Une entreprise pharmaceutique du Top 10 numérise les carnets de bord papier pour améliorer l'accessibilité des données et réduire le fardeau de la conformité

Introduction

Un fabricant de produits pharmaceutiques figurant dans le top 10 et doté de solides capacités de recherche contribue à fournir au monde des traitements vitaux pour les maladies chroniques. Grâce à sa connaissance approfondie des besoins médicaux, l'entreprise pharmaceutique s'est positionnée en tant que leader dans le domaine des nouveaux traitements et des nouvelles technologies afin de relever les défis les plus urgents en matière de santé mondiale.

Jusqu'à récemment, de nombreuses opérations de l'entreprise pharmaceutique, en particulier les journaux de bord, étaient documentées à l'aide de stylos et de papier. Cette pratique générait plus de documents papier qu'il n'était possible d'en traiter dans un délai raisonnable. L'entreprise a donc élaboré un plan avec Tulip pour numériser ses journaux de bord.

L'entreprise pharmaceutique a été confrontée aux mêmes problèmes que les autres entreprises qui utilisent des carnets de bord papier. Elle s'est rendu compte que l'ensemble du processus prenait du temps et était source d'erreurs. Plus important encore, les données ne pouvaient pas être utilisées pour prendre des décisions en temps réel.

Chaque fois qu'un opérateur a besoin d'accéder à un registre papier dans une salle aseptique, il doit suivre une procédure complète d'habillage et de désinfection. Ce processus de récupération des données est suffisamment fréquent pour que l'entreprise commence à comptabiliser le temps passé à se déplacer d'un espace à l'autre. Elle a constaté que ses opérateurs passaient des heures à s'habiller et à récupérer des informations dans les registres papier des salles aseptiques.

Le problème de l'inaccessibilité des données est encore aggravé par le fait que, comme pour beaucoup d'autres entreprises pharmaceutiques, la quantité de données générées n'a jamais été aussi importante. Avec des carnets de bord papier sur chaque site à travers le monde, cette entreprise pharmaceutique devrait consacrer une équipe technique entière au transfert des données du papier au numérique, à l'application d'analyses, à l'identification de tendances et à l'élaboration de rapports.

Après avoir essayé d'autres fournisseurs, l'équipe a vu dans la plateforme de Tulipet l'édition intuitive d'applications une solution évolutive pour remplacer leurs processus papier et leur donner une visibilité totale de leurs opérations.

Avec la solution e-logbooks de Tulip, le processus capture des données se déroule au moment où le travail est effectué. Les applications Tulip suivent automatiquement la personne qui effectue la tâche, le moment où elle l'effectue, s'il y a une signature électronique et, le cas échéant, le moment où des changements sont apportés. Les opérateurs ont également accès à un menu déroulant pour des éléments tels que l'emplacement du bâtiment ou l'état de l'équipement afin de compléter rapidement leurs journaux, ce qui permet d'éviter les erreurs de saisie de données. Chaque interaction sur le site Tulip constitue une piste d'audit qui réduit le fardeau de la conformité.

Un employé de l'entreprise a mentionné en plaisantant qu'ils n'avaient plus à s'inquiéter de la perte de papier VIP (Very Important Paper) en raison d'un renversement occasionnel de café. Grâce aux registres numériques de Tulip, l'entreprise a remporté de nombreux succès : elle a réduit à zéro le temps passé dans les salles aseptiques pour accéder aux registres papier, a commencé à partager des données en temps réel avec des collaborateurs du monde entier et a assuré la conformité grâce à des contrôles de qualité et à des signatures électroniques avant la soumission. Les mots de réussite ont circulé dans toute l'entreprise et les équipes lèvent la main pour être les prochaines à bénéficier du déploiement de Tulipsur leur site.

Outre le déploiement des applications de carnets de bord sur d'autres sites, la prochaine étape pour cette entreprise consiste à identifier d'autres cas d'utilisation de Tulip dans l'ensemble de l'entreprise. L'équipe est particulièrement intéressée par la capture de données provenant d'humains et de machines pour le site électronique dossiers de lots. En supprimant l'intermédiaire et en rationalisant la saisie des données pour les opérateurs, le risque de saisie erronée diminue et les opérateurs de cette entreprise peuvent se concentrer sur les tâches les plus importantes.