System of Record vs. System of Engagement - Was ist der Unterschied?

In der Fertigung entstehen ständig neue Klassen von Lösungen.

In jüngster Zeit sind Systeme des Engagements als Ergänzung zu den traditionellen Aufzeichnungssystemen aufgetaucht.

In diesem Beitrag werden wir uns ansehen, wie jedes dieser "Systeme" zusammenspielt und warum dies für moderne Unternehmen wichtig ist.

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Ein System of Record ist ein Informationssystem, das als gemeinsamer Referenzpunkt für ein Unternehmen dient. Sie fungieren als maßgebliche Ressource und schützen vor Inkonsistenzen, die entstehen, wenn Daten von mehreren Personen oder Geschäftseinheiten erstellt, bearbeitet und verarbeitet werden.

In der Fertigung sind die gebräuchlichsten Aufzeichnungssysteme Enterprise Resource Planning (ERP) Suiten, Manufacturing Execution Systems (MES) und Customer Relationship Management (CRM) Tools.

Beide helfen bei der Konsolidierung von Informationen, die von vielen Benutzern und Prozessen im Laufe des Geschäftsbetriebs beeinflusst werden. Sie bieten eine einzige Quelle der Wahrheit für den Betrieb.

Das sind per Definition alle Aufzeichnungssysteme:

• Vollständig (berücksichtigen Sie alle relevanten Prozesse und Programme)
• Präzise (spiegeln die tatsächlichen Abläufe wider und folgen den internen oder regulatorischen Best Practices)
• Zeitnah (stellen die aktuellste Momentaufnahme des Unternehmens dar)
• Konsistent (Durchsetzung eines konsistenten Datenmodells)

Aufzeichnungssysteme sind wichtig, um komplexe Unternehmen auszurichten und zu verwalten. Sie sind jedoch nicht für die Mitarbeiter an der Front gedacht.

Hier kommen die Systeme der Einbindung ins Spiel. Systeme der Einbindung sind die Programme und Anwendungen, mit denen Arbeitnehmer in ihrem Arbeitsalltag interagieren.

In der Fertigung könnte dies eine Vielzahl von Prozessanwendungen umfassen. Von digitalen Audits über Material- und Inventarsysteme bis hin zu digitalen Qualitäts- oder Arbeitsanweisungsanwendungen - sie alle sind auf konkrete betriebliche Probleme ausgerichtet und für Endbenutzer konzipiert.

In der Regel sind diese Systeme mit den Aufzeichnungssystemen integriert, so dass eine nahtlose Verbindung zwischen den Abläufen in der Fertigung und der Buchhaltung im Backend entsteht.

Der Unterschied zwischen den beiden Systemen besteht letztlich in Folgendem:

• Systems of Record sind zentralisierte, gemeinsam genutzte Datenspeicher, die für die Verwaltung durch IT-Teams konzipiert wurden.
• Engagement-Systeme sind dezentralisiert, variieren je nach den Bedürfnissen einer bestimmten Geschäftseinheit und sind für das Team an der Front konzipiert.

Warum die Unterscheidung wichtig ist

Die Unterscheidung ist wichtig, weil die beiden Arten von Systemen in modernen Betriebsumgebungen inzwischen miteinander verwoben sind.

Beide Systeme spielen in zunehmendem Maße eine wichtige Rolle.

Für Hersteller sind ERPs ein unverzichtbares Werkzeug für die Verwaltung des Unternehmens. Für viele Hersteller ist MES eine Selbstverständlichkeit. Sie sind unerlässlich für die Planung, Steuerung und Analyse der Produktion.

Oftmals möchte die Unternehmensleitung nicht, dass diese Systeme für die Endbenutzer zugänglich sind, um Unstimmigkeiten bei den Daten zu vermeiden (kleine Fehler in den Daten können große Folgen haben).

Außerdem kann die Arbeit mit diesen Systemen enorm kompliziert sein. In beiden Fällen bestehen sie aus vielen komplexen, ineinandergreifenden Modulen(ähnlich dem Gleichnis vom blinden Mann und dem Elefanten). Sie mögen zwar eine Quelle der Wahrheit für das Unternehmen darstellen, aber das bedeutet nicht, dass die darin enthaltenen Daten leicht zugänglich sind. Oder dass sie im richtigen Format vorliegen, um für die Endbenutzer nützlich zu sein.

In der Fertigungsindustrie sehen Sie oft Unternehmen, die über ein kundenspezifisches MES verfügen, das immer noch Daten per Hand erfasst. Oder sie machen Prozessanalysen in Excel. Es ist oft einfacher, auf analoge Tools zurückzugreifen, als Daten zu verwenden, die in einem System of Record gespeichert sind.

Engagement-Systeme geben Mitarbeitern deutlich mehr Kontrolle über die Prozesse, die für sie wichtig sind. Da sie direkt mit diesen Prozessen verbunden sind, machen sie es deutlich einfacher, relevante Daten zu sammeln und schnell Erkenntnisse zu gewinnen.

Entscheidend ist, dass sie mit einem Aufzeichnungssystem integriert werden können. Auf diese Weise werden wichtige Daten von Prozessdaten an das Aufzeichnungssystem weitergeleitet und bleiben dennoch für diejenigen, die sie benötigen, sofort zugänglich.

Hier sind einige der Gründe, warum Hersteller in Erwägung ziehen sollten, ihre Aufzeichnungssysteme durch ein System des Engagements zu ergänzen

Weniger Silos

Auch wenn Aufzeichnungssysteme Daten zentralisieren, bedeutet das nicht, dass alle dieselben Datenquellen verwenden. Da Aufzeichnungssysteme schwer zu handhaben sind, entwickeln die Abteilungen oft ihre eigenen Ad-hoc-Methoden zur Erfassung und Analyse von Daten. Dies kann zu Datensilos führen, bei denen jede Abteilung mit ihrer eigenen "Quelle der Wahrheit" arbeitet.

Weniger Diskrepanzen

Eine Folge von Silos sind Diskrepanzen. Wenn die Teams an der Frontlinie Daten von Hand erfassen, kommt es natürlich zu Abweichungen zwischen den manuellen Daten und den SoR-Daten. Dies kann zu kostspieligen Fehlern und Korrekturen führen.

Bessere Benutzererfahrung

Bei Engagement-Systemen geht es letztlich darum, die Mitarbeiter einzubinden undihre Erfahrungen zu verbessern. Sie sind auf die Aufgaben zugeschnitten, die sie erledigen.

Weniger Geld für Ihren SoR ausgeben

Viele Unternehmen geben im Laufe der Zeit Unsummen für die Anpassung ihres Systems of Record aus. Die Ergänzung Ihres SoR durch ein SoE kann ein kostengünstiger Weg sein, um die Daten und Funktionen zu erhalten, die Sie benötigen.

Die Unterscheidung zwischen Systemen der Aufzeichnung und Systemen des Engagements soll Ihnen helfen, die Spannung auszugleichen. Auf der einen Seite benötigen Sie einen fundierten Überblick über das Unternehmen. Auf der anderen Seite brauchen Sie Tools, die den Mitarbeitern an der Front helfen, besser zu arbeiten.

In der Fertigung haben wir dies zuletzt in der DebatteIIoT Plattform vs. MES gesehen (Antwort? Wahrscheinlich beides!).

Mit dieser Unterscheidung sollten Sie besser einschätzen können, was Ihrem Team die meiste Effizienz bringen wird.