Les nouvelles réglementations augmentent la pression du changement
Cette multinationale des Sciences de la vie fabrique une large gamme de produits de santé, notamment des produits pharmaceutiques et des équipements médicaux. Au début de l'année 2023, son service des stocks sur le terrain a dû faire face à de nouvelles exigences réglementaires pour la distribution à un réseau régional d'hôpitaux de kits de chirurgie orthopédique utilisés pour la reconstruction des articulations, les traumatismes, la colonne vertébrale et les procédures cranio-maxillo-faciales.
Cette société craignait que les activités supplémentaires de mise en conformité ne retardent considérablement le temps nécessaire à la distribution efficace de ses kits chirurgicaux qui sauvent des vies. Elle a particulièrement insisté sur le fait que, dans les environnements GxP , elle doit tenir des registres lisibles et horodatés pour le processus d'entrée des kits afin de garantir la conformité. En tant qu'enregistrement principal pour documenter les données brutes des événements et de l'inventaire, une entrée manquée, un journal mal écrit ou un carnet de notes compromis peut sérieusement entraver la traçabilité et la responsabilité.
Trouver une solution de journal de bord qui améliore la productivité tout en garantissant la qualité et la conformité n'a pas été une tâche facile pour l'ingénieur qualité du personnel qui prend en charge 15 sites d'inventaire sur le terrain à travers les États-Unis. Il devait non seulement suivre les opérateurs qui remplissaient les commandes de kits de prêt chirurgical, mais aussi documenter le traitement à l'arrivée des kits retournés et le réapprovisionnement des consommables utilisés lors de l'opération précédente avant de mettre les kits de prêt à disposition pour l'opération suivante.
Le papier prend du temps et est source d'erreurs
Le projet pilote de cette entreprise s'est achevé sur une leçon difficile : la documentation manuelle perturberait les opérateurs qui réceptionnent et expédient des centaines de kits par site et par jour.
Ils ont réalisé que le traitement de chaque kit pouvait prendre plus de 10 minutes avec la documentation papier. Ce temps de cycle était inacceptable, d'autant plus que leur flux de travail était encore sujet à des erreurs et risquait de ne pas être conforme. Au lieu de se concentrer sur les efforts déployés sur le site Amélioration continue , cette équipe croulait sous le papier et devait travailler uniquement pour stocker ces documents hors site ou les numériser en vue d'un stockage électronique.
Les données des carnets de route papier n'apportent aucune valeur ajoutée, vous ne faites que cocher une case de conformité.
Ingénieur qualité
L'équipe a rapidement décidé d'utiliser un outil numérique pour documenter le processus. Leur recherche les a conduits à Tulip, et ils n'ont plus jamais regardé le papier.
Cette société a choisi Tulip en raison de sa capacité à déployer rapidement une solution personnalisée sans avoir à maîtriser une solution logicielle complexe, générique et prête à l'emploi. Leur besoin immédiat était de gérer l'inventaire, de gérer les changements de types de kits, et de visualiser leurs opérations sur un Tableau de bord. Avec des cas d'utilisation clairs à l'esprit, il a été facile de composer 3 applications pour chaque fonction afin de documenter l'ensemble du processus de réception des kits de prêt.
En l'espace de 3 mois, la société Sciences de la vie a déployé une solution de carnet de bord numérique avec les applications Tulip dans 15 sites d'inventaire sur le terrain à travers les États-Unis, avec 125 comptes utilisateurs créés.
Déploiement mondial de 3 Apps en 3 mois
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Gestion d'inventaire App
Les opérateurs utilisent un code-barres pour enregistrer les données d'inventaire du kit de prêt, qui sont automatiquement associées à la date, à l'heure et aux informations de l'opérateur connecté à la station Tulip qui utilise l'application.
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Gestion du changement App
Seul un administrateur est autorisé à mettre à jour ou à ajouter des types de kits, ainsi qu'à mettre à jour les erreurs d'enregistrement si nécessaire.
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Visibilité de la production App
Cette application s'est appuyée sur les capacités d'analyse de données de Tulippour visualiser l'état et l'inventaire des kits de prêt à l'aide de tableaux de bord en temps réel.
L'élimination de la documentation manuelle permet d'économiser environ 500 000 dollars par an.
Dans les deux mois qui ont suivi le déploiement de la solution avec Tulip, l'entreprise a documenté 48 331 kits avec 1,5 million de composants dans les 15 sites d'inventaire sur le terrain. Plus de 98% de tous les kits ont été entrés par un simple balayage de code-barres, sans saisie manuelle ni clic de souris.
La numérisation du processus avec les applications Tulip a transformé ce qui aurait pu être un processus manuel de 10 minutes en quelques secondes. Avec 125 opérateurs utilisant la nouvelle solution, cela équivaut à environ 11 000 heures par an, ce qui représente une économie de temps d'environ un demi-million par an.
La solution des carnets de bord numériques de Tulip n'améliore pas seulement l'efficacité du processus de réception, elle permet également un accès rétroactif à la documentation. Si l'ingénieur qualité veut savoir qui a travaillé sur quel kit à quelle date, trouver cette information prendrait moins d'une minute grâce à l'archivage numérique de Tulip. Cela améliore la productivité, la responsabilité et la transparence au sein du département.
L'aspect des données deTulip] est vraiment convivial et nous permet de trouver ce dont nous avons besoin assez rapidement... J'ai eu un superviseur qui avait quelques questions sur un opérateur qui pourrait avoir besoin d'une nouvelle formation. Ils avaient besoin que je confirme qu'il était la dernière personne à avoir vérifié les kits spécifiques, et j'ai pu obtenir ces données en moins d'une minute.
Responsable des opérations
De nombreuses solutions d'eLogbook allègent le fardeau de la conformité en améliorant la fonctionnalité de la documentation, mais Tulip va plus loin en fournissant des informations contextuelles en temps réel sur une interface conviviale.
Déploiement multisite flexible avec une gouvernance fiable
La société Sciences de la vie a constaté que le déploiement global de la solution de carnets de bord numériques s'est déroulé sans problème.
Nous n'avons pas eu de difficultés à déployer Tulip sur plusieurs sites.
Ingénieur qualité
Tulip, en tant que plateforme native, a facilité le déploiement multi-site beaucoup plus rapidement qu'une solution logicielle de fabrication traditionnelle. Le déploiement dans le nuage signifie que la configuration et l'approbation de l'application peuvent se faire depuis n'importe quel endroit et ne nécessitent pas de ressources sur site.
L'entreprise utilise Tulip sur un cloud privé hébergé sur Microsoft Azure pour gérer ses données avec le plus haut niveau de sécurité et de contrôle, tout en conservant la flexibilité et l'évolutivité d'une architecture basée sur le cloud.
L'architecture de données de Tulipsimplifie également la gestion multi-sites en brisant les silos de données, permettant aux données en temps réel d'être accessibles de n'importe où avec des vues agrégées à travers les 15 sites afin d'obtenir des informations précises pour l'amélioration des processus.
L'ingénieur qualité du personnel a souligné que les fonctions de gestion des utilisateurs de Tulip permettent d'accorder facilement aux bons utilisateurs le bon niveau de permissions pour s'assurer que tous les membres de l'équipe disposent des outils dont ils ont besoin, sans risquer des changements non autorisés.
Une plateforme validée, de nombreuses possibilités
Moins de 6 mois après avoir découvert Tulip, cette entreprise de Sciences de la vie a utilisé la plateforme Tulip pour transformer un processus analogique en un processus numérique, atteindre une conformité totale avec les nouvelles réglementations, et obtenir une vue holistique d'un processus où les données étaient auparavant inaccessibles - tout cela avec une interruption minimale de leurs opérations.
Je pense que ce qui m'a le plus marqué, c'est la facilité d'utilisation et de mise en œuvre. Il m'a semblé que tout ce que nous voulions faire avec la solution était possible, et ils l'ont mis en place sans aucun problème.
Responsable des opérations
Maintenant qu'ils ont validé Tulip en tant que plateforme, le temps nécessaire pour numériser d'autres processus avec Tulip sera encore plus rapide que cette première mise en œuvre.
Pour l'avenir, l'équipe a déjà plus de 20 idées sur la façon d'utiliser la plateforme Tulip pour améliorer le processus actuel et explorer de nouveaux cas d'utilisation qui amélioreront d'autres facettes de leurs opérations d'inventaire sur le terrain. Parmi ces idées, citons l'ajout de la documentation sur les dates de péremption, les études sur les temps de fonctionnement et la prévention des erreurs lors de l'assemblage des kits. Pour l'instant, leur plus grand défi est de déterminer quelle idée aura le plus grand impact et de commencer à la mettre en œuvre en premier !
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