Prozess-Audits von Ihrem Mobiltelefon aus durchführen

Es gibt ein paar Fälle, in denen Papier besser ist als digitales. Origami, Dankeskarten, Kunsthandwerk - alle profitieren von der Körperlichkeit des Papiers.

Wenn es um Prozessaudits geht, ist dies jedoch definitiv nicht der Fall. Papierbasierte Audit-Methoden sind schwer zu pflegen. Sie sind fehleranfällig und es kann ein enormer Aufwand sein, aus ihnen irgendwelche Erkenntnisse zu gewinnen.

Wir benutzen unsere Telefone bereits für, nun ja, alles. Warum also nicht auch für routinemäßige Prozessaudits?

In diesem Leitfaden führen wir Sie durch die mobile Prozessaudit-Anwendung von Tulip.

Wir werden es Ihnen zeigen:

1. Wie mobile Apps Audits vereinfachen
2. Wie Tulip die Auditverwaltung vereinfacht
3. Die Ergebnisse, die Sie mit Audit-Daten in Echtzeit erwarten können

Warum sollten Sie überhaupt mobile Apps verwenden?

Unserer Erfahrung nach verlaufen Audit-Programme nach einem bestimmten Schema. Das mag Ihnen bekannt vorkommen.

Irgendwo im Unternehmen ist man sich einig, dass systematischere Prozessaudits von Vorteil wären. Ob es sich dabei um Kamishibai, mehrstufige Prozessaudits oder eine andere Auditing-Methode handelt, spielt keine Rolle. Die Hauptsache ist, dass das Team an Bord ist und bereit ist, Audits in die Unternehmenskultur zu integrieren.

Die ersten paar Wochen sind großartig. Abweichungen werden gefunden, protokolliert und korrigiert. Die KPIs beginnen sich zu verbessern. Die Dinge sehen gut aus.

Aber dann hört die Prüfung einfach... auf. Vielleicht gibt es eine Phase, in der die Prüfer nur noch dieCheckliste mit demBleistift abarbeiten. Oder es wird einfach ganz eingestellt.

Was war geschehen? Wie konnte ein gut gemeintes Programm so schnell auf die schiefe Bahn geraten?

Es stellte sich heraus, dass das Problem nie bei den Prüfungen selbst lag. Es lag daran, wie wir die Audits durchgeführt haben. Oft verbringen die Betriebsteams mehr Zeit mit der Verwaltung von Audits als mit der Verwaltung von Prozessen. Infolgedessen wird das Auditing zu einer weiteren administrativen Belastung, die den versprochenen Nutzen nicht erbringen kann.

Der Schlüssel dazu ist, die Reibungspunkte in Ihrem Auditprozess zu reduzieren . Mit anderen Worten: Eliminieren Sie das Papier, die Kommunikationsebenen und die Dateneingabe, die Prüfprogramme ausbremsen.

Wir haben festgestellt, dass die Digitalisierung von Audit-Prozessen mit mobilen Apps der beste Weg ist, dieses Ziel zu erreichen.

Im Grunde genommen sind mobile Audit-Anwendungen ganz einfach.

Sie gliedern sich in vier klare Schritte:

1. Erstellen Sie ein neues Audit
2. Die Prüfung durchführen
3. Audit-Ergebnisse ansehen
4. Verwalten Sie offene Korrekturmaßnahmen

Schauen wir uns diese nacheinander an.

Der erste Schritt zur Rationalisierung Ihres Audit-Prozesses besteht darin, ein neues Audit zu erstellen.

Hier geben Sie an:

• Der Name der Prüfung
• Wo die Prüfung stattfinden wird
• Alle weiteren Bilder oder Anweisungen, die das Team im Auge behalten muss

Damit haben Sie die Möglichkeit, mehrere Audits zu erstellen (vielleicht brauchen Sie für jede Zeile oder jeden Prozess ein neues Audit).

Die Verwaltung mehrerer Audits in den Apps ist nicht nur gut, um den Verwaltungsaufwand zu verringern. Sie ermöglicht Ihnen die Anzeige von Analysen, die für jedes Audit spezifisch sind. Außerdem können Sie auf diese Weise offene Korrekturmaßnahmen einfach erfassen und verwalten.

Theoretisch ist dies der einfache Teil. Es ist nur ein wenig Vorbereitung erforderlich.

In einem herkömmlichen Audit-Szenario geht ein Prüfer durch den Betrieb und notiert, was er beobachtet.

In diesem Fall wird jedes Audit durch einen Bildschirm in der App dargestellt. Jedes Audit kann einen Titel, einen Ort, Anweisungen und Bilder des gewünschten Zustands enthalten.

Dann wird der Prüfer vor eine binäre Wahl gestellt: Jedes Audit-Element ist entweder konform oder nicht.

Wenn die Dinge in Ordnung sind, protokolliert die App das positive Ergebnis und geht zum nächsten Schritt über. Wenn die Dinge korrigiert werden müssen, erstellt die App automatisch eine offene Aktion und protokolliert sie. Wenn weitere Personen involviert werden müssen, können Sie für jeden Prüfungsschritt festlegen, dass bei einem "Fehlschlag" eine Benachrichtigung gesendet wird.

Hier kommen die großen Verbesserungen. Herkömmliche Audits liefern selten so viel Wert, wie sie sollten. Und das liegt daran, dass sich die Betriebsteams nur selten die Zeit nehmen, Daten über die (vielleicht kurze) Lebensdauer eines Auditprogramms aufzuzeichnen und zu analysieren.

Mobile Auditing-Apps ändern dies. Da sie Daten automatisch erfassen, entfällt die Notwendigkeit einer manuellen Analyse. Hier sehen Sie ein Pareto-Diagramm, in dem die häufigsten Abweichungen aufgeführt sind.

Stellen Sie sich vor, was für eine enorme Veränderung dies gegenüber dem Status quo ist. Keine Dateneingabe mehr. Keine Excel-Analyse mehr. Keine Ad-hoc-Protokolle von Aktionen oder skizzenhaften Daten mehr.

Für jedes Audit können Sie die Ergebnisse im Laufe der Zeit sehen, was Ihnen Antworten auf Ihre dringendsten Fragen gibt. Welche Auditpunkte fallen am häufigsten durch? Gibt es in einigen Bereichen mehr Nichtkonformitäten als in anderen? Gibt es Verschiebungen? Verpassen wir Möglichkeiten für wirkungsvollere Verbesserungen?

Mit der Audit-App haben Sie alles im Griff.

Der Sinn von Audits besteht darin, Risiken für die Sicherheit oder Qualität zu erkennen, solange noch Zeit dafür ist.

TulipDie mobile App macht die Verwaltung dieser Maßnahmen trivial. Sobald ein Prüfer eine Nichtkonformität feststellt, erstellt die App eine Aktion (die Verknüpfung von Nichtkonformitäten mit Korrekturmaßnahmen ist einfach und erfordert lediglich die Übersetzung Ihrer SOPs in die App). Die Aktionen werden in einer Liste gespeichert, so dass Sie die Punkte nacheinander abarbeiten können.

Jede Korrekturmaßnahme hat ein Datum, einen Eigentümer, eine Beschreibung und Anweisungen. Wenn es sich um eine komplexe Korrektur handelt, können Sie die Korrekturmaßnahmen sogar mit digitalen Arbeitsanweisungen verknüpfen.

Es geht jedoch einfach darum, ein besseres Buchhaltungssystem für Ihre Audits zu schaffen.

Erfassen Sie Ihre Feststellungen, erstellen Sie eine Maßnahme, weisen Sie einen Verantwortlichen zu und schon ist die Sache erledigt. Es sollte nicht schwieriger sein als das.