erfolg aus, indem Sie die Ziele und den Umfang der Veranstaltung klar definieren und ein Team zusammenstellen, das wichtige Erkenntnisse in die Veranstaltung einbringt. Hier sind einige wichtige Schritte zur Planung Ihrer Kaizen-Veranstaltung:

Ernennen Sie einen qualifizierten Vermittler

Der Moderator sollte in Lean-Techniken und -Philosophien geschult und in der Lage sein, Ihrem Team zu helfen, auf Kurs zu bleiben und es zu motivieren; der Moderator sollte jemand sein, der mit Leidenschaft positive Veränderungen herbeiführt. Sie können einen Berater für diese Aufgabe engagieren oder einen Teamleiter aus Ihrem Unternehmen schulen. Ein fähiger Moderator ist der Schlüssel zum Erfolg Ihrer Kaizen-Veranstaltung.

Stellen Sie sicher, dass die Führung engagiert ist

Vergewissern Sie sich, dass Ihr Unternehmen die Bedeutung des Kaizen-Events für den Gewinn Ihres Unternehmens versteht. Für den Erfolg Ihrer Kaizen-Initiativen ist es von entscheidender Bedeutung, dass sich die Führungskräfte Ihres Unternehmens für die Aufrechterhaltung einer Kultur des kontinuierlicher Verbesserungsprozess engagieren, denn sie geben den Ton für den Rest des Unternehmens an.

Legen Sie den Umfang und die Grenzen des Ereignisses fest

Legen Sie den Umfang des Kaizen-Events klar fest. Das Hauptaugenmerk der Veranstaltung sollte auf einem Bereich oder Prozess liegen, bei dem festgestellt wurde, dass Ineffizienz den Wert für den Kunden verringert. Der Fokus kann durch die Analyse von KPIs, Grundursachen und anderen Lean-Kennzahlen eingegrenzt werden. Denken Sie daran, dass das Endziel darin besteht, kontinuierlicher Verbesserungsprozess zu fördern und Verschwendung zu reduzieren.

Stellen Sie das Team zusammen

Während am alltäglichen Kaizen alle Mitglieder Ihres Unternehmens beteiligt sein sollten (von den Mitarbeitern in der Produktion bis hin zu den oberen Führungsebenen), bestehen Kaizen-Event-Teams in der Regel aus 6-10 Personen und sollten strategisch ausgewählt werden. Beachten Sie bei der Auswahl der Teammitglieder die folgenden Punkte:

• Mindestens die Hälfte des Teams sollte aus Personen bestehen, die regelmäßig die Arbeit verrichten, die durch das Kaizen-Event verbessert werden soll.
• Begrenzen Sie die Anzahl der Manager/Unternehmensleiter im Team.
• Wählen Sie Teammitglieder aus einem breiten Spektrum relevanter Abteilungen, die alle mit dem zu verbessernden Prozess zu tun haben.
• Beziehen Sie Menschen mit ein, die einen Beitrag zum Gebiet leisten
• Menschen einbeziehen, die Ausgaben aus dem Gebiet erhalten
• Beziehen Sie Fachexperten ein, die über besondere Kenntnisse des Prozesses verfügen. - Beziehen Sie jemanden ein, der nicht direkt in den Prozess involviert ist, um eine Außenperspektive einzunehmen.

Definieren Sie Erfolg

Es ist unerlässlich, dass Sie den Erfolg Ihrer Kaizen-Veranstaltung und anderer kontinuierlicher Verbesserungsprozess Bemühungen objektiv messen können. Identifizieren Sie Messgrößen, die Verbesserungen quantifizieren. Dazu können Kennzahlen zu Qualität, Kosten, Ressourcennutzung, Kundenzufriedenheit, Raumnutzung, Mitarbeitereffizienz und andere KPIs gehören. Legen Sie Benchmarks für Verbesserungen fest, indem Sie Ihre aktuelle Leistung messen.

Ausbildung anbieten

Kommunizieren Sie die Erwartungen an den Moderator und die Teammitglieder.

Skizzieren Sie den Zeitplan der Veranstaltung

Erstellen Sie einen groben Zeitplan, in dem Sie angeben, was Sie mit dem Kaizen-Event erreichen möchten. Legen Sie Meilensteine für jeden Tag der Veranstaltung fest.

Hier ist ein typischer Entwurf für ein einwöchiges Kaizen-Event:

Tag 1: Definieren Sie Ihre Ziele für die Veranstaltung. Erfassen und messen Sie den aktuellen Zustand des Prozesses und identifizieren Sie Verschwendungen. Entscheiden Sie sich für die gewünschten Ergebnisse.

Tag 2: Betrachten Sie die Ursachen der Verschwendung und identifizieren Sie mögliche Lösungen. Erzielen Sie einen Konsens über umzusetzende Verbesserungen. Dokumentieren Sie die für die Umsetzung der Verbesserungen benötigten Ressourcen.

Tag 3: Implementieren Sie die Verbesserungen.

Tag 4: Testen Sie die Verbesserungen. Messen Sie die Ergebnisse der vorgenommenen Verbesserungen und nehmen Sie die notwendigen Anpassungen vor. Standardisieren und dokumentieren Sie die neuen Verfahren.

Tag 5: Schulen Sie Ihre Mitarbeiter in den neuen Standardarbeitsverfahren. Kommunizieren Sie die Änderungen in der Organisation. Erkennen Sie die Teammitglieder an, die zum Erfolg beigetragen haben, und belohnen Sie sie.

Die Messung der Auswirkungen Ihrer Kaizen-Veranstaltung ist entscheidend für den Erfolg zukünftiger Kaizen-Bemühungen. Um die Verbesserungen, die sich aus Ihrem Kaizen-Event ergeben, genau zu messen, müssen Sie sicherstellen, dass Sie vor, während und nach dem Kaizen-Event über vollständige und genaue Daten über Ihre Abläufe verfügen. Die Digitalisierung Ihrer Arbeitsabläufe mit Hilfe einer Fertigungssoftware wie Tulip ist eine gute Möglichkeit, um Einblick in Ihre Arbeitsabläufe zu erhalten. Tulip sammelt Daten von Ihren Mitarbeitern, Maschinen und Werkzeugen, während diese ihre Aufgaben ausführen. So erhalten Sie einen genauen Überblick über Produktions- und Qualitätskennzahlen wie Produktionsrate, Fehler- und Ausschussrate sowie Fehlerursachen und Prozesszeiten wie Prozess- und Schrittzykluszeiten. Mit diesen Daten in der Hand können Sie mit Hilfe der Echtzeit-Analysetools vonTulip Analysen über die Auswirkungen Ihres kontinuierlicher Verbesserungsprozess im Laufe der Zeit durchführen.

Wie immer hört Kaizen nicht auf, wenn Sie Ihr Kaizen-Ereignis erfolgreich abgeschlossen haben. Sie sollten dieses Kaizen-Ereignis als Teil einer fortlaufenden Reihe von Bemühungen und Verbesserungen betrachten. Der Aufbau einer kontinuierlicher Verbesserungsprozess Mentalität in Ihrer Unternehmenskultur erfordert tägliche Übung, und mit der Zeit werden Sie eine Steigerung der Effizienz, Produktivität und Qualität Ihrer Abläufe feststellen.

Weitere Ressourcen, die Ihnen helfen, kontinuierlicher Verbesserungsprozess in Ihrer Fabrik zu erreichen, finden Sie in unserem Ultimativen Leitfaden für Kaizen.