Auditorías de los procesos de fabricación: Un manual básico

Las auditorías de procesos son una práctica de fabricación habitual para garantizar el cumplimiento de una lista siempre cambiante de condiciones y expectativas normales de funcionamiento.

Las auditorías pueden adoptar diversas formas, desde la cumplimentación de simples listas de comprobación y tarjetas kamishibai hasta profundizaciones interfuncionales en operaciones específicas. Durante las auditorías, las no conformidades se registran, categorizan y agregan. A continuación, el personal de operaciones gestiona las acciones correctivas.

Las auditorías de procesos son fundamentales para garantizar que las líneas funcionan como es debido, para gestionar la calidad y la seguridad y para detectar las no conformidades en su origen.

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Para algunas organizaciones, las auditorías de procesos son una parte necesaria de hacer negocios (muchos fabricantes de automoción y aeroespacial/defensa exigen a sus proveedores que realicen y compartan auditorías de forma regular).

Para otros, las auditorías de procesos son una herramienta para hacer de la objetividad y la colaboración una parte fundamental de la calidad.

Cuando se realizan correctamente, las auditorías son una poderosa herramienta para la mejora continua.

He aquí por qué.

Gran parte de la fabricación y la excelencia operativa puede reducirse a una sola palabra: Disciplina. ¿Cuántas iniciativas 5S, por ejemplo, comienzan con las mejores intenciones pero pronto se deterioran y se convierten en pizarras sin usar?

La auditoría de procesos es una de las formas más sencillas de comprometerse firmemente con una práctica que mejore la calidad, el compromiso y los índices de satisfacción de los clientes. Lo mejor de todo es que es objetiva, imparcial y mensurable.

Para resumir, algunos de los beneficios clave de las auditorías de procesos incluyen:

• Mejora de la calidad y la seguridad
• Menos acciones correctivas
• Reducción de los desechos y las repeticiones
• Mayor rendimiento en la primera pasada

Las auditorías de procesos requieren un compromiso con una práctica regular y, como resultado, las personas pueden empezar a "chuparse los dedos" con la lista de comprobación de la auditoría.

Aquí, el problema es casi siempre cómo hacemos las auditorías, no las auditorías en sí.

Veamos algunos ejemplos de cómo diferentes procesos de auditoría conducen a resultados mediocres.

Auditorías con listas de comprobación en papel

En su forma más sencilla, una auditoría de procesos puede aplicarse como una lista de comprobación.

Estas listas de comprobación suelen estar al frente de cada celda o junto al tablero de gestión diaria. Puede rellenarse con los requisitos que desee y suele actualizarse mensualmente.

En la práctica, sin embargo, nos volvemos dependientes de unos pocos individuos para realizar esta tarea y las auditorías se pasan por alto de forma rutinaria. O bien un jefe de línea o el personal de apoyo recorren la auditoría rápidamente y marcan el elemento según sea conforme o no.

Las listas de comprobación de auditorías en papel no ayudan. Con el papel, resulta tedioso agregar los datos. Es difícil reunir el contexto de las observaciones. Como resultado, se pasan por alto los elementos que con más frecuencia incumplen la normativa.

Como resultado, las auditorías no se completan con disciplina y la calidad se resiente.

Auditorías basadas en tarjetas

Algunas organizaciones han llegado a la conclusión de que las auditorías simplemente llevan demasiado tiempo y ponen demasiado énfasis en un jefe de línea ya sobrecargado o en un supervisor o ingeniero de apoyo.

Estos grupos podrían recurrir a Kamishibai, un programa de auditoría rápido y sencillo basado en tarjetas.

El principio en el que se basa el Kamishibai es que las auditorías deben ser visuales y fáciles, para que todo el mundo se responsabilice de ellas. Las tarjetas son de doble cara con una condición "BUENA" en una cara y una condición "MALA" en la otra.

Algunas organizaciones consideran que este método de auditoría se adapta mejor al ritmo acelerado y a las prioridades contrapuestas de su funcionamiento.

Aunque son una gran técnica de gestión visual, estos sistemas de tarjetas de papel pueden ser difíciles de mantener. Crear y mantener tarjetas es una carga administrativa. Francamente, las tarjetas pueden ser molestas de hacer: la gente quiere una nueva tarjeta de auditoría, no una tarea de manualidades.

Auditorías de procesos por niveles

A menudo, las responsabilidades de auditoría recaen de forma desigual en unas pocas personas.

Aquí es donde entran en juego las auditorías por capas.

Una auditoría de procesos por capas incorpora "capas" adicionales de una organización a la auditoría. Estas pueden incluir a la dirección, el liderazgo y otros equipos junto a los trabajadores del taller. Al añadir capas a un proceso de auditoría regular y estructurado, los fabricantes pueden construir un programa de calidad más sólido.

Así que en este punto, hemos visto que los procesos de auditoría basados en papel sufren porque:

1. El papel es propenso a errores
2. La gestión de las tarjetas requiere mucho tiempo
3. Los datos en papel son difíciles de agregar y analizar

La buena noticia es que existen formas sencillas de realizar sus auditorías digitalmente. Con las aplicaciones de auditoría, puede eliminar el papel, recopilar datos en tiempo real y agilizar su proceso de auditoría.

Veamos algunos ejemplos.

Con la aplicación de auditoría de procesos digitales de Tulippodrá crear, realizar y gestionar auditorías.

Cada vez que cree una nueva auditoría, tendrá la opción de rellenar algunos datos básicos, como el título, la ubicación y las instrucciones de la auditoría. También puede incorporar imágenes de los elementos de la auditoría para dar a un auditor un punto de referencia.

Después de iniciar y auditar, se desplaza progresivamente a través de cada elemento de auditoría. Dentro de la auditoría, puede pensar en cada pantalla de la aplicación de auditoría como una "tarjeta". El auditor recorrerá la planta, comprobará los procesos y los equipos y registrará si los hallazgos son aceptables desde su teléfono móvil.

Si se detecta alguna no conformidad, la aplicación crea automáticamente una acción correctiva. Puede ver todas las acciones abiertas en un único panel, lo que facilita la planificación y coordinación de las mejoras.

Por último, puede ver los resultados de sus auditorías a lo largo del tiempo, en gráficos de pareto o cualquier forma de visualización que le funcione.

Las auditorías de procesos son una de las formas más sencillas de digitalizar sus procesos.

La aplicación de auditoría de procesos que aparece más arriba está preconfeccionada y lista para ser utilizada en su taller. Todos los campos pueden configurarse y actualizarse para sus procesos únicos. Todo ello sin escribir una sola línea de código.

Si está listo para comenzar con las auditorías digitales, puede empezar hoy mismo con una prueba gratuita en Tulip.