Rezension von Exception: Wie Sie die Produktfreigabe mit digitalen Tools beschleunigen

Für Biowissenschaften Hersteller und solche, die in regulierten Branchen tätig sind, ist der Spagat zwischen Qualität und Effizienz oft eine Gratwanderung.

Einerseits müssen die Unternehmen die Good Manufacturing Practices einhalten und sicherstellen, dass die Qualitätsstandards eingehalten und die SOPs befolgt werden. Andererseits verlangsamen die Bemühungen um die Einhaltung der Vorschriften oft den Produktionsprozess, was die Freigabe von Produktchargen verhindert und dazu führt, dass die Bestände im Lager verbleiben.

Angesichts steigender Kosten und kürzerer Produktlebenszyklen suchen die Hersteller von Biowissenschaften weiterhin nach Möglichkeiten, ihre Lagerbestände zu reduzieren und die Markteinführung zu beschleunigen.

Eine Möglichkeit, dies zu erreichen, besteht darin, die Zeit zu reduzieren, die für die Identifizierung, Überprüfung und Lösung von Prozessausnahmen erforderlich ist.

In diesem Beitrag sprechen wir über die Überprüfung nach Ausnahmen und darüber, wie Hersteller digitale Tools nutzen, um Qualitätsprobleme und Abweichungen effektiver zu erkennen und den Überprüfungsprozess zu rationalisieren.

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Die Überprüfung nach Ausnahmen ist eine moderne Methode zur Durchführung von Qualitätssicherungs- und Kontrollmaßnahmen, um sicherzustellen, dass das Endprodukt vor der Freigabe keine Mängel aufweist. Anstatt jedes Detail im zugehörigen Qualitätsbericht zu überprüfen, nutzen viele Hersteller die Überprüfung nach Ausnahmen, um nur die Abweichungen hervorzuheben, was den Prozess erheblich beschleunigt.

Bei pharmazeutischen Produkten können Abweichungen sowohl Qualitätsmängel als auch Abweichungen von den festgelegten Standardarbeitsanweisungen sein.

In traditionelleren Fertigungsumgebungen verwenden Bediener, Vorgesetzte und Qualitätskontrollpersonal papierbasierte Methoden, um Produktionsprozesse und Qualitätsereignisse aufzuzeichnen. Diese Papierberichte werden an den Qualitätsprüfer weitergeleitet, der die verschiedenen Ausnahmen prüft.

Die Durchsicht dieser Produktions- und Kontrollunterlagen kann jedoch sehr zeitaufwendig und anspruchsvoll sein.

Das Qualitätssicherungs-Team durchkämmt diese mehrseitigen Dokumente, um jede Abweichung von den festgelegten Qualitätsparametern, Grenzwerten und Toleranzen zu identifizieren und manuell zu löschen. Infolgedessen verzögert dieser Überprüfungsprozess die Freigabe von Produktchargen und damit die Auslieferung.

Angesichts der zunehmenden Digitalisierung in der gesamten Branche Arzneimittelherstellung in den letzten Jahren, digitalisieren die Hersteller zunehmend den Überprüfungsprozess. Dieser digitale Ansatz weist automatisch auf Ausnahmen hin und erspart dem QS-Team das manuelle Durchkämmen von Papierdokumenten.

In der regulierten Fertigung wird die Qualitätssicherung oft zu einem Engpass, und zwar nicht, weil die Menschen unvorsichtig sind, sondern weil sich der Prozess selbst nicht schnell genug weiterentwickelt hat.

Die meisten QA-Teams verbringen ihre Tage immer noch damit, die Chargenprotokolle Zeile für Zeile durchzukämmen. Jedes Feld, jeder Zeitstempel, jeder Prozessparameter wird überprüft, auch wenn fast alles einwandfrei ist. Das ist eine langsame, sich wiederholende Arbeit, die Zeit frisst, ohne die Qualität wirklich zu verbessern.

EY schätzt, dass mehr als 70% des QS-Aufwands auf die Überprüfung der Dokumentation entfallen. Nicht auf Untersuchungen. Keine Prozessverbesserung. Nur die Überprüfung von Aufzeichnungen. Jeder, der schon einmal an einer Batch-Freigabe teilgenommen hat, weiß, wie sich das anfühlt: stundenlanges Überprüfen von Daten, die selten etwas Neues ergeben.

Und das kostet nicht nur Zeit. Die verzögerte Freigabe von Chargen gehört zu den drei Hauptursachen für Unterbrechungen der Lieferkette in der Pharmaindustrie. Wenn die Qualitätssicherung mit der Überprüfung unkritischer Daten beschäftigt ist, bleiben die fertigen Produkte in der Quarantäne, auch wenn sie eigentlich versandfertig sind.

Mit steigendem Produktionsvolumen wird es nur noch schlimmer. Eine kleine Abweichung, die sich in einem 200-seitigen Batch-Datensatz versteckt, kann die Freigabe für Tage verzögern, wenn es keine Möglichkeit gibt, sie automatisch zu kennzeichnen. Ohne Review by Exception wird jeder Stapel wie ein Hochrisiko-Stapel behandelt, und der Rückstand wächst schnell an.

Review by Exception kehrt das Drehbuch um. Anstatt alles zu überprüfen, konzentriert sich die Qualitätssicherung auf die Handvoll Datensätze, die tatsächlich überprüft werden müssen, die ein oder zwei Prozent, die wichtig sind. In der Praxis bedeutet dies eine Halbierung der Überprüfungszeit pro Stapel, eine schnellere Freigabe und eine bessere Vorhersehbarkeit der Zeitplanung. Noch wichtiger ist jedoch, dass die QS ihre Zeit dort verbringen kann, wo es darauf ankommt: bei der Untersuchung echter Probleme und nicht beim Überprüfen von Kästchen.

Bei der Überprüfung nach Ausnahmen geht es darum, das Rauschen zu durchbrechen, so dass die Qualitätssicherung nur das betrachtet, was tatsächlich Aufmerksamkeit erfordert.

Hier sehen Sie, wie das auf dem Boden aussieht.

DieDatenerfassung erfolgt wie gewohnt.
Die Bediener erfassen die Prozessdaten über digitale Chargenprotokolle , d.h. Gewichte, Temperaturen, Abnahmen. Sie folgen denselben Schritten wie immer, nur ohne Papier.

Systemprüfungen laufen unauffällig im Hintergrund.
Jeder Eintrag wird mit Grenzwerten oder festgelegten Bedingungen verglichen. Wenn etwas außerhalb der Spezifikation liegt, bemerkt das System dies sofort. Niemand muss später danach suchen.

Ausnahmen werden automatisch protokolliert.
Jede Ausnahme wird auf der Grundlage von Regeln, die das Team festgelegt hat, gekennzeichnet. Das Ziel ist einfach: die richtigen Leute sollen es schnell sehen.

Routing-Regeln entscheiden, wer es bekommt.
Ein kleines Problem landet vielleicht bei einem Vorgesetzten, der es bereinigt. Ein kritisches Problem geht direkt an die QA mit allen Details, was wann und wo passiert ist. Keine Screenshots, kein Rätselraten.

Die QS prüft nur die Ausreißer.
Anstatt jede Zeile eines 200-seitigen Datensatzes zu überprüfen, öffnen sie die Ausnahmen, prüfen die unterstützenden Daten und treffen eine Entscheidung. Wenn nichts Auffälliges auftaucht, wird der Stapel weitergeleitet.

Das ist die ganze Veränderung. Dieselben Daten, dieselben Leute, nur weniger verschwendete Bewegung.

Arten von Ausnahmen

Nicht jeder Ausreißer in den Daten ist eine Krise. Die meisten sind es nicht.

Kleinere Ausnahmen sind Dinge wie verspätete Signaturen, fehlende Kommentare oder kleine Lücken in der Verwaltung. Sie werden zur Nachvollziehbarkeit protokolliert, blockieren aber nicht die Freigabe.

Kritische Ausnahmen sind anders. Sie weisen auf mögliche Qualitäts- oder Compliance-Risiken hin - Werte, die außerhalb des zulässigen Bereichs liegen, fehlgeschlagene Prüfungen, fehlende erforderliche Daten. Diese werden von der QA sorgfältig geprüft, bevor etwas weitergeht.

Sobald diese Definitionen feststehen, wendet das System sie jedes Mal auf die gleiche Weise an. Keine Grauzone, kein Hin und Her.

Rollen in einer RBE-Einrichtung

RBE ersetzt die Menschen nicht, es räumt nur auf, damit sich alle auf das Wesentliche konzentrieren können.

Die Bediener führen immer noch den Prozess durch und zeichnen Daten auf. An ihrer Routine ändert sich nicht viel.

Supervisoren fangen kleinere Ausnahmen ab und lösen sie, bevor sie sich zu Verzögerungen auswachsen.

Die Qualitätssicherung greift nur dann ein, wenn etwas wirklich überprüft werden muss - Abweichungen, Lücken, die die Produktqualität beeinträchtigen könnten, Bedenken hinsichtlich der Einhaltung von Vorschriften.

Wo es hinpasst

RBE funktioniert am besten, wenn es in die bereits bestehenden Produktions- und Qualitätssysteme eingebunden ist.

• Die MES verwaltet Produktionsdaten und die Prozesssteuerung.

• Die QMS verfolgt Abweichungen, CAPAs und Genehmigungen.

• Die eBR bindet alles zusammen.
  
  

Wenn diese Systeme über offene Verbindungen oder gemeinsame Logik miteinander kommunizieren, werden Ausnahmen bereits bei der Eingabe abgefangen und nicht erst Tage später bei der Überprüfung.

So funktioniert Review by Exception in einem echten Betrieb: weniger Überraschungen, schnellere Entscheidungen und QA-Teams, die ihre Zeit dort verbringen, wo sie etwas bewirken können.

Aufsichtsbehörden wie die Food and Drug Administration verlangen von den Herstellern die Einhaltung der guten Herstellungspraxis, um sicherzustellen, dass die entwickelten Produkte für den menschlichen Verzehr sicher sind. Als solche müssen die Hersteller bestimmte Produktionsprozesse festlegen und strenge Qualitätsparameter für ihre Produkte entwickeln und sicherstellen, dass jede Produktionscharge diesen Spezifikationen entspricht.

Aber wie bereits erwähnt, führt die traditionelle, papierbasierte Methode zur Identifizierung von Qualitätsausnahmen zu einer deutlich längeren Zeit bis zur Auslieferung. Das enttäuscht nicht nur die Kunden, sondern erhöht auch die Lagerkosten aufgrund des langwierigen Überprüfungsprozesses.

Aus diesem Grund nutzen moderne Hersteller die Digitalisierung, um Qualitätsprüfungen während des Produktionsprozesses und nicht erst am Ende durchzuführen. So können sich die Mitarbeiter auf die Analyse und Behandlung von Problemen in Echtzeit konzentrieren, sobald das System sie anzeigt.

Für eine effektive und effiziente Überprüfung nach Ausnahmen profitieren Hersteller von der Digitalisierung des gesamten Produktionsprozesses. Durch die Implementierung einer digitalen Lösung für jeden Produktionsschritt sind Hersteller in der Lage, umfassende Produktionsdaten zu sammeln, was eine nahtlose Integration von Betriebs- und Qualitätskontrollprozessen ermöglicht.

Darüber hinaus protokollieren digitale Tools zur Überprüfung von Ausnahmen alle notwendigen Details zu Qualitätsereignissen und zeichnen sie auf. Häufig werden die Aufzeichnungen mit Schweregraden und zugehörigen Lösungsprozessen versehen. Das System erleichtert dies durch interaktive Arbeitsanweisungen und automatische Berichte.

Ein digitaler Ansatz für die Qualitätssicherung bietet Pharmaherstellern eine Reihe von Vorteilen, darunter:

Eliminierung menschlicher Fehlerin der Produktion: Die manuelle, papierbasierte Dokumentenverwaltung birgt zahlreiche Möglichkeiten für menschliche Fehler. Diese Fehler stören den Prozess der Qualitätssicherung und -kontrolle, da die Teams dann mit fehlerhaften, ungenauen Daten arbeiten müssen. Infolgedessen kann es schwierig sein, den Ursprung der Fehler zu lokalisieren, was die Überprüfung und Behebung zeitaufwändiger und schwieriger macht.

Mit einer integrierten, digitalen Plattform können Unternehmen Daten nutzen, die von digitalen Arbeitsanweisungen, Maschinen und IoT Geräten gesammelt wurden, um die Notwendigkeit der manuellen Dateneingabe zu beseitigen und zu verhindern, dass menschliche Fehler den Qualitätsbericht trüben.

Schnellere und einfachere Überprüfung von Ausnahmen: Die Verwendung einer digitalen Lösung für die Überprüfung von Ausnahmen hilft dabei, nicht konforme Parameter und Abweichungen in Echtzeit zu identifizieren. So können Qualitätsteams schneller auf Probleme reagieren und sicherstellen, dass die Produktion nicht durch diese Qualitätsereignisse beeinträchtigt wird.

Darüber hinaus kann das System den Vorgesetzten helfen, den Schweregrad jeder Ausnahme zu erkennen, so dass ein rechtzeitiges Eingreifen während der Produktion möglich ist.

Schnellere Markteinführung: Die Überprüfung von Ausnahmen mit papierbasierten Methoden führt zu einem Engpass am Ende des Produktionslaufs und verlängert die Zeit bis zur Markteinführung. Infolgedessen verzögert sich die Auftragserfüllung, was sich negativ auf den Umsatz des Unternehmens auswirkt.

Die Digitalisierung der Überprüfung nach Ausnahmen ermöglicht es Herstellern, Probleme zu erkennen, bevor sie entstehen. Ein rechtzeitiges Eingreifen stellt sicher, dass sich die Mitarbeiter auf die Produktionsprozesse konzentrieren können, was eine schnellere Markteinführung und eine zuverlässigere Produktbereitstellung gewährleistet.

Die Überprüfung nach Ausnahmeregelungen ist nichts, was Sie einfach einschalten und wieder weggehen lassen können. Es ist eine Veränderung im Qualitätsmanagement, und in einem regulierten Umfeld hat diese Veränderung Gewicht.

Hier erfahren Sie, was zu Problemen führt und wie erfahrene Teams ihnen einen Schritt voraus sind.

1. Eine unvollständige oder zu starre Ausnahmelogik
Wenn die Logik nicht stimmt, markiert das System entweder alles oder gar nichts.
Wenn die Logik zu eng gefasst ist, werden echte Probleme übersehen.
Wenn die Logik zu locker gefasst ist, geht die Qualitätssicherung im Rauschen mit geringem Risiko unter.
Wenn das passiert, hört man auf, den Daten zu vertrauen, und RBE verliert seinen Wert.

Wie Teams damit umgehen: Bringen Sie QA, Ops und IT frühzeitig zusammen, um zu definieren, was tatsächlich als Ausnahme gilt. Verwenden Sie frühere Batch-Daten, um die Logik vor der Einführung zu testen. Behandeln Sie das System dann wie ein lebendes System und überprüfen und optimieren Sie es, wenn sich die Produktion weiterentwickelt.

2. Falschmeldungen, die die Benutzer zermürben
Bei frühen Konfigurationen werden oft "Ausnahmen" entdeckt, die gar keine Probleme sind, wie z.B. Störungen bei der Zeitsynchronisation, verspätete Klicks oder Formatierungsfehler. Wenn das immer wieder vorkommt, fangen die Benutzer an, die Warnmeldungen zu ignorieren.

Wie Teams damit umgehen: Die meisten beginnen mit einem "Schattenmodus". Das System markiert Ausnahmen, aber die QA führt trotzdem eine vollständige Überprüfung durch. Nach ein paar Durchläufen können Sie vergleichen, was das System erkannt hat, und was die Qualitätssicherung gefunden hat, und von dort aus Anpassungen vornehmen.

3. Uneinheitliche Schulung und unklare Zuständigkeiten
Bediener, Vorgesetzte und QA haben alle einen unterschiedlichen Einfluss auf den Prozess. Wenn jeder raten muss, was eine Ausnahme auslöst oder wer handeln sollte, kommt es zu Verzögerungen und uneinheitlicher Handhabung.

Wie Teams damit umgehen: Trainieren Sie das Verständnis, nicht nur die Einhaltung. Gehen Sie mit jeder Gruppe echte Beispiele durch. Stellen Sie sicher, dass die Eskalationswege dokumentiert und sichtbar sind.

4. Compliance- und Validierungshürden
Für die digitale RBE gelten immer noch dieselben Vorschriften wie für die manuelle Überprüfung, d.h. Rückverfolgbarkeit, Prüfpfade, Signaturen, Validierung. Die Einrichtung selbst kann ein Projekt sein, wenn Sie mit einem System arbeiten, das nicht für GxP entwickelt wurde.

Wie Teams damit umgehen: Verwenden Sie Plattformen, die für regulierte Arbeit entwickelt wurden. Die validierte Cloud von Tulip, elektronische Signaturen, Audit-Protokollierung und eine an GAMP 5 ausgerichtete Dokumentation machen die Einhaltung von Vorschriften weniger zu einem Nebenprojekt als vielmehr zu einer integrierten Funktion.

5. Kulturelle Widerstände innerhalb der Qualitätsteams
Der schwierigste Teil ist nicht die Technik, sondern das Vertrauen. QA-Mitarbeiter sind darauf trainiert, alles zu erkennen. Einen Teil dieser Kontrolle an die Automatisierung abzugeben, ist riskant.

Wie Teams damit umgehen: Fangen Sie klein an. Führen Sie Pilotprojekte durch. Vergleichen Sie manuelle und RBE-Ergebnisse nebeneinander. Lassen Sie die Qualitätssicherung die Logik und die Schwellenwerte mitgestalten, damit sie den Prozess selbst in die Hand nimmt und ihn nicht nur später überprüft.

RBE funktioniert, wenn es auf einer soliden Logik, validierten Systemen und Vertrauen zwischen Menschen und Technologie aufbaut. Wenn Sie eines dieser Elemente auslassen, stehen Sie wieder da, wo Sie angefangen haben - langsame Überprüfungen und unruhige Teams.

Review by Exception ist nicht das Endziel. Es ist ein Schritt auf dem Weg zu schnelleren, autonomeren Qualitätssystemen, die die Komplexität bewältigen können, ohne die Kontrolle zu verlieren.

Hier ist der Stand der Dinge.

KI wird die Überprüfung unterstützen, nicht ersetzen
Im Moment ist die RBE-Logik regelbasiert. Sie erkennt, was eine Grenze überschreitet und markiert es. Nützlich, aber begrenzt.

Die nächste Welle fügt Mustererkennung hinzu, wie z.B. machine learning , das auf jahrelangen Stapeldaten trainiert wurde und Abweichungen oder seltsame Kombinationen erkennen kann, bevor sie zu Ausnahmen werden. Sie sehen vielleicht keinen einzigen Wert, der von der Norm abweicht, aber das Modell weiß, dass etwas nicht stimmt.

Stellen Sie sich ein System vor, das nicht nur sagt: "Die Temperatur liegt außerhalb des zulässigen Bereichs", sondern auch : "Diese Charge verhält sich wie eine, die vor sechs Monaten zu einer CAPA geführt hat".

Das geschieht bereits in den Tulip , wo die KI mehrere Datenpunkte auf einmal durchsucht, nicht nur ein Feld nach dem anderen. Es ist noch früh, aber die Richtung ist klar: Der Mensch bleibt verantwortlich, die KI hilft ihm, früher zu sehen.

Echtzeit-Freigabe rückt näher
Da das Vertrauen in digitale Aufzeichnungen wächst, erwärmen sich die Regulierungsbehörden für die Echtzeit-Freigabe, d.h. die Idee, dass ein Produkt automatisch freigegeben werden kann, wenn alle Qualitätsbedingungen erfüllt sind.

Sowohl die EMA als auch die FDA haben angedeutet, dass sie dafür offen sind, solange die Systeme validiert sind, die Datenintegrität gewahrt bleibt und die Prozesskontrolle nachgewiesen werden kann.

Review by Exception ist ein Testfeld für dieses Modell. Es zeigt, dass der digitalen Überprüfung vertraut werden kann, dass die Systemlogik validiert werden kann und dass die Automatisierung die menschliche Aufsicht unterstützen und nicht ersetzen kann.

RBE als Zeichen digitaler Reife
Manche sehen RBE als Merkmal. In Wirklichkeit ist es ein Zeichen für Reife.

In der Anfangsphase können Sie keine Ausnahmelogik einsetzen, weil Ihre Daten auf Papier oder in unstrukturierter Form vorliegen. Sobald diese Daten digital werden, d.h. in geführten Workflows erfasst, mit Maschinen verknüpft und mit elektronischen Unterschriften verbunden sind, wird die Ausnahmelogik möglich.

Und wenn es einmal möglich ist, öffnet sich der Weg schnell:

Strukturierte Daten →
Ausnahmelogik →
KI-gestützte Erkenntnisse →
Autonome Freigabeentscheidungen

Die Architektur von Tulipunterstützt diese Entwicklung. Teams können mit einfachen regelbasierten Erkennungsmethoden beginnen und sich zu prädiktiven Modellen weiterentwickeln, ohne Systeme auszutauschen oder alles von Grund auf neu zu validieren.

Die Quintessenz: Review by Exception ist nicht die Zukunft der QA. Es ist die Brücke dorthin.

Derzeit nutzen 7 der 10 größten Life-Science-Unternehmen die Plattform von Tulipin irgendeiner Form, um ihre Produktionsprozesse zu digitalisieren.

Mit Tulip können Pharmahersteller ihre Standardarbeitsanweisungen digitalisieren und ihre Mitarbeiter durch jeden Schritt des Produktionsprozesses führen. So können Unternehmen sicherstellen, dass die Charge in Übereinstimmung mit den festgelegten SOPs hergestellt wurde.

Darüber hinaus ermöglicht Tulip den Betreibern die Durchführung vonInline-Qualitätskontrollen, um sicherzustellen, dass die Produkte den erforderlichen Spezifikationen entsprechen und unter den richtigen Bedingungen produziert werden.

Sollten Abweichungen oder Qualitätsereignisse auftreten, werden diese sofort protokolliert und es kann in Echtzeit darauf reagiert werden.

Wenn Sie wissen möchten, wie die Tulip-Plattform Ihnen helfen kann, Ihre Prozesse für die Überprüfung von Ausnahmen zu optimieren, wenden Sie sich noch heute an ein Mitglied unseres Teams!

Review by Exception hilft den Herstellern, schneller voranzukommen, indem sie die Aufmerksamkeit der QS auf das Wesentliche lenken. Anstatt jede Zeile eines jeden Datensatzes zu überprüfen, konzentrieren sich die Teams auf die wenigen Ausnahmen, die tatsächlich überprüft werden müssen. Das Ergebnis zeigt sich in kürzeren Freigabezyklen, weniger Verzögerungen und QS-Kapazitäten, die wieder in die eigentliche Qualitätsarbeit fließen.

Mit Tulip ist diese Umstellung leichter zu bewerkstelligen. Die validierte No-Code-Plattform lässt sich mit Ihren bestehenden Systemen verbinden und ermöglicht es Ihnen, Ausnahmelogik ohne großen IT-Aufwand zu entwickeln. Sie können klein anfangen, den Wert beweisen und mit der Reifung Ihrer Prozesse erweitern - alles in derselben Umgebung.