Seguimiento del trabajo en curso: Las mejores prácticas para gestionar el trabajo en curso

A lo largo del curso de las operaciones típicas, los fabricantes generalmente tendrán productos en varias etapas de finalización. Esto es especialmente cierto para los fabricantes de productos grandes, complejos y que requieren mucho tiempo, como la maquinaria y otros equipos industriales. Los productos que aún no se han completado suelen denominarse trabajo en curso (WIP).

Para que las empresas puedan realizar un seguimiento adecuado de la producción a lo largo de su cadena de suministro hasta la distribución, es imprescindible que sepan cuántos productos tienen en las distintas fases de elaboración.

En este post, repasaremos el concepto de trabajo en curso y por qué es importante que los fabricantes lleven un seguimiento del trabajo en curso dentro de sus operaciones.

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Trabajo en curso es un término utilizado por los fabricantes para describir los artículos que han iniciado el proceso de producción, pero que aún no se han completado. Lo importante a tener en cuenta es que el trabajo en curso es algo más que mercancías y pedidos pendientes de cumplimiento. El concepto también se utiliza para describir los costes asociados al trabajo necesario para completar los pasos restantes del proceso de producción.

Por lo tanto, el trabajo en curso se refiere a los materiales que aún se encuentran dentro del proceso de producción más la mano de obra, los gastos generales y los gastos de producción relacionados. Estos gastos apuntan al coste total de fabricación invertido en terminar los productos necesarios para completar un pedido.

Gestionar y reducir el trabajo en curso es esencial para las empresas manufactureras porque puede afectar significativamente a la eficacia general de la producción. Por lo tanto, una gestión adecuada del trabajo en curso proporciona muchos beneficios a las empresas de fabricación. Algunos de los principales beneficios incluyen:

Mejora de la planificación y la gestión del inventario: La determinación de la cantidad de trabajo en curso muestra a los fabricantes el estado de sus esfuerzos de cumplimiento de pedidos y la utilización de recursos. Esto permite a los fabricantes pedir materias primas a los proveedores sólo cuando sea necesario, lo que simplifica enormemente la gestión y la planificación del inventario.

Mayor productividad y eficacia de la producción: Cuando las empresas examinan sus operaciones de fabricación y observan una cantidad inesperadamente grande de trabajo en curso, esto apunta a un proceso de producción ineficaz. Un trabajo en curso más elevado de lo esperado indica que puede haber cuellos de botella en la línea de producción, lo que conduce a una acumulación de productos inacabados. Gestionar eficazmente el trabajo en curso permite a las empresas evaluar sus procesos de producción y perfeccionar las operaciones para aumentar la eficiencia.

Mayor satisfacción del cliente: Con el aumento de la eficacia de la producción, los fabricantes pueden satisfacer la demanda de forma más constante y cumplir los pedidos de los clientes a tiempo. Garantizar que los pedidos se completan a tiempo es un factor importante que contribuye a la satisfacción del cliente.

Mejora de la gestión del almacén: Conocer la cantidad de trabajo en curso permite a los fabricantes evaluar el uso de su almacén y sus necesidades de almacenamiento. Esto revela si el espacio contiene más trabajo en curso del necesario, evitando el desperdicio tanto de materiales como de espacio.

En el núcleo de todo sistema de producción eficiente se encuentra una ecuación engañosamente sencilla pero de grandes consecuencias: La Ley de Little.

Si alguna vez se ha preguntado por qué el trabajo se acumula o por qué la producción se retrasa incluso cuando todo el mundo está ocupado, esta fórmula le da la respuesta.

Ley de Little: W = L / λ

Dónde:

• W = Número medio de artículos en el sistema (Trabajo en curso)
  
  

• L = Plazo medio de entrega (cuánto se tarda en completar una unidad)
  
  

• λ = Tasa media de producción (unidades completadas por periodo de tiempo)
  
  

En pocas palabras: para acortar el plazo de entrega, o se aumenta el rendimiento o se reduce el WIP. Eso es todo. No se necesitan matemáticas avanzadas.

Un ejemplo práctico

Imagine una línea que produce 10 unidades por hora (λ = 10) con 50 unidades en curso (W = 50).
Utilizando la ley de Little:

L = W / λ = 50 / 10 = 5 horas

Así que el artículo medio tarda 5 horas en recorrer el sistema.

Ahora, digamos que reduce el WIP a la mitad sin cambiar el rendimiento:

L = 25 / 10 = 2,5 horas

El plazo de entrega se reduce a la mitad, es decir, sin nuevos equipos, horas extraordinarias ni grandes cambios en el proceso. Sólo un control más estricto de lo que está en curso.

Por eso la Ley de Little es una piedra angular de la fabricación ajustada. Vincula objetivos amplios como una entrega más rápida con acciones prácticas como limitar el WIP.

Por qué es importante

La mayoría de las plantas funcionan con más WIP del que creen. Y el exceso de WIP lo ralentiza todo.

Las colas se alargan.
Los cambios se alargan.
Los defectos se esconden en el montón.

Utilizando la Ley de Little, los equipos pueden ver cómo interactúan el flujo, el inventario y la producción, y tomar mejores decisiones sobre dónde ajustar.

No puede gestionar el WIP por sí solo. Las cifras cuentan la historia. Cuando se hace un seguimiento regular, revelan dónde se ralentiza el flujo, dónde se retrasa el trabajo y dónde desaparece el tiempo silenciosamente.

He aquí los cuatro más importantes:

Qué ver

Si el tiempo de ciclo se alarga pero el rendimiento no se mueve, es probable que esté apilando inventario entre los pasos.
Si un área siempre muestra más WIP que el resto, ése es su cuello de botella.
Y si la eficiencia del flujo está enterrada en un solo dígito, la mayor parte del tiempo de su proceso se está empleando en esperar en lugar de producir.

Estos números son más que informes para la pared. Describen cómo se comporta su sistema en un día normal. Realice un seguimiento de ellos durante el tiempo suficiente y empezará a ver patrones, por ejemplo, dónde se escapa el tiempo, qué productos se estancan y qué turnos mantienen las cosas en movimiento.

No necesita una revisión a gran escala del sistema para tener el trabajo en curso bajo control. Lo que sí necesita es coherencia, visibilidad y un equipo que se atenga a reglas sencillas todos los días. Las plantas que mejor gestionan el flujo suelen compartir algunos hábitos.

1. Establezca límites de trabajo en curso por estación
Decida cuánto trabajo puede quedar en cada paso antes de que empiece el siguiente. Esos límites evitan que la línea se atasque y hacen evidentes los cuellos de botella. Un buen punto de partida es su media actual, luego vaya afinando a medida que vea cómo se mueve realmente el trabajo.

2. Haga visibles las colas
Si la gente no puede ver la cola, no puede gestionarla. Ponga los recuentos WIP donde todos puedan verlos, ya sea en un tablero físico, en la pantalla de una tableta o en un tablero compartido. La visibilidad en tiempo real mantiene alineados a supervisores y operarios sin necesidad de perseguir las actualizaciones.

3. Rastree los bloqueos, no se limite a pasar de ellos
Cada vez que el trabajo se paralice, registre el motivo. Piezas que faltan, una herramienta averiada, una aprobación tardía... sea lo que sea. Una vez que esas razones son visibles, surgen patrones. Encontrará unas cuantas causas recurrentes que generan la mayor parte del tiempo perdido.

4. Capture los datos automáticamente
Los recuentos escritos a mano y las actualizaciones manuales siempre van por detrás de la realidad. Conecte máquinas, escáneres o sensores básicos para registrar el movimiento WIP automáticamente. Ahorra tiempo, mantiene los datos limpios y muestra exactamente dónde se ralentizan las cosas.

5. Siga ajustando el sistema
Los límites WIP no son permanentes. A medida que vaya controlando el tiempo de ciclo, el rendimiento y la eficiencia del flujo, pruebe pequeños cambios. Tal vez un límite ligeramente inferior acelere las cosas, o un ajuste de la disposición reduzca el tiempo de espera. La clave es hacer ajustes a menudo y basar los cambios en lo que muestran realmente las cifras.

Mantener un alto nivel de trabajo en curso muestra ineficacia en todo el proceso de producción. Además, un WIP elevado indica que una cantidad significativa de capital está inmovilizada en la empresa, lo que provoca un flujo de caja limitado y menos beneficios.

En el panorama de la fabricación moderna, las empresas deben aprovechar sus sistemas de planificación de recursos empresarialesERP), sistemas de ejecución de fabricación (MES) y otros sistemas de fabricación para gestionar el trabajo en curso.

He aquí cómo realizar un seguimiento y una gestión adecuados del trabajo en curso:

Adoptar la fabricación justo a tiempo: Los fabricantes deben aplicar el sistema pull en la fabricación justo a tiempo. Aprovechar esta técnica ajustada garantiza que la producción no comience hasta después de que los clientes hayan realizado el pedido.

El justo a tiempo garantiza que no haya un exceso de trabajo en curso en el almacén o en las líneas de producción que inmovilice recursos. En su lugar, los materiales se procesan y se convierten en productos finales siempre y cuando haya una demanda directa de un cliente.

Analice y prevea la demanda con precisión: En algunas operaciones, los fabricantes optarán por aplicar un sistema push en lugar de un sistema pull porque sus ofertas tienen una demanda prolongada por parte del mercado. Como resultado, estas empresas siempre tienen trabajo en curso para satisfacer la demanda continua y regular.

Pero como pueden producirse errores en las previsiones o parones inesperados en la demanda, estos fabricantes se quedan a menudo con un alto nivel de trabajo en curso. Utilizar soluciones avanzadas de previsión para analizar el mercado ofrece a los fabricantes una imagen más representativa de las fuerzas del mercado, lo que permite un flujo de trabajo más fluido en la línea de producción.

En caso de escasez de demanda, estos fabricantes de sistemas de empuje deben aprovechar los sistemas de expedición basados en eventos en la planta de producción. Estos sistemas optimizan la producción en la línea, ajustando el volumen de producción adecuadamente para responder a los cambios en la demanda.

Actualice la maquinaria y el personal: En muchos casos, el aumento del trabajo en curso se debe a cuellos de botella en las operaciones. Una solución viable es actualizar las herramientas y la maquinaria que pueden procesar el trabajo de forma más rápida y eficaz.

Además, el personal de la estación puede no estar equipado para manejar el flujo de trabajo, lo que provoca cuellos de botella y WIP adicionales. Una formación y capacitación adicionales pueden hacer que los trabajadores sean más competentes a la hora de gestionar el aumento de WIP en sus estaciones. Como alternativa, los fabricantes pueden optar por contratar a operarios mejor formados y con más experiencia.

Para gestionar mejor el trabajo en curso, los fabricantes deben aprovechar los datos recopilados por su ERP, MESy otros sistemas de producción para reducir los cuellos de botella y optimizar el flujo de trabajo de fabricación en el taller.

Aunque la implantación de soluciones digitales para ayudar a recopilar datos y realizar un seguimiento de la producción se percibe a menudo como algo que requiere mucho tiempo y recursos, los beneficios superan con creces estos costes iniciales.

Algunas de las ventajas de digitalizar la gestión WIP son:

• Normalmente, los sistemas que se implantan en un entorno de fabricación recogen los datos de forma automática, eliminando el error humano, una causa importante del WIP.

• Los controles de procesos digitales basados en datos pueden ocuparse adecuadamente de gran parte de la línea de producción, dejando al personal la ejecución de tareas que requieren más poder cognitivo.

• Los conocimientos generados por las herramientas de gestión de WIP suelen promover la mejora continua dentro de un entorno de fabricación al identificar puntos de ineficacia de forma regular y permitir a los supervisores emitir acciones correctivas.

• Los sistemas y equipos bien integrados, combinados con el análisis predictivo, pueden identificar la posible aparición de cuellos de botella, lo que permite a los trabajadores intervenir antes de que se acumule el trabajo en curso.

Mediante la conexión de las personas, máquinas y sistemas a través de un entorno de fabricación, Tulip tiene la capacidad de automatizar la recopilación de datos en toda una operación. Utilizando los conocimientos que Tulip proporciona, los fabricantes son capaces de planificar y prever más eficazmente sus necesidades de producción, abordando la causa raíz asociada con el WIP inmanejable.

Incluso con sistemas sólidos y buenas intenciones, el control del trabajo en curso puede descarrilarse. Estas son las trampas con las que tropiezan la mayoría de los equipos y algunas formas de mantenerse alejado de ellas.

1. Establecer límites demasiado ajustados
Los límites WIP mantienen el flujo bajo control, pero si los aprieta demasiado, la línea empieza a morirse de hambre. El trabajo se estanca, los operarios esperan y el rendimiento cae.
Cómo solucionarlo:
Empiece con cifras que reflejen los tiempos de ciclo y la capacidad reales. Observe con qué frecuencia las estaciones llegan a su límite. Si las colas ascendentes crecen o la utilización descendente cae, afloje un poco.

2. Perseguir los síntomas en lugar de los cuellos de botella
El WIP extra casi siempre se acumula donde el flujo se ralentiza. El problema es que los equipos suelen centrarse en el respaldo visible en lugar de en la verdadera limitación.
Cómo solucionarlo:
Revise el WIP por etapas y realice un seguimiento de la eficiencia del flujo. Si un área se mantiene pesada mientras otras van ligeras, ése es el cuello de botella. Arreglar ese punto suele levantar toda la línea.

3. Perder el compromiso de los operarios
El seguimiento digital se viene abajo cuando parece un papeleo extra. Si el sistema ralentiza a la gente o no parece útil, no se utilizará y sus datos dejarán de ser fiables.
Cómo solucionarlo:
Haga participar a los operarios desde el principio. Explíqueles cómo una mejor visibilidad hace que su jornada sea más fluida, con menos sorpresas y menos simulacros de incendio. Mantenga las entradas sencillas, automatice cuando sea posible y construya herramientas que se adapten a cómo trabaja realmente la gente.

El seguimiento manual del trabajo en curso funciona durante un tiempo. Una pizarra o una hoja de cálculo compartida pueden mantener sincronizada una pequeña línea. Pero una vez que el volumen crece o el trabajo cruza turnos, las cosas empiezan a resbalar. Los números se quedan obsoletos, las actualizaciones se retrasan y nadie está seguro de lo que está al día.

Tulip ayuda a cerrar esa brecha. Proporciona a los ingenieros y supervisores herramientas para construir sus propios sistemas de seguimiento digital sin tener que esperar a los equipos de software. En la práctica, eso significa que pueden hacerlo:

• Registre las órdenes de trabajo automáticamente a medida que pasan por cada estación

• Vea las colas y el flujo en cuadros de mando en directo que se actualizan solos

• Registre los tiempos de ciclo, los bloqueos y los estados en el momento en que se producen

• Extraiga datos directamente de máquinas, escáneres o tabletas

Como el sistema se ejecuta en la nube, es fácil desplegarlo en varias líneas y ajustarlo a medida que cambian los procesos. Sin proyectos largos, sin cuellos de botella informáticos.

Ésa es la verdadera ganancia: menos sorpresas, ajustes más rápidos y un suelo que funciona con hechos y no con suposiciones.

Seguimiento manual vs. automatizado de la WIP

El seguimiento digital no sólo hace que los informes parezcan más limpios. Cambia la forma de gestionar la planta. Cuando los datos se actualizan solos, los operarios y los supervisores pueden centrarse en dirigir el proceso en lugar de perseguir números.

Mediante la conexión de las personas, máquinas y sistemas a través de un entorno de fabricación, Tulip tiene la capacidad de automatizar la recopilación de datos en toda una operación. Utilizando los conocimientos que Tulip proporciona, los fabricantes son capaces de planificar y prever más eficazmente sus necesidades de producción, abordando la causa raíz asociada con el WIP inmanejable.

El trabajo en curso no es sólo un número en un informe. Muestra cómo se comporta realmente su sistema. Cuando hay demasiado, las piezas se sientan, las colas crecen y todo parece más lento de lo que debería. Cuando hay demasiado poco, las estaciones empiezan a quedarse secas y la gente espera para trabajar. Conseguir ese equilibrio depende de la claridad con la que pueda ver lo que ocurre y de la rapidez con la que reaccione.

Principios sencillos como la Ley de Little, ayudan a darle sentido. Las métricas correctas le mantienen honesto sobre dónde se atascan el tiempo y el material. La disciplina diaria evita que las cosas vuelvan a derivar hacia el caos.

Y cuando esté listo para dejar atrás los recuentos manuales y las actualizaciones de hojas de cálculo, una plataforma como Tulip puede encargarse del seguimiento. Le proporciona datos en directo directamente de la planta para que pueda centrarse en arreglar el flujo, no en recopilar cifras.

Si está interesado en saber cómo Tulip puede ayudarle a que sus procesos de producción sean más eficientes, póngase en contacto con un miembro de nuestro equipo hoy mismo¡!