La guía definitiva para Kaizen

Definición de Kaizen

"Kaizen" es la filosofía de la mejora continua. Los fabricantes lean utilizan el kaizen para ayudar a eliminar los residuos. Con el kaizen, los fabricantes mejoran continuamente los procesos estandarizados, los equipos y otros procedimientos de producción diarios. El principal requisito es que los procedimientos existentes estén estandarizados y documentados para que las mejoras puedan evaluarse objetivamente.

Aunque se asocia principalmente con la fabricación, las empresas practican el kaizen en todas las funciones. Industrias como la sanidad, las finanzas, la psicoterapia, el coaching vital, el gobierno y la banca también han adoptado el kaizen.

Más allá de mejorar los flujos de trabajo, el kaizen ayuda a facilitar una cultura de propiedad en la que los trabajadores identifican y corrigen las ineficiencias. Esto proporciona el beneficio añadido de eliminar los desperdicios del proceso reduciendo las actividades sin valor añadido.

Historia del Kaizen

Traducida del japonés, la palabra "kaizen" se traduce como "cambiar algo para mejor". Fue utilizada originalmente por las empresas japonesas después de la Segunda Guerra Mundial, influidas por las enseñanzas de la gestión empresarial y de calidad estadounidense, y llegó a ser adoptada por el Sistema de Producción Toyota (también conocido como TPS), en el que es famoso que los empleados tengan que detener la línea si surge una anomalía (lo que se conoce como Jidoka) y, junto con sus supervisores, sugerir una mejora.

El kaizen aporta muchos beneficios no sólo a las operaciones y la producción de una empresa, sino también a su cultura y comunicación generales. Como resultado de las mejoras en los flujos de trabajo y la eliminación de desperdicios, algunos de los beneficios esperados para la producción de un fabricante incluyen:

• Aumento de la productividad
• Mejora de la calidad
• Mayor seguridad
• Costes más bajos
• Mejora de la satisfacción del cliente

Los beneficios para la empresa en general y su cultura incluyen:

• Mejora de la comunicación
• Mejora de la moral y la satisfacción de los empleados
• Un mayor sentimiento de pertenencia a la empresa entre los empleados

El kaizen se guía por unos cuantos principios clave:

Los buenos procesos generan buenos resultados.

En su esencia, el kaizen se ocupa de la mejora continua mediante la reducción de los residuos en los procesos, guiado por la creencia clave de que los buenos procesos conducen a buenos resultados. En la fabricación, esto significa que la reducción de los residuos en un proceso añade valor para el cliente. En la fabricación ajustada, los 8 desperdicios (también conocidos como muda, o cualquier actividad que consuma recursos sin crear valor para el cliente) se definen como:

• Defectos: Cuando un producto no es apto para su uso debe desecharse o reelaborarse, lo que añade costes al proceso de producción sin aportar valor añadido.
• Tiempo de espera: La falta de uniformidad en el entorno de trabajo puede hacer que la gente espere por el material o el equipo, o que las máquinas estén paradas, y puede dar lugar a una sobreproducción o a un exceso de inventario.
• Movimiento extra: El movimiento innecesario puede sobrecargar al personal y no añadir valor adicional al cliente.
• Exceso de inventario: El exceso de inventario puede provocar ineficiencias y causar retrasos en la detección de problemas. Los problemas pueden acumularse y, con más inventario, los problemas tardan más en resolverse.
• Sobreproducción: Producir demasiado antes de lo necesario obstruye el flujo fluido de trabajo, eleva los costes de producción y almacenamiento, oculta defectos dentro del trabajo en curso y aumenta el plazo de entrega.
• Procesamiento extra: Exceso de actividad como resultado de un mal diseño de la herramienta o del producto.
• Transporte innecesario: Traslado de objetos que no son necesarios para el proceso.
• Talentos desaprovechados: Infrautilización de habilidades o asignación de tareas a empleados con una formación insuficiente.

Las mejoras se basan en pequeños cambios

En lugar de esperar a implantar un cambio importante para empezar a mejorar, el cambio debe abordarse en pequeños pasos graduales. Esto aumenta la velocidad de la mejora y reduce las presiones de implantar un cambio importante. Además, los pequeños cambios suelen ser menos costosos y, por tanto, menos arriesgados.

Para ello, una clave para realizar mejoras incrementales es identificar y resolver las causas profundas de los problemas. Esto permite a los empleados detectar y contener los pequeños problemas antes de que se conviertan en mayores y más costosos de eliminar, y evita que vuelvan a producirse los mismos problemas.

Las mejoras deben ser mensurables, estandarizadas y repetibles

En kaizen, es importante "hablar con datos y gestionar con hechos". Para evaluar las mejoras de forma objetiva, los procedimientos existentes deben estandarizarse y documentarse. Además, las mejoras deben estandarizarse y todos los empleados deben recibir formación sobre los nuevos procedimientos asociados a estas mejoras.

Medir el rendimiento con respecto a los puntos de referencia existentes le permite demostrar la rentabilidad de sus esfuerzos kaizen y mantener a la empresa alineada en torno a la mejora. También le permite identificar las áreas en las que sus esfuerzos están funcionando -o no- para que pueda tomar decisiones estratégicas sobre futuras mejoras.

Capacitar a los empleados

El kaizen hace hincapié en el valor de los empleados a todos los niveles de una organización. Los empleados que están más cerca del problema son los mejor preparados para resolverlos. Además, implicar a los miembros del equipo para que identifiquen los problemas y sugieran mejoras en sus áreas de trabajo fomenta un sentimiento de propiedad sobre su trabajo, lo que puede mejorar la motivación general, la moral y la productividad.

También es esencial que la dirección se implique en sus esfuerzos Kaizen. Asegúrese de que su organización comprende la importancia del Kaizen para los resultados de su empresa. Conseguir la aceptación es crucial para el éxito de sus iniciativas Kaizen, y si los líderes de su organización se comprometen a mantener una cultura de mejora continua, marcarán la pauta para el resto de la empresa.

El ciclo de mejora continua y el ciclo PDCA

Según John Shook, presidente y director general del Lean Enterprise Institute, el ciclo de mejora continua consta de tres pasos: ver el lugar de trabajo, identificar los problemas y aplicar las soluciones.

Otro modelo popular es el ciclo PDCA: planificar, hacer, comprobar, actuar. La Sociedad Americana para la Calidad (ASQ) define el ciclo PDCA de la siguiente manera:

• Planifique. Reconozca una oportunidad y planifique un cambio.
• Hágalo. Ponga a prueba el cambio. Realice un estudio a pequeña escala.
• Revise. Revise la prueba, analice los resultados e identifique lo que ha aprendido.
• Actúe. Actúe basándose en lo que ha aprendido en el paso de estudio: Si el cambio no funcionó, repita el ciclo con un plan diferente. Si tuvo éxito, incorpore lo aprendido en la prueba a cambios más amplios. Utilice lo aprendido para planificar nuevas mejoras, comenzando de nuevo el ciclo.

Kaizen cotidiano y eventos kaizen

El kaizen debe aplicarse en el día a día, además de celebrar eventos kaizen periódicos.

En el día a día, el equipo debería reunirse periódicamente para discutir las posibles soluciones para resolver un problema previamente identificado. Esta práctica debería incorporarse a las reuniones ya establecidas que ya se celebran con regularidad.

Los eventos kaizen, también conocidos como bombardeos kaizen, son eventos de corta duración, normalmente en forma de taller de una semana, en los que un facilitador guía a un equipo en la mejora de un área con un objetivo específico. Estos eventos pueden celebrarse cuando hay un asunto urgente que debe resolverse, o como un ejercicio enfocado para identificar áreas de mejora de forma periódica.

Normalmente, durante un evento kaizen, el facilitador dirige al equipo (que suele estar formado por personas que trabajan en el área en la que se realiza el evento) para que estandarice y documente los procesos e identifique, implemente y documente las mejoras de esa área. Tras el evento, se priorizan las oportunidades de mejora en función de las necesidades de la empresa.

Cuándo celebrar un evento Kaizen

Aunque los principios del kaizen deben ser practicados por todos los miembros de una organización de forma continua, puede ser necesario programar eventos kaizen para abordar problemas de mayor envergadura. Asimismo, es clave mantener una cultura de resolución de la causa raíz de los problemas antes de que se agraven.

Las razones para celebrar un evento Kaizen incluyen:

• Resolver un problema urgente que pone en peligro la empresa y que debe abordarse rápidamente
• Conseguir un objetivo estratégico que repercuta en los KPI
• Identificar y resolver la causa raíz de los problemas que impiden que los ciclos de mejora diarios logren resultados
• Resolver retos interfuncionales, como mejorar el traspaso de trabajo entre equipos, incluidos los eventos ascendentes y descendentes en un flujo de valor de producción.
• Mantener la práctica de la mejora continua en su empresa, especialmente si hace tiempo que no celebra un evento Kaizen.
• Introducir a los nuevos miembros del equipo en las técnicas de mejora continua

Ventajas de celebrar un evento Kaizen

Además de los beneficios primarios de mejora en sus procesos de trabajo estándar, la celebración de un evento Kaizen puede fomentar la resolución de problemas, la colaboración y las habilidades de comunicación y permitir a los empleados demostrar su liderazgo. Involucrar a los miembros del equipo para que identifiquen problemas y sugieran mejoras en sus áreas de trabajo fomenta un sentido de propiedad sobre su trabajo, lo que puede mejorar la motivación general, la moral y la productividad. Por último, celebrar un evento Kaizen es una forma de reforzar una sólida cultura de mejora continua dentro de su organización, después de todo, la mejor forma de mantener los principios que quiere que guíen su empresa es ponerlos en práctica.

Planificación de un evento Kaizen:

Invertir tiempo en la planificación de su evento Kaizen es fundamental para el éxito del mismo; de hecho, planificar adecuadamente el evento es tan importante como el propio evento. Prepare a su equipo para el éxito definiendo claramente los objetivos y el alcance del evento y reuniendo estratégicamente a un equipo que aporte ideas y motivaciones.

Celebración de un evento Kaizen:

He aquí un esquema típico para un evento Kaizen de una semana de duración:

Día 1: Defina sus objetivos para el evento. Mapee y mida el estado actual del proceso e identifique los despilfarros. Decida los resultados deseados.

Día 2: Considere las causas profundas de los residuos e identifique posibles soluciones. Logre un consenso sobre las mejoras que deben aplicarse. Documente los recursos necesarios para aplicar las mejoras.

Día 3: Ponga en práctica las mejoras.

Día 4: Pruebe las mejoras. Mida los resultados de las mejoras realizadas y aplique los ajustes necesarios. Normalice y documente los nuevos procedimientos.

Día 5: Forme a los empleados en los nuevos procedimientos de trabajo estándar. Comunique los cambios a la organización. Reconozca y recompense a los miembros del equipo que hayan contribuido al éxito.

La reflexión también es una parte importante del ciclo de mejora continua. Observe de nuevo el lugar de trabajo después de aplicar el kaizen. Probablemente seguirá viendo algunos desperdicios. Este es un buen momento: como ya sabe cuál es el problema y lo que hay que hacer, esta es su oportunidad para probar algunas ideas nuevas.

A medida que reflexione sobre sus esfuerzos, desarrolle sus propias directrices kaizen. Aunque hay muchos recursos disponibles para guiarle en sus esfuerzos kaizen, es importante que comprenda personalmente el viaje kaizen de su empresa. Empiece por crear directrices basadas en sus propias experiencias de mejora del lugar de trabajo. Tenga en cuenta que estas directrices deben servir para que sus colegas, sus sucesores y usted mismo comprendan los problemas que ha superado. En última instancia, estas directrices le ayudarán a la hora de abordar su próximo reto.

Implantar el kaizen en su organización requiere un compromiso a largo plazo con una serie de esfuerzos y mejoras. Construir una mentalidad de mejora continua entre la cultura de su organización requiere una práctica diaria y, con el tiempo, verá cómo aumentan la eficacia, la productividad y la calidad de sus operaciones.