5 raisons de numériser votre liste de contrôle d'audit de processus

Une liste de contrôle d'audit de processus est une décomposition détaillée d'un processus à examiner lors des audits de routine. Elle énumère tous les domaines qui doivent faire l'objet d'un examen périodique et permet à l'auditeur de consigner ses observations.

listes de contrôle d'auditCependant, ils ne sont pas parfaits. Ces formulaires papier prennent du temps à gérer, sont facilement endommagés ou égarés, et difficiles à compiler dans des rapports significatifs. En conséquence, de nombreuses organisations passent plus de temps à gérer leurs audits que leurs processus.

Un moyen simple de résoudre ce problème consiste à numériser votre liste de contrôle d'audit de processus, en remplaçant les formulaires d'audit papier par des applications numériques instrumentées.

Voici 5 raisons pour lesquelles vous devriez envisager de numériser votre site listes de contrôle d'audit.

1.) Les listes de contrôle sur papier sont difficiles à mettre à jour

Les processus de fabrication sont dynamiques. Ils évoluent constamment. Cela signifie que chaque fois qu'une nouvelle ligne de produits est introduite ou qu'une nouvelle ligne est déployée, les listes de contrôle doivent être modifiées.

Si vous utilisez le papier, vous devrez peut-être modifier une feuille de calcul pour ajouter ou supprimer des éléments d'audit, puis imprimer de nouveaux formulaires et gérer les versions.

Les listes de contrôle numériques simplifient ce processus. Chaque fois que vous devez mettre à jour un élément d'audit, il vous suffit de mettre à jour l'application. Ainsi, chaque auditeur utilise toujours la même liste de contrôle actualisée.

2.) Ne peut pas inclure d'images

Vous souhaitez que vos auditeurs disposent des meilleures informations possibles. Souvent, cela implique de leur donner des photos des États conformes à titre de référence.

Les listes de contrôle papier ont rarement de la place pour les images. (En réalité, vous pourriez insérer des images dans vos listes de contrôle papier. Mais cela perturberait le format, sans parler des problèmes que vous pourriez rencontrer avec la résolution de l'imprimante...). Les applications d'audit numérique permettent d 'intégrer facilement des images, des vidéos et d'autres médias directement dans votre liste de contrôle.

Ainsi, les travailleurs de première ligne ont toujours une idée claire de ce qui constitue une réussite ou un échec.

3.) Les listes de contrôle ne sont pas directement liées aux actions correctives.

C'est là que le bât blesse. Chaque fois qu'un auditeur constate une non-conformité, il doit prendre une mesure corrective.

Dans le cas du papier, la mise en place de cette action corrective nécessite des niveaux supplémentaires de communication et de travail.

Grâce aux applications d'audit numérique, les non-conformités signalées peuvent être directement associées à des actions correctives. Un auditeur marque un échec, une action corrective apparaît sur une liste "à faire", une notification est envoyée à toutes les parties concernées.

4.) Les données sont difficiles à agréger à partir du papier

Au fil du temps, les audits fournissent une vue d'ensemble des opérations de fabrication. Ils vous permettent de savoir ce qui fonctionne bien, ce qui doit être amélioré et où se trouvent les opportunités.

Rassembler ces données en un seul endroit est toutefois un défi.

Si vous utilisez le papier, cela signifie que vous devez saisir manuellement les données dans une feuille de calcul. Lorsque vous commencez à enregistrer des procédures correctives, la charge administrative des audits peut devenir incontrôlable.

Les applications d'audit numérique rassemblent automatiquement vos données dans un format utile. Elles vous permettent d'afficher vos données dans un format visuel utile, avec tous les graphiques, les ventilations et les historiques d'audit dont vous avez besoin.

5.) Vous ne pouvez pas consulter vos résultats en temps réel

Avec le papier, il y aura toujours un délai avant que vos données ne soient prêtes.

Les applications d'audit éliminent le délai entre l'observation et l'action. Elles vous donnent une image en temps réel de vos opérations et accélèrent les actions nécessaires.

En fin de compte, se débarrasser du papier est l'un des moyens les plus simples de faire la différence dans vos activités.

Les audits sont un excellent point de départ.

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