Audit Management Best Practices für Hersteller

Die wenigsten Manager und Unternehmensleiter mögen Audits. Das Wissen, dass Sie eine Prüfung durchführen müssen, kann eine Reihe von Emotionen auslösen: von Angst und Besorgnis bis hin zu dem starken Wunsch, diese Erfahrung so schnell wie möglich hinter sich zu bringen.

Aber für Hersteller sollte ein gut organisiertes Audit der Fabrikprozesse als eine wertvolle Erfahrung betrachtet werden. Ein Produktionsaudit kann nützliche Erkenntnisse liefern und dem Unternehmen und seinen Kunden Sicherheit geben. Und die gute Nachricht ist, dass Softwarelösungen den Prozess rationalisieren und bessere Ergebnisse liefern können.

In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Hersteller ihre internen Audits verwalten und wie Sie Ihre Audit-Prozesse mit einer digitalen Lösung rationalisieren können, die jeden Schritt auf dem Weg verfolgt.

Ein Fertigungsaudit - manchmal auch als Fabrikaudit bezeichnet - ist ein Prozess, der sicherstellen soll, dass eine Fabrik qualitativ hochwertige Produkte herstellt (und dies auch weiterhin tun wird), die den erforderlichen Spezifikationen entsprechen.

Dabei werden nicht nur die Produktionsprozesse einer Fabrik überprüft, sondern auch andere Faktoren des Unternehmens, wie z.B. die Produktionskapazität, die Umweltpraktiken und die Sicherheitslage.

Ein Fabrik-Audit kann zwar intern als Qualitätssicherungsprozess durchgeführt werden, es kann aber auch von einem Kunden eines Herstellers initiiert werden, der die Produktionsprozesse seines Lieferanten (oder potenziellen Lieferanten) validieren möchte.

Lieferantenaudits werden in der Regel in einer von zwei Situationen durchgeführt:

• Wenn der Kunde sich in der letzten Phase der Qualifizierung eines neuen Lieferanten befindet, oder

• Als Teil eines laufenden Lieferantenprozesses Qualitätsmanagement . Viele Unternehmen verlangen von ihren Lieferanten, dass sie regelmäßig Audits durchführen und weitergeben.

Unabhängig davon, ob das Audit vom Hersteller selbst oder auf Veranlassung eines seiner Kunden durchgeführt wird, gibt es eine Reihe von Bereichen, auf die sich ein Produktionsaudit konzentrieren kann, darunter:

• Prozess: Prozessaudits helfen dabei, sicherzustellen, dass die Produktionslinien wie vorgesehen funktionieren, und zwar sowohl unter Qualitäts- als auch unter Sicherheitsaspekten.

• Fähigkeit: Besonders wichtig, wenn ein Kunde einen neuen Lieferanten qualifiziert, wird ein Fähigkeitsaudit verwendet, um zu bestätigen, dass die Fabrik in der Lage ist, das gewünschte Produkt innerhalb der vorgegebenen Fristen herzustellen.

• Qualität: Ein Audit, das sich darauf konzentriert, zu überprüfen, ob eine Fabrik über ein effektives Qualitätsmanagement System verfügt, das häufig auf der internationalen Norm ISO 9001 basiert.

• Umwelt: Bei einem Umwelt-Audit wird geprüft, ob eine Fabrik die Umweltstandards und -anforderungen einhält, wie z.B. die internationalen Standards der ISO 14000-Familie.

• Sicherheit: Eine Sicherheitsprüfung kann sich auf die Einhaltung der Customs-Trade Partnership Against Terrorism (C-TPAT) konzentrieren, ein Lieferkette Sicherheitsprogramm unter der Leitung der U.S. Customs and Border Protection.

Audits in der Produktion können zwar unterschiedliche Formen annehmen, folgen aber im Allgemeinen einem ähnlichen Prozess:

1. Wählen Sie die Art des Audits: Bestimmen Sie, welche Systeme und Prozesse der Fabrik (einschließlich der oben aufgeführten) auditiert werden müssen, und identifizieren Sie alle Standards, die eingehalten werden müssen.

2. Legen Sie Prüfungsaufgaben fest und führen Sie die Prüfung durch: Listen Sie eine Reihe von Prüfungen, Messungen, Datenerhebungen und anderen Aufgaben auf, die erforderlich sind, um die Leistung und Effektivität der zu prüfenden Systeme und Prozesse zu bewerten.

3. Halten Sie die Ergebnisse fest: Die im Rahmen des Audits gesammelten Daten und Erkenntnisse(insbesondere Nichtkonformitäten) werden aufgezeichnet, kategorisiert und aggregiert. Auf diese Weise kann ein Auditbericht erstellt werden, der die Ergebnisse dokumentiert.

4. Ergreifen Sie korrigierende Maßnahmen: Bestimmen Sie auf der Grundlage des Auditberichts, welche Korrekturmaßnahmen ergriffen werden müssen, um den Betrieb zu verbessern und die Compliance-Schwellenwerte einzuhalten. Implementieren Sie die erforderlichen Änderungen.

5. Planen Sie ein Folgeaudit: Sobald die Korrekturmaßnahmen ergriffen wurden, führen Sie ein weiteres Audit durch, um die vorgenommenen Änderungen zu bewerten und zu messen.

Bei der Durchführung eines Fertigungsaudits kann es verlockend sein, den einfachen Ansatz einer papierbasierten Checkliste zu wählen. Aber ein System, bei dem buchstäblich nur "die Kästchen abgehakt" werden, hat auch seine Schattenseiten.

Papierbasierte Prüfungen sind fehleranfällig, schwierig und zeitaufwändig zu aggregieren und machen es schwer, Beobachtungen in einen Kontext zu setzen. Infolgedessen können Punkte, die möglicherweise nicht den Vorschriften entsprechen, leicht übersehen werden.

Digitale Lösungen, einschließlich Tulip, können eine viel effektivere Art der Erfassung und Zusammenführung von Audit-Daten bieten.

Angesichts der explosionsartig ansteigenden Datenmengen, die von den Fabrikanlagen erzeugt werden, ganz zu schweigen von den anderen Sensoren und Geräten, die in Ihrem Unternehmen im Einsatz sind, ist es sinnvoll, in eine digitale Auditmanagement-Lösung zu investieren, die sich in die bestehenden Systeme integrieren lässt, die in Ihrem Unternehmen im Einsatz sind.

Eine Audit-Anwendung ermöglicht es einer Organisation, Papier zu eliminieren, Daten in Echtzeit zu erfassen und den Audit-Prozess zu rationalisieren. Diese Anwendungen können Verfahren zur Einhaltung von Vorschriften standardisieren, Fortschritte bei der Einhaltung von Vorschriften verfolgen und Prüfergebnisse automatisch erfassen. Darüber hinaus erleichtern und beschleunigen sie die Analyse mit maßgeschneiderten Dashboards, die über KPIs und andere Metriken berichten können.

Die Verwendung einer Softwareanwendung erleichtert den Prüfungsprozess ebenfalls. Jedes Mal, wenn ein neues Audit erstellt wird, füllt die Anwendung grundlegende Informationen wie Titel, Ort und Audit-Anweisungen aus. Es können auch Bilder der geprüften Objekte eingefügt werden, um dem Prüfer einen Anhaltspunkt zu geben.

Sobald ein Audit gestartet wurde, kann die Anwendung - auf die von Handheld-Geräten wie Tablets oder Mobiltelefonen aus zugegriffen werden kann - schrittweise durch die einzelnen Auditpunkte gehen, so dass der Auditor durch die Räumlichkeiten gehen, Prozesse und Geräte überprüfen und seine Ergebnisse aufzeichnen kann.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Tulip Ihnen dabei helfen kann, Ihre Audit-Prozesse zu rationalisieren und die mit Compliance-Aktivitäten verbundene Belastung zu reduzieren, wenden Sie sich noch heute an ein Mitglied unseres Teams!