Der ultimative Leitfaden für Kaizen

Definition von Kaizen

"Kaizen" ist die Philosophie von kontinuierlicher Verbesserungsprozess. Schlanke Hersteller nutzen Kaizen, um Verschwendung zu vermeiden. Mit Kaizen verbessern die Hersteller kontinuierlich standardisierte Prozesse, Anlagen und andere tägliche Produktionsverfahren. Die wichtigste Voraussetzung ist, dass die bestehenden Verfahren standardisiert und dokumentiert werden, damit Verbesserungen objektiv bewertet werden können.

Obwohl Kaizen in erster Linie mit der Produktion in Verbindung gebracht wird, wird es in Unternehmen in allen Bereichen eingesetzt. Branchen wie das Gesundheitswesen, das Finanzwesen, die Psychotherapie, die Lebensberatung, die Regierung und das Bankwesen haben Kaizen ebenfalls übernommen.

Neben der Verbesserung von Arbeitsabläufen trägt Kaizen dazu bei, eine Kultur der Eigenverantwortung zu fördern, in der Mitarbeiter Ineffizienzen erkennen und korrigieren. Dies hat den zusätzlichen Vorteil, dass Prozessverschwendung durch die Reduzierung nicht wertschöpfender Aktivitäten beseitigt wird.

Geschichte von Kaizen

Aus dem Japanischen übersetzt bedeutet das Wort "Kaizen" so viel wie "etwas zum Besseren verändern". Es wurde ursprünglich von japanischen Unternehmen nach dem Zweiten Weltkrieg verwendet, beeinflusst von Lehren aus der amerikanischen Geschäftswelt und Qualitätsmanagement, und wurde vom Toyota Produktionssystem (auch bekannt als TPS) übernommen, bei dem die Mitarbeiter bekanntlich angehalten werden, wenn eine Abnormalität auftritt (bekannt als Jidoka) und zusammen mit ihren Vorgesetzten eine Verbesserung vorschlagen.

Kaizen bringt viele Vorteile mit sich, nicht nur für den Betrieb und die Produktion eines Unternehmens, sondern auch für die gesamte Unternehmenskultur und die Kommunikation. Als Ergebnis der Verbesserung von Arbeitsabläufen und der Beseitigung von Verschwendung sind unter anderem folgende Vorteile für die Produktion eines Herstellers zu erwarten:

• Erhöhte Produktivität
• Verbesserte Qualität
• Mehr Sicherheit
• Niedrigere Kosten
• Verbesserte Kundenzufriedenheit

Zu den Vorteilen für das gesamte Unternehmen und seine Kultur gehören:

• Verbesserte Kommunikation
• Verbesserte Moral und Mitarbeiterzufriedenheit
• Ein stärkeres Gefühl der Beteiligung der Mitarbeiter am Unternehmen

Kaizen wird von einigen wenigen Grundprinzipien geleitet:

Gute Prozesse schaffen gute Ergebnisse.

Im Kern geht es bei Kaizen um kontinuierlicher Verbesserungsprozess durch die Reduzierung von Verschwendung in Prozessen, geleitet von der Grundüberzeugung, dass gute Prozesse zu guten Ergebnissen führen. In der Fertigung bedeutet dies, dass die Reduzierung von Verschwendung in einem Prozess einen Mehrwert für den Kunden bedeutet. In lean manufacturing werden die 8 Verschwendungen (auch als Muda bekannt, oder jede Aktivität, die Ressourcen verbraucht, ohne einen Wert für den Kunden zu schaffen) wie folgt definiert:

• Defekte: Wenn ein Produkt nicht brauchbar ist, muss es verschrottet oder nachgearbeitet werden, was den Produktionsprozess verteuert, ohne einen Mehrwert zu schaffen.
• Wartezeit: Ungleichmäßigkeiten in der Arbeitsumgebung können dazu führen, dass Menschen auf Material oder Ausrüstung warten oder Maschinen im Leerlauf stehen, was zu Überproduktion oder Überbeständen führen kann.
• Zusätzliche Bewegung: Unnötige Bewegung kann das Personal belasten und dem Kunden keinen zusätzlichen Nutzen bringen.
• Überschüssiges Inventar: Überschüssiges Inventar kann zu Ineffizienzen und Verzögerungen bei der Erkennung von Problemen führen. Probleme können sich anhäufen, und je mehr Inventar vorhanden ist, desto länger dauert es, Probleme zu lösen.
• Überproduktion: Zu viel zu produzieren, bevor es benötigt wird, behindert einen reibungslosen Arbeitsfluss, erhöht die Produktions- und Lagerkosten, verbirgt Mängel in den unfertigen Erzeugnissen und verlängert die Vorlaufzeit.
• Zusätzliche Bearbeitung: Überschüssige Aktivität als Folge eines schlechten Werkzeug- oder Produktdesigns.
• Unnötiger Transport: Der Transport von Gegenständen, die für den Prozess nicht notwendig sind.
• Ungenutzte Talente: Unzureichende Nutzung von Fähigkeiten oder Zuweisung von Aufgaben an Mitarbeiter mit unzureichender Ausbildung.

Verbesserungen beruhen auf kleinen Änderungen

Anstatt auf die Umsetzung einer großen Veränderung zu warten, um mit der Verbesserung zu beginnen, sollten Sie die Veränderung in kleinen, schrittweisen Schritten angehen. Dies erhöht die Geschwindigkeit der Verbesserung und verringert den Druck, der mit der Umsetzung einer großen Veränderung verbunden ist. Darüber hinaus sind kleine Änderungen oft weniger kostspielig und daher weniger riskant.

Ein Schlüssel zu inkrementellen Verbesserungen ist die Identifizierung und Lösung der Ursachen von Problemen. Auf diese Weise können die Mitarbeiter kleine Probleme auffangen und eindämmen, bevor sie größer und kostspieliger werden, und verhindern, dass dieselben Probleme erneut auftreten.

Verbesserungen müssen messbar, standardisiert und wiederholbar sein

Bei Kaizen ist es wichtig, "mit Daten zu sprechen und mit Fakten zu verwalten". Um Verbesserungen objektiv bewerten zu können, müssen die bestehenden Verfahren standardisiert und dokumentiert werden. Außerdem sollten die Verbesserungen standardisiert und alle Mitarbeiter in den neuen Verfahren, die mit diesen Verbesserungen verbunden sind, geschult werden.

Die Messung der Leistung anhand bestehender Benchmarks ermöglicht es Ihnen, ROI Ihrer Kaizen-Bemühungen nachzuweisen und das Unternehmen auf die Verbesserung auszurichten. Außerdem können Sie so Bereiche identifizieren, in denen Ihre Bemühungen erfolgreich sind - oder auch nicht, so dass Sie strategische Entscheidungen über zukünftige Verbesserungen treffen können.

Befähigung der Mitarbeiter

Kaizen legt den Schwerpunkt auf den Wert der Mitarbeiter auf jeder Ebene eines Unternehmens. Die Mitarbeiter, die dem Problem am nächsten sind, sind am besten in der Lage, es zu lösen. Wenn die Teammitglieder dazu angehalten werden, Probleme zu identifizieren und Verbesserungen in ihren Arbeitsbereichen vorzuschlagen, wird das Gefühl der Verantwortung für ihre Arbeit gefördert, was die allgemeine Motivation, Moral und Produktivität verbessern kann.

Es ist auch wichtig, dass das Management in Ihre Kaizen-Bemühungen einbezogen wird. Stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen die Bedeutung von Kaizen für den Gewinn Ihres Unternehmens versteht. Für den Erfolg Ihrer Kaizen-Initiativen ist es von entscheidender Bedeutung, dass sich die Führungskräfte Ihres Unternehmens für die Aufrechterhaltung einer Kultur des kontinuierlicher Verbesserungsprozess einsetzen, denn sie geben den Ton für den Rest des Unternehmens an.

Der kontinuierlicher Verbesserungsprozess Zyklus und der PDCA-Zyklus

Nach John Shook, dem Vorsitzenden und CEO des Lean Enterprise Institute, besteht der kontinuierlicher Verbesserungsprozess Zyklus aus drei Schritten: den Arbeitsplatz sehen, Probleme erkennen und Lösungen umsetzen.

Ein weiteres beliebtes Modell ist der PDCA-Zyklus: Planen, Tun, Prüfen, Handeln. Die American Society for Quality (ASQ) definiert den PDCA-Zyklus wie folgt:

• Planen Sie. Erkennen Sie eine Gelegenheit und planen Sie eine Veränderung.
• Tun Sie es. Testen Sie die Veränderung. Führen Sie eine Studie im kleinen Rahmen durch.
• Prüfen Sie. Prüfen Sie den Test, analysieren Sie die Ergebnisse und stellen Sie fest, was Sie gelernt haben.
• Handeln. Handeln Sie auf der Grundlage dessen, was Sie im Lernschritt gelernt haben: Wenn die Änderung nicht funktioniert hat, gehen Sie den Zyklus mit einem anderen Plan noch einmal durch. Wenn Sie erfolgreich waren, beziehen Sie das, was Sie aus dem Test gelernt haben, in weitergehende Änderungen ein. Nutzen Sie das Gelernte, um neue Verbesserungen zu planen und den Zyklus erneut zu beginnen.

Tägliches Kaizen und Kaizen-Events

Kaizen sollte zusätzlich zu den regelmäßigen Kaizen-Veranstaltungen auf täglicher Ebene umgesetzt werden.

Auf täglicher Ebene sollte das Team regelmäßig zusammenkommen, um mögliche Lösungen für ein zuvor identifiziertes Problem zu besprechen. Diese Praxis sollte in die bereits etablierten und regelmäßig stattfindenden Meetings integriert werden.

Kaizen-Veranstaltungen, auch Kaizen-Blitzveranstaltungen genannt, sind Veranstaltungen von kurzer Dauer, in der Regel in Form eines einwöchigen Workshops, bei dem ein Moderator ein Team bei der Verbesserung eines Bereichs mit einem bestimmten Ziel anleitet. Diese Veranstaltungen können abgehalten werden, wenn ein dringendes Problem gelöst werden muss, oder als gezielte Übung, um in regelmäßigen Abständen verbesserungswürdige Bereiche zu identifizieren.

Während einer Kaizen-Veranstaltung leitet der Moderator das Team (das in der Regel aus Mitarbeitern besteht, die in dem Bereich arbeiten, in dem die Veranstaltung durchgeführt wird) bei der Standardisierung und Dokumentation von Prozessen und der Identifizierung, Umsetzung und Dokumentation von Verbesserungen in diesem Bereich. Nach der Veranstaltung werden die Verbesserungsmöglichkeiten auf der Grundlage der Bedürfnisse des Unternehmens nach Prioritäten geordnet.

Wann Sie eine Kaizen-Veranstaltung durchführen sollten

Während die Prinzipien von Kaizen von allen Mitgliedern einer Organisation kontinuierlich praktiziert werden sollten, können geplante Kaizen-Veranstaltungen notwendig sein, um größere Probleme anzugehen. Außerdem ist es wichtig, eine Kultur zu pflegen, die Probleme an der Wurzel zu packen, bevor sie größer werden.

Gründe für eine Kaizen-Veranstaltung sind unter anderem:

• Lösung eines dringenden Problems, das das Geschäft gefährdet und schnell angegangen werden muss
• Erreichen eines strategischen Ziels, das sich auf die KPIs auswirken wird
• Identifizierung und Behebung der Ursachen von Problemen, die verhindern, dass die täglichen Verbesserungszyklen Ergebnisse erzielen
• Lösen Sie funktionsübergreifende Herausforderungen, wie z.B. die Verbesserung der Übergabe von Arbeit zwischen Teams, einschließlich vor- und nachgelagerter Ereignisse in einem Produktionswertstrom.
• Halten Sie die Praxis von kontinuierlicher Verbesserungsprozess in Ihrem Unternehmen aufrecht, vor allem, wenn Sie schon seit einiger Zeit kein Kaizen-Event mehr hatten.
• Einweisung neuer Teammitglieder in die Techniken von kontinuierlicher Verbesserungsprozess

Vorteile einer Kaizen-Veranstaltung

Neben den primären Vorteilen, die sich aus der Verbesserung Ihrer Standardarbeitsprozesse ergeben, kann die Durchführung eines Kaizen-Events Problemlösungs-, Kooperations- und Kommunikationsfähigkeiten fördern und den Mitarbeitern die Möglichkeit geben, Führungsqualitäten unter Beweis zu stellen. Wenn Sie Ihre Teammitglieder dazu anregen, Probleme zu erkennen und Verbesserungen in ihren Arbeitsbereichen vorzuschlagen, fördert dies das Gefühl der Eigenverantwortung für ihre Arbeit, was die allgemeine Motivation, Moral und Produktivität verbessern kann. Schließlich ist die Durchführung einer Kaizen-Veranstaltung eine Möglichkeit, eine solide Kultur von kontinuierlicher Verbesserungsprozess in Ihrem Unternehmen zu stärken, denn der beste Weg, die Prinzipien, die Sie in Ihrem Unternehmen umsetzen möchten, aufrechtzuerhalten, ist, sie in die Praxis umzusetzen.

Planen Sie eine Kaizen-Veranstaltung:

Die Zeit, die Sie in die Planung Ihrer Kaizen-Veranstaltung investieren, ist entscheidend für den Erfolg der Veranstaltung; tatsächlich ist die richtige Planung der Veranstaltung genauso wichtig wie die Veranstaltung selbst. Bereiten Sie Ihr Team auf den Erfolg vor, indem Sie die Ziele und den Umfang der Veranstaltung klar definieren und strategisch ein Team zusammenstellen, das Einblicke und Motivation in die Veranstaltung einbringt.

Eine Kaizen-Veranstaltung durchführen:

Hier ist ein typischer Entwurf für ein einwöchiges Kaizen-Event:

Tag 1: Definieren Sie Ihre Ziele für die Veranstaltung. Erfassen und messen Sie den aktuellen Zustand des Prozesses und identifizieren Sie Verschwendungen. Entscheiden Sie sich für die gewünschten Ergebnisse.

Tag 2: Betrachten Sie die Ursachen der Verschwendung und identifizieren Sie mögliche Lösungen. Erzielen Sie einen Konsens über umzusetzende Verbesserungen. Dokumentieren Sie die für die Umsetzung der Verbesserungen benötigten Ressourcen.

Tag 3: Implementieren Sie die Verbesserungen.

Tag 4: Testen Sie die Verbesserungen. Messen Sie die Ergebnisse der vorgenommenen Verbesserungen und nehmen Sie die notwendigen Anpassungen vor. Standardisieren und dokumentieren Sie die neuen Verfahren.

Tag 5: Schulen Sie Ihre Mitarbeiter in den neuen Standardarbeitsverfahren. Kommunizieren Sie die Änderungen in der Organisation. Erkennen Sie die Teammitglieder an, die zum Erfolg beigetragen haben, und belohnen Sie sie.

Auch die Reflexion ist ein wichtiger Teil des kontinuierlicher Verbesserungsprozess Zyklus. Beobachten Sie Ihren Arbeitsplatz nach der Einführung von Kaizen erneut. Sie werden wahrscheinlich immer noch einige Verschwendungen sehen. Das ist ein guter Punkt: Da Sie bereits wissen, wo das Problem liegt und was getan werden muss, ist dies Ihre Gelegenheit, neue Ideen auszuprobieren.

Während Sie über Ihre Bemühungen nachdenken, entwickeln Sie Ihre eigenen Kaizen-Richtlinien. Es gibt zwar viele Ressourcen, die Sie bei Ihren Kaizen-Bemühungen unterstützen, aber es ist wichtig, dass Sie die Kaizen-Reise Ihres Unternehmens persönlich verstehen. Beginnen Sie damit, Richtlinien zu erstellen, die auf Ihren eigenen Erfahrungen bei der Verbesserung des Arbeitsplatzes basieren. Denken Sie daran, dass diese Leitlinien für Ihre Kollegen, Ihre Nachfolger und Sie selbst gedacht sind, um die Probleme zu verstehen, die Sie überwunden haben. Diese Leitlinien werden Ihnen letztlich helfen, wenn Sie Ihre nächste Herausforderung angehen.

Die Einführung von Kaizen in Ihrem Unternehmen erfordert ein langfristiges Engagement für eine Reihe von Bemühungen und Verbesserungen. Der Aufbau einer kontinuierlicher Verbesserungsprozess Mentalität in Ihrer Unternehmenskultur erfordert tägliche Übung, und mit der Zeit werden Sie eine Steigerung der Effizienz, Produktivität und Qualität Ihrer Abläufe feststellen.