Carnets de bord numériques : Suivez votre équipement en temps réel avec Logbook Apps

Les carnets de bord numériques permettent de consulter facilement les enregistrements des tâches effectuées sans avoir recours à des feuilles de papier et à des calculs inutiles. Les applications sans code de la bibliothèqueTulip simplifient les carnets de bord. Avec nos applications Logbooks prêtes à l'emploi, combinez les journaux d'équipement avec des flux de travail guidés, des signatures électroniques et des enregistrements d'historique faciles à utiliser. Minimisez le fardeau d'une activité axée sur la conformité et transformez les carnets de bord en sources d'informations précieuses.

L'Equipment Logbook App Suite est le système modulaire de Tulip, sans code, qui permet de numériser les enregistrements des équipements sans la rigidité d'un logiciel traditionnel ou les maux de tête des carnets de bord papier.

Il s'agit d'un ensemble d'outils conçus pour les opérations réglementées. Vous pouvez l'utiliser pour suivre l'utilisation des équipements, enregistrer les contrôles d'étalonnage, documenter la maintenance ou gérer les activités de validation, le tout dans une structure cohérente qui permet de conserver des données précises et prêtes à être examinées.

Chaque application fonctionne indépendamment ou dans le cadre d'un flux de travail connecté. Vous pouvez commencer modestement, par exemple en enregistrant l'utilisation quotidienne, et développer à partir de là des alertes d'étalonnage ou des approbations électroniques pour les validations lorsque cela s'avère utile pour votre équipe.

Comme il fonctionne sur Tulip, vous pouvez l'adapter à votre propre processus. La logique, les champs et les flux de travail sont entièrement ajustables sans avoir à écrire de code. Vous avez besoin d'ajouter des signatures électroniques, d'établir un lien avec les procédures opérationnelles standard ou d'extraire les données directement à partir d'une machine ? C'est possible. La suite s'adapte au fonctionnement réel de votre entreprise, de sorte que vous n'avez pas à modifier votre processus pour l'adapter au système.

Dans le secteur manufacturier réglementé, les registres papier ne sont pas seulement démodés, ils sont aussi une source de responsabilité. Une signature manquante, un horodatage effacé ou une note rédigée dans le désordre peuvent déclencher une déviation, retarder la libération d'un lot ou attirer l'attention lors d'un audit.

Les systèmes papier favorisent le genre d'erreurs que vous ne pouvez pas vous permettre. Des entrées sont omises ou complétées après coup. L'utilisation des équipements dépend de qui se souvient de quoi. Les dossiers sont éparpillés dans des classeurs et des blocs-notes, de sorte que les examens s'éternisent et que des lacunes apparaissent. Et lorsque votre conformité dépend de la possibilité de prouver exactement ce qui s'est passé, ces lacunes se transforment en risques.

Les autorités réglementaires ont clairement exprimé leurs attentes. Que vous travailliez sous la surveillance de FDA, de l'EMA ou des BPF, la documentation doit être opportune, complète et traçable. Les données doivent être attribuables et inaltérables, ce qui est difficile à garantir avec un stylo.

Les carnets de route numériques sont conçus pour éviter ces problèmes. Chaque entrée est automatiquement horodatée. Toute modification est enregistrée avec une traçabilité complète. Rien ne se perd entre les opérateurs ou les équipes. Vous pouvez démontrer votre conformité sans vous précipiter et repérer les problèmes avant qu'ils ne prennent de l'ampleur.

Cette évolution se résume à une chose : l'intégrité des données. Dans les environnements réglementés, il ne suffit pas d'avoir des dossiers. Ils doivent être fiables, exacts et consultables à tout moment. C'est l'objectif des principes ALCOA, qui signifient Attribuable, Lisible, Contemporain, Original et Précis. Les carnets de bord numériques permettent de respecter ces normes de manière cohérente, non seulement les bons jours, mais tous les jours.

Les logbooks App Suite comprend une application de gestion des équipements et une application de gestion des carnets de bord qui permettent aux ingénieurs d'ajouter, de modifier ou de désactiver facilement des équipements. Des équipements spécifiques peuvent se voir attribuer des contrôles obligatoires ou des instructions à suivre par les utilisateurs finaux lors d'une inspection ou d'un nettoyage.

L'application Journal de bord de l'équipement guide les utilisateurs finaux tout au long du processus d'ajout d'entrées dans le journal, de mise à jour de l'état de l'équipement et de signalement des écarts. Cette application peut être configurée avec des fichiers multimédias pour guider les utilisateurs finaux dans le signalement des informations exactes dont ils ont besoin. Vous pouvez facilement ajouter des exigences telles que des captures de photos ou des descriptions dans l'application.

Avec Tulip, il est facile d'ajouter des signatures électroniques aux applications. Exigez des utilisateurs finaux ou des utilisateurs autorisés spécifiques qu'ils signent un journal avant de continuer. Apps enregistrent un historique des signatures électroniques avec des détails sur l'opérateur spécifique et des horodatages pour une validation automatique des données.

Les capacités natives d'enregistrement de l'historique de Tulipfacilitent la navigation et le filtrage des données enregistrées pour trouver exactement l'information dont vous avez besoin quand vous en avez besoin. Révisez les entrées du carnet de bord et visualisez les progrès avec des tableaux de bord en temps réel dans l'application Equipment Logbook Review. Éliminez le besoin de papier et obtenez un contexte dans les journaux avec les détails de l'application et de l'opérateur. En savoir plus sur les fonctionnalités GxP et de conformité de Tulip→

Avec Logbooks apps, il est facile de commencer à gérer des carnets de bord numériques et de réduire le besoin d'enregistrements papier inutiles.

Le passage du papier au carnet de bord numérique ne se limite pas à un simple changement de format. Il élimine les frictions quotidiennes que le papier crée sur le terrain.

1) Avec un système numérique, votre équipe dispose d'une visibilité en temps réel sur l'état de l'équipement, l'historique d'utilisation et les tâches en cours au sein des équipes, des lignes et des sites. Plus besoin de courir après les classeurs ou de se demander si un enregistrement n'a pas été oublié. Tout est complet, cohérent et facile à consulter.

2) Les données de la machine et des capteurs peuvent être directement introduites dans le journal, par exemple les relevés de température, les heures de fonctionnement, les données de pression, de sorte que les opérateurs passent moins de temps à saisir des chiffres à la main et plus de temps à exécuter le processus. Ainsi, les opérateurs passent moins de temps à saisir les chiffres à la main et plus de temps à exécuter le processus.

3) La précision est importante dans les environnements GxP , où chaque enregistrement doit résister à l'inspection. Un journal de bord numérique assure la traçabilité de chaque entrée, l'horodatage de chaque signature et l'audit complet de chaque modification. Il contribue à maintenir la conformité avec le 21 CFR Part 11, l'Annexe 11 de l'UE et d'autres normes réglementaires sans ajouter de charge de travail supplémentaire.

4) Lorsque les auditeurs arrivent, vous n'avez pas besoin de sortir des dossiers ou de trier des traces écrites. Vous pouvez produire un historique complet et vérifié en quelques secondes, ce qui prouve que votre processus est sous contrôle et que vos données sont fiables.

Construire une application de carnet de bord personnalisée dans Tulip ne nécessite pas de compétences en codage, un grand déploiement informatique, ou des semaines d'installation. Vous commencez avec votre processus en déterminant ce qui doit être enregistré, qui entre les données, quand cela se produit, et pourquoi c'est important. Ensuite, vous utilisez les outils sans code de Tulippour concevoir une application qui correspond à la façon dont votre opération fonctionne réellement.

Vous pouvez faire glisser tous les éléments dont vous avez besoin : champs de saisie, listes déroulantes, listes de contrôle, minuteries ou signatures électroniques. Des règles logiques peuvent guider les opérateurs à chaque étape, imposer des vérifications avant de passer à l'étape suivante ou envoyer des alertes lorsque quelque chose n'est pas conforme. Le processus est rapide à mettre en place et facile à adapter à l'évolution de la situation pour les responsables de processus.

Une fois votre application en place, vous pouvez la relier à vos systèmes existants tels que MES, ERP ou CMMS afin que les informations telles que les données relatives à l'équipement, les ordres de travail ou l'état des pièces soient directement intégrées dans le journal de bord. Cela élimine les entrées en double et réduit le temps passé à extraire des détails d'autres plateformes. Tulip relie les points entre les systèmes, en gardant les données cohérentes et accessibles.

Les approbations et les révisions sont traitées de la même manière. Vous pouvez mettre en place des signatures de superviseurs, recueillir des signatures électroniques conformes aux exigences de la 21 CFR Part 11 et conserver une piste d'audit complète indiquant qui a effectué chaque modification et quand elle a eu lieu.

Tout cela rend la tenue de dossiers sans papier à la fois réaliste et durable, ce qui permet à vos équipes de s'y fier au quotidien sans effort supplémentaire.

De la conformité à l'Amélioration continue

De nombreux fabricants se tournent d'abord vers les carnets de bord numériques pour rester en conformité. Le véritable bénéfice vient une fois que le système est en place et que les données commencent à travailler pour vous.

Chaque journal contient des informations structurées, horodatées et révisables. Au fil du temps, ces données commencent à révéler des schémas sur lesquels vous pouvez agir, par exemple des équipements qui ont besoin d'un nettoyage supplémentaire, des étapes de maintenance qui ont tendance à déclencher des déviations ou des pointes d'utilisation qui provoquent une usure prématurée.

Au lieu de réagir après l'apparition d'un problème, votre équipe peut utiliser ces signaux pour garder une longueur d'avance. Ajustez les programmes de maintenance préventive, examinez de plus près les problèmes récurrents ou affinez les procédures standard avant que les petits problèmes ne prennent de l'ampleur. Les données qui satisfont les autorités de réglementation peuvent également contribuer à améliorer les performances sur le terrain.

Parce que les journaux de bord de Tulipfonctionnent sur une plateforme plus large, ces informations ne restent pas dans un coin. Elles peuvent alimenter votre système de Gestion de la qualité , s'intégrer dans des tableaux de bord ou se connecter à des projets d'amélioration en cours sur l'ensemble du site.

En fin de compte, il s'agit de rendre les opérations quotidiennes plus prévisibles et plus transparentes, en utilisant les informations que vous générez déjà pour améliorer le fonctionnement de l'usine.

La App Suite Tulips Equipment Logbook App vous permet de commencer là où cela vous convient le mieux. Il peut s'agir d'un simple journal pour suivre les contrôles quotidiens. Une fois qu'il fonctionne, vous pouvez le développer, par exemple en ajoutant des approbations, en le connectant à d'autres systèmes ou en l'étendant à d'autres équipes. C'est vous qui fixez le rythme.

Les outils ne sont pas codés, de sorte que vos responsables de processus peuvent apporter eux-mêmes des modifications. Vous avez besoin d'un nouveau champ, d'un flux de travail différent ou d'une étape d'approbation supplémentaire ? Cela ne prend que quelques minutes, pas des semaines. Et comme les fonctions de conformité sont intégrées, vous pouvez aller vite sans faire d'économies.

Téléchargez des applications, des connecteurs et des modèles, et parcourez les appareils connectés dans la bibliothèque Tulip pour commencer à transformer vos opérations de première ligne.