Die Probleme mit Papier auf Glas im heutigen digitalen Zeitalter

Da die Hersteller zunehmend Technologien einsetzen, um ihre Betriebsabläufe zu verbessern, ist die Digitalisierung von papierbasierten SOPs und Arbeitsanweisungen häufig ein guter Anfang.

Für viele Hersteller kann die Digitalisierung von Arbeitsanweisungen so einfach sein wie das Einscannen von papierbasierten SOPs auf einem Computer und die Anzeige auf einem einfachen Tablet oder Computer. Diese Art von digitalen Arbeitsanweisungen wird gemeinhin als "Papier auf Glas" bezeichnet.

Dieser oberflächliche Ansatz der Digitalisierung bietet zwar einige Vorteile gegenüber herkömmlichem Papier, aber Papier auf Glas ist eine veraltete Methode, um Mitarbeitern Arbeitsanweisungen zu geben.

In diesem Beitrag erörtern wir die Herausforderungen, die mit einfachen Arbeitsanweisungen auf Papier verbunden sind, und warum Hersteller einen umfassenderen Ansatz für die Digitalisierung von Arbeitsabläufen in Betracht ziehen sollten.

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Papier auf Glas bezieht sich auf alle produktionsbezogenen Dokumente, die in digitaler Form angezeigt werden, hauptsächlich auf Computern, Tablets oder mobilen Geräten. Papier auf Glas ist in der Pharma- und Medizinprodukteindustrie, die mehrere Schritte und Qualitätskontrollen sowie eine gründliche Dokumentation während des gesamten Produktionsprozesses erfordert, immer häufiger anzutreffen.

Diese komplexen Fertigungsindustrien haben sich in der Vergangenheit auf papierbasierte Dokumentation verlassen, z. B. für Chargenprotokolle und Logbücher angewiesen waren, stellen Papierunterlagen eine Reihe von Herausforderungen für die Hersteller dar.

Zum Beispiel erfordern papierbasierte Aufzeichnungen manuelle, handschriftliche Eingaben von den Bedienern, die für diejenigen, die für die Überprüfung verantwortlich sind, unleserlich werden können. Mit Papier auf Glas können Daten in digitale Formate eingegeben werden, die darauf ausgelegt sind, Fehler zu reduzieren, z. B. durch Dropdown-Menüs, Validierungsprüfungen und automatische Berechnungen.

Darüber hinaus ermöglicht Papier auf Glas eine bessere Datenverwaltung, da digitale Aufzeichnungen leicht durchsucht, sortiert und exportiert werden können, was bedeutet, dass die Daten leichter analysiert und in Berichten dargestellt werden können.

Papier auf Glas bietet zwar im Vergleich zu Papier und Stift einige Vorteile für Hersteller und Mitarbeiter in der Fertigung, aber es gibt unzählige zusätzliche Vorteile, die mit einer umfassenderen, dynamische Arbeitsanweisungen einhergehen.

Produktionsumgebungen produzieren eine enorme Menge an Daten von Maschinen, Sensoren und IoT Geräten. Für Unternehmen, die ihre Abläufe optimieren möchten, können diese Daten enorm wertvolle Einblicke in Bereiche mit Ineffizienz und Engpässen liefern.

Eine der Hauptschwierigkeiten, mit denen viele mit Papier auf Glas konfrontiert sind, ist die fehlende Konnektivität zwischen der digitalen Schnittstelle und den verschiedenen anderen Systemen, die im gesamten Unternehmen verwendet werden. Dies macht eine Datenanalyse in Echtzeit fast unmöglich und hindert die Vorgesetzten daran, Probleme zu erkennen, die sich auf die Produktivität auswirken, bevor es zu spät ist.

Außerdem ist die manuelle Dateneingabe bei Papier auf Glas nicht möglich, was zu Ungenauigkeiten aufgrund menschlicher Fehler führt. In den meisten Fällen ermöglichen Papier-auf-Glas-Lösungen keine automatische Datenerfassung und erfordern, dass die Bediener die Daten im Laufe ihrer Arbeit eingeben.

Im heutigen wettbewerbsintensiven Geschäftsumfeld benötigen Hersteller einen umfassenden Ansatz, der Inputs aus anderen Systemen kombiniert, um ein vollständiges Bild ihrer Abläufe zu erhalten. Aus diesem Grund ist die Integration von Werkstatt-Tools wie digitalen Arbeitsanweisungen mit Backend-Systemen wie MES und ERP von entscheidender Bedeutung.

Einer der Hauptvorteile der Umstellung von Papier auf Glas auf eine umfassendere digitale Arbeitsanweisungen ist die Steigerung der Effizienz. Digitale Arbeitsanweisungen, die mit Tulip erstellt wurden, können problemlos in bestehende Systeme integriert werden, was bedeutet, dass die Mitarbeiter jederzeit auf die aktuellsten Informationen zugreifen können. Dies ermöglicht es den Vorgesetzten, auf die Daten in der Werkstatt zuzugreifen und auf Probleme oder Ineffizienzen in der Werkstatt nahezu in Echtzeit zu reagieren.

Ein weiterer Vorteil von digitale Arbeitsanweisungens ist die Möglichkeit, interaktive Anleitungen mit Videos, Bildern, CAD und Animationen bereitzustellen, die das Verständnis der Mitarbeiter für den Produktionsprozess verbessern können. Letztlich trägt diese zusätzliche Kontextebene dazu bei, Qualitätsmängel zu reduzieren und die Produktivität zu steigern.

Schließlich könnenTulip-Arbeitsanweisungen zur Rationalisierung von Compliance-Aufzeichnungen verwendet werden, indem wichtige Details wie das an der Produktion beteiligte Personal, Materialien oder Inhaltsstoffe, Qualitätsmessungen, Umweltbedingungen usw. automatisch erfasst werden. Dadurch können die Hersteller von Pharmazeutika und Medizinprodukten mehr Ressourcen auf die Produktion und weniger Ressourcen auf die Einhaltung von Vorschriften konzentrieren.

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Fehlender Kontext und Echtzeitdaten
Papier-auf-Glas-Systeme sehen wie ein Fortschritt aus, bis Sie versuchen, sie in einer realen Umgebung einzusetzen. Sie ersetzen Klemmbretter durch Tablets, aber die Arbeit selbst wird dadurch nicht intelligenter.

Die meisten digitalen Formulare bleiben eingefroren. Sie können nicht lesen, was in der Produktionslinie geschieht, können keine Live-Daten von den Maschinen abrufen und zeigen dem Bediener nicht an, wenn etwas von der Spezifikation abweicht. Die Anweisungen bleiben statisch, egal was um sie herum passiert. Das Ergebnis ist eine digitale Fassade über der manuellen Arbeit.

Integrationssilos und Wartungsaufwand
Jede Papier-auf-Glas-Implementierung führt in der Regel zu einem weiteren eigenständigen System. Diese Plattformen lassen sich selten sauber mit MES, ERP oder Qualitätsdatenbanken verknüpfen, so dass die Techniker Daten zwischen verschiedenen Tools hin- und herschieben oder zweimal eingeben müssen.

Selbst eine kleine Aktualisierung, wie die Änderung einer Toleranz, kann sich auf Hunderte von Formularen auswirken. Jede Version wird zu einer Wartungsaufgabe, die darauf wartet, etwas anderes kaputt zu machen.

Was als digitales Upgrade beginnt, führt oft zu mehr IT-Aufwand und Anfälligkeit als das Papier, das es ersetzt.

Compliance- und Nachvollziehbarkeitslücken
In regulierten Branchen kann Papier-auf-Glas ein falsches Gefühl von Compliance vermitteln. Die Bildschirme sehen zwar offiziell aus, aber ohne Versionskontrolle, rollenbasierte Berechtigungen oder vollständige Prüfpfade erfüllen sie nicht die Erwartungen der Regulierungsbehörden.

Sie können nicht ohne weiteres nachweisen, wer welchen Schritt gemacht hat, wann dies geschehen ist oder welche Prozessdaten erfasst wurden. Wenn Auditoren auftauchen, müssen die Teams die Aufzeichnungen aus PDFs und Sicherungsdateien zusammensetzen.

Dies ist nicht nur ein Dokumentationsproblem, sondern ein operatives Risiko. In einer Audit-Analyse bei Biowissenschaften ging fast jede vierte Abweichung von der Compliance auf Lücken in den Anweisungen oder in der Dokumentation zurück.

Papier vs. Papier-auf-Glas vs. echte digitale Anweisungen

Es ist leicht anzunehmen, dass die Übertragung eines Papierformulars auf einen Bildschirm gleichbedeutend mit einer digitale Transformation ist. Das ist nicht der Fall. Ohne strukturierte Daten, Systemverbindungen oder Logik hinter der Schnittstelle verhält sich ein PDF auf einem Tablet nicht anders als ein gedrucktes Blatt.

Hier sehen Sie, wie die drei gängigen Ansätze in der Praxis aussehen:

Papier auf Glas sieht zwar modern aus, hat aber die gleichen Nachteile: manuelle Eingabe, schlechte Rückverfolgbarkeit und wenig Verbindung zu den Produktionssystemen. Echte digitale Anweisungen gehen weiter, da sie Live-Daten, Logik und Rückkopplungsschleifen verwenden, um die Arbeit zu leiten, anstatt sie nur anzuzeigen.

Papier-auf-Glas war der erste Schritt zur Digitalisierung. Der nächste Schritt sind Anweisungssysteme, die die eigentliche Arbeit leiten und nicht nur Informationen anzeigen. Es handelt sich dabei nicht um digitale Formulare, sondern um interaktive, vernetzte Systeme, die sowohl für Bediener als auch für Ingenieure entwickelt wurden.

Moderne digitale Anleitungen kombinieren no-code Konfiguration, Datenerfassung und Systemintegration. Techniker können Anwendungen direkt vom Boden aus erstellen und aktualisieren, sie schnell einführen und bei Prozessänderungen anpassen - und das alles ohne benutzerdefinierten Code oder lange IT-Projekte.

Datenerfassung und kontextbezogene Feedback-Schleifen
Jede Aufgabe wird zu einem Datenpunkt. Messungen, Zeitstempel, Bedienereingaben, Fotos und Maschinensignale fließen direkt in strukturierte Datensätze ein. Das System reagiert in Echtzeit, indem es Messwerte, die außerhalb der Spezifikationen liegen, kennzeichnet, unvollständige Arbeitsschritte blockiert oder die Anleitungen an die tatsächlichen Bedingungen anpasst.

Diese Live-Feedback-Schleifen verwandeln Produktionsaktivitäten in verwertbare Erkenntnisse. Die Teams sehen, wie die Arbeit erledigt wird, wo Fehler auftreten und wo Prozessabweichungen beginnen, ohne auf ein Audit zu warten oder Stammeswissen zu suchen.

Schnelle Bereitstellung durch Cloud und kompatible Architektur
Moderne Plattformen nutzen eine Cloud-Infrastruktur und ein modulares Design, d.h. Sie können klein anfangen und schnell erweitern. Erstellen Sie eine einzelne Prozessanwendung, z.B. für eine Umrüstung , und skalieren Sie von dort aus. Updates werden sofort bereitgestellt, und die Rollouts bleiben standortübergreifend konsistent.

Da Anwendungen keinen Code enthalten, sind die Prozessingenieure für die Konfiguration verantwortlich. Die IT-Abteilung bleibt in den Prozess eingebunden, aber nicht in den kritischen Pfad. Diese Flexibilität unterscheidet komponierbare MES vom herkömmlichen Modell. Sie passen sich an den Prozess an, anstatt den Prozess zu zwingen, sich an sie anzupassen.

Die Abkehr von der Papier-auf-Glas-Technologie ist nicht in erster Linie ein technisches Projekt. Es geht darum, wie Menschen, Prozesse und Richtlinien aufeinander abgestimmt werden. Die Software ist hilfreich, aber die Art und Weise, wie sie eingeführt wird, entscheidet darüber, ob sie von Dauer ist.

Change Management vor Ort
Echte Akzeptanz beginnt dort, wo die Arbeit stattfindet. Bediener und Ingenieure müssen sehen, dass die Änderung Reibungsverluste beseitigt und nicht noch mehr Reibungsverluste verursacht.

Bringen Sie sie frühzeitig ins Spiel. Gehen Sie die Linie entlang, finden Sie die Schwachstellen und entwickeln Sie Pilotprojekte, die auf diese Probleme abzielen. Lassen Sie die Menschen, die die Arbeit machen, das Design gestalten. Wenn der neue Ansatz Zeit spart oder Fehler vermeidet, spricht sich das von selbst herum.

GxP mit modernen Tools
Regulierte Standorte benötigen nach wie vor die volle Kontrolle über Aufzeichnungen, Versionen und Signaturen. Die meisten aktuellen Systeme enthalten diese Funktionen bereits, d.h. elektronische Freigabe, Revisionsverfolgung und Prüfpfade.

No-Code-Plattformen ermöglichen jetzt eine partielle Validierung, so dass eine einzelne Anwendung oder ein Arbeitsablauf qualifiziert werden kann, ohne dass der Rest des Systems berührt wird. Das macht Aktualisierungen schneller und senkt das Risiko unbeabsichtigter Änderungen.

Sicherheit muss nachgewiesen werden
Cloud-Systeme müssen die gleichen Sicherheitsvorkehrungen erfüllen wie jede Unternehmensplattform: isolierte Umgebungen, definierte Zugriffsstufen und Verschlüsselung für bewegte und gespeicherte Daten. Zertifizierungen wie SOC 2, ISO 27001 und GDPR sollten erwartet werden.

Prüfen Sie das Kleingedruckte. Einige Anbieter verwenden operative Daten für das externe KI-Training. Stellen Sie sicher, dass dies bei Ihnen nicht der Fall ist. Produktionsdaten sollten immer unter Ihrer Kontrolle bleiben.

Die Nutzung durch den Benutzer ist der eigentliche Test
Wenn die Benutzeroberfläche den Benutzer ausbremst, wird er sie nicht benutzen. Die Bildschirme sollten sich an den Arbeitsablauf anpassen, d.h. einfache Layouts, große Berührungspunkte, klare Aufforderungen. Inline-Anleitungen und schnelles Feedback helfen, wenn etwas unklar ist.

Wenn das System zur Arbeit passt, verwenden die Menschen es, ohne dass sie dazu aufgefordert werden.

Schließlich können Tulip zur Rationalisierung von Compliance-Aufzeichnungen verwendet werden, indem wichtige Details wie das an der Produktion beteiligte Personal, Materialien oder Inhaltsstoffe, Qualitätsmessungen, Umweltbedingungen usw. automatisch erfasst werden. Dadurch können die Hersteller von Pharmazeutika und Medizinprodukten mehr Ressourcen auf die Produktion und weniger Ressourcen auf die Einhaltung von Vorschriften konzentrieren.

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Papier-auf-Glas hat die Arbeitsanweisungen vom Klemmbrett entfernt, aber es hat die tieferen Probleme des Kontexts, der Konnektivität und der Rückverfolgbarkeit nicht gelöst. Statische Formulare lassen Prozesse immer noch isoliert, schwer zu pflegen und bei Audits angreifbar erscheinen.

Echte digitale Anweisungen schließen diese Lücken. Sie verknüpfen Menschen, Daten und Maschinen in Echtzeit und erfassen jeden Schritt als strukturierte Information. Mit modularen No-Code-Tools können Ingenieure Anwendungen schnell erstellen und validieren, sie konform halten und aktualisieren, wenn sich die Prozesse weiterentwickeln - ohne auf die IT-Abteilung warten zu müssen.

Die Vorteile liegen auf der Hand: weniger Fehler, schnellere Revisionen und ein System, das den Mitarbeitern hilft, die Arbeit gleich beim ersten Mal richtig zu machen.