5S-Checklisten: Ein praktischer Weg, um Ihre Audits auf Kurs zu halten

Wie wir bereits in der Vergangenheit geschrieben haben, ist 5S einer der Eckpfeiler von lean manufacturing. Es wird häufig als systematischer Rahmen für die Organisation des Arbeitsplatzes verwendet und basiert auf der Idee, dass eine bessere Arbeitsumgebung zu besseren Abläufen führt, was wiederum bessere Produkte zur Folge hat.

Das 5S-Konzept, das in Japan entwickelt und verbreitet wurde, sieht fünf wichtige Schritte für einen effizienten Arbeitsbereich vor, um die Qualität der Produkte zu verbessern. Im Japanischen sind diese Schritte bekannt als seiri (Sortieren), seiton (In Ordnung bringen), seiso (Glänzen), seiketsu (Standardisieren) und shitsuke (Erhalten). In nordamerikanischen Produktionsumgebungen werden diese 5S wie folgt unterteilt:

• Sortieren - Sortieren Sie alle Werkzeuge, Geräte, Möbel usw. in einem Bereich und bestimmen Sie, was beibehalten werden soll und was entfernt werden muss.

• Ordnung schaffen - Organisieren Sie die verbleibenden Artikel und legen Sie fest, wie sie aufbewahrt werden sollen.

• Shine - Reinigen Sie proaktiv die Arbeitsbereiche und führen Sie regelmäßig Wartungsarbeiten an der Ausrüstung durch.

• Standardisieren - Erstellen Sie ein standardisiertes Arbeitsverfahren für 5S-Aufgaben

• Aufrechterhaltung - Halten Sie Ihr 5S-System reibungslos am Laufen, indem Sie die von Ihnen entwickelten Verfahren beibehalten und bei Bedarf aktualisieren.

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5S ist eine der Grundlagen von Lean. Es geht darum, die Arbeitsbereiche sicher, effizient und zuverlässig zu halten, indem die fünf oben genannten Schritte befolgt werden. Wenn diese Schritte zur Routine werden, läuft der Betrieb reibungsloser und Probleme bleiben nicht lange verborgen.

Eine 5S-Checkliste ist einfach eine strukturierte Methode, um zu überprüfen, ob diese Routinen auch tatsächlich durchgeführt werden. Anstatt sich auf das Gedächtnis oder das Urteil einer Person zu verlassen, sorgt die Checkliste dafür, dass jeder Schritt jedes Mal auf die gleiche Weise überprüft wird. Das bedeutet weniger blinde Flecken, weniger "das haben wir vergessen zu überprüfen"-Momente und klarere Ergebnisse, die Sie im Laufe der Zeit verfolgen können.

Der wahre Wert geht über die eigentliche Inspektion hinaus. Eine Checkliste trägt dazu bei, die Gewohnheiten zu festigen, die 5S am Leben erhalten, und sie steht in direktem Zusammenhang mit kontinuierlicher Verbesserungsprozess. Sie ist kein einmaliges Formular, sondern sollte sich anpassen, wenn sich Ihre Prozesse weiterentwickeln und wenn Ihr Team bessere Arbeitsmethoden findet.

In der Welt der Fertigung suchen Unternehmen oft nach Möglichkeiten, Fehler zu reduzieren und die Produktivität zu steigern. Dieses 5S-Audit bietet einen Rahmen für die Durchführung einer umfassenden Analyse Ihrer Arbeitsabläufe und Ihrer Fähigkeit, ein Qualitätsprodukt herzustellen. Durch ein 5S-Audit konnten Unternehmen die Anzahl der Fehler reduzieren, d.h. weniger Fehler, weniger Rückgaben und weniger Beschwerden von Kunden.

Ein 5S-Audit ist nicht einfach eine visuelle Inspektion Ihrer Einrichtungen. Ein 5S-Audit ist eine systematische Überprüfung Ihrer Arbeitsumgebung mit dem Ziel, Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren. Bei einem 5S-Audit wird festgestellt, wie gut Sie Kaizenkontinuierlicher Verbesserungsprozess) in Ihrem Betrieb umsetzen.

Bei der Durchführung eines 5s-Audits geht es darum, die aktuellen Arbeitsbedingungen zu bewerten und Änderungen zur Verbesserung des Arbeitsplatzes vorzunehmen. Das Ergebnis ist eine organisierte, saubere und effiziente Arbeitsumgebung.

Schließlich werden 5S-Audits dazu verwendet, die Umsetzung von Standardarbeiten zu unterstützen. Es ist wichtig zu wissen, dass das Audit nicht entwickelt wurde, um Empfehlungen auszusprechen. Es handelt sich lediglich um eine Analyse der Standards und Vorschläge, die von den Vorgesetzten an einem bestimmten Produktionsstandort formuliert wurden.

Nachdem wir nun die 5s-Audits auf einem hohen Niveau besprochen haben, lassen Sie uns auf einige der Vorteile eingehen, die sich aus der Einbeziehung der 5s in Ihre Abläufe ergeben.

Einige der wichtigsten Vorteile von 5s-Audits sind die folgenden:

• Geringerer Platzbedarf für die Lagerung - Das Entfernen unerwünschter und ungeordneter Gegenstände aus dem Arbeitsbereich reduziert nicht nur unnötiges Durcheinander in der Werkstatt, sondern schafft auch mehr Platz für wertschöpfende Arbeiten.
• Verbesserte Wartungsprozesse - Durch die Einhaltung täglicher Prozesse für die Reinigung und Reparatur von Maschinen und Geräten in Ihrer Einrichtung werden die Wartungsaktivitäten einfacher und effizienter und Ausfälle seltener.
• Verbesserte Sicherheit - Der Prozess der Reinigung und Organisation eines Arbeitsplatzes reduziert von Natur aus das Potenzial für Sicherheitsvorfälle in der Arbeitsumgebung.
• Gesteigerte Mitarbeitermoral - Wenn die Mitarbeiter in den 5s-Auditprozess eingebunden sind, zeigen sie ein höheres Engagement für die Werte, die 5s umreißt. Dadurch wird sichergestellt, dass jeder in der gesamten Organisation seinen Teil dazu beiträgt, einen sauberen, organisierten und effizienten Arbeitsplatz zu erhalten.

Nach der anfänglichen Einführung von 5S entwickeln Unternehmen oft Checklisten mit Dingen, die sie überprüfen müssen, um sicherzustellen, dass die Standards und Vorschläge befolgt werden. Diese Checklisten werden 5S-Checklisten genannt.

Die Aufrechterhaltung erstklassiger Sicherheitsstandards in einer Arbeitsumgebung kann für Hersteller eine ständige Herausforderung sein. Die Rationalisierung des Prozesses mit einer 5S-Checkliste kann es einfacher und effizienter machen, über Ihre Sicherheitsmaßnahmen auf dem Laufenden zu bleiben.

Es ist wichtig zu wissen, dass kein 5S-Audit dem anderen gleicht. Deshalb können Checklisten ein praktisches Hilfsmittel sein, um die Mitarbeiter von Aufgabe zu Aufgabe zu führen, ohne dabei Schritte zu vergessen.

Sortieren

1. Gibt es hier nicht benötigte Materialien oder Teile?

2. Gibt es ungenutzte Maschinen oder andere Geräte (Vorrichtungen, Werkzeuge, Paletten, Matrizen oder ähnliches)?

3. Sind die Vitalkontrollen klar und eindeutig genug, um zu erkennen, wenn etwas nicht in Ordnung ist?

4. In der Arbeitszone werden nur Dokumente für den Auftrag aufbewahrt. Sind diese Dokumente ordentlich und gut sichtbar aufbewahrt?

In Ordnung bringen

5. Sind Regale und andere Aufbewahrungsbereiche mit Standortkennzeichnungen versehen?

6. Befindet sich alles an seinem Platz, mit Ausnahme der Dinge, die gerade für den Auftrag verwendet werden?

7. Werden die Maschinen häufig abgewischt und frei von Spänen, Fasern und Öl gehalten?

8. Sind die maximal und minimal zulässigen Mengen angegeben(Kanban)?

9. Werden Linien oder Markierungen verwendet, um Gehwege und Lagerbereiche deutlich zu kennzeichnen?

Glänzen

10. Werden die Böden glänzend, sauber und frei von Abfall, Staub und/oder Öl gehalten?

11. Werden die Maschinen häufig abgewischt und frei von Abfall, Staub und/oder Öl gehalten?

12. Wird eine effektive Reinigungscheckliste befolgt?

13. Ist klar (verstanden und kommuniziert), wer für die Reinigung verantwortlich ist?

14. Ist es üblich, dass die Mitarbeiter ihre Arbeitsplätze unaufgefordert reinigen (Böden fegen, Geräte abwischen usw.)?

Standardisieren Sie

15. Sind die Standardverfahren klar, dokumentiert und werden sie aktiv angewendet?

16. Wurde das 5S-Audit für diesen Bereich letzten Monat abgeschlossen?

17. Wurde das 5S-Audit für diesen Bereich im vorletzten Monat abgeschlossen?

18. Werden regelmäßig Verbesserungsnotizen/Zeitungsnotizen erstellt?

19. Wurden die Verbesserungsvorschläge aus dem letzten Audit umgesetzt?

20. Werden die Standards in dem Gebiet einheitlich verwendet?

21. Werden die ersten drei "S" (Sortieren, Standort festlegen und Glänzen) beibehalten?

Unterstützen

22. Sind alle angemessen in 5S geschult?

23. Werden die Verfahren aktualisiert und regelmäßig überprüft?

24. Werden die Prüfungsergebnisse und -befunde allen angemessen mitgeteilt?

Wie man ein 5S-Audit bewertet

Bei der Bewertung eines 5S-Audits geht es nicht nur um das Ankreuzen von Kästchen, sondern auch darum, Ihnen einen Anhaltspunkt dafür zu geben, wo Sie stehen und wo Sie sich verbessern müssen. Die meisten Teams verwenden eine einfache Skala von 1 bis 5, wobei jede Zahl mit einer klaren Leistungsstufe verbunden ist. In einigen Betrieben werden diese Zahlen auch in Prozenten ausgedrückt, so dass sich die Ergebnisse leichter über mehrere Schichten oder über einen längeren Zeitraum hinweg vergleichen lassen.

Hier ist ein allgemeiner Leitfaden für die Punktevergabe, den Sie an Ihr Unternehmen anpassen können:

Auf Papier werden diese Noten normalerweise aufgeschrieben und später ausgezählt, ein Prozess, der langsam ist und leicht in die Hose gehen kann. Digitale Tools machen hier Schluss. Mit einem Tool wie Tulip können die Mitarbeiter die Ergebnisse auf einem Tablet eingeben, sie sofort senden und die Ergebnisse auf einem dashboard in Echtzeit. Das macht es einfacher, Trends zu erkennen, schnell Folgemaßnahmen zu ergreifen und dafür zu sorgen, dass Audits nicht zu Routinearbeit werden.

Es geht nicht darum, das Scoring zu einer weiteren lästigen Pflicht zu machen. Wenn es richtig gemacht wird, ist es nur ein schneller Weg, um zu sehen, wo die Dinge stehen und sich auf Verbesserungen zu konzentrieren.

Digitale 5S-Checklisten vs. Papier

Wenn Sie immer noch mit einem Klemmbrett arbeiten, befinden Sie sich in guter Gesellschaft, aber die Kluft zwischen Papier und digitaler Technik wird immer unübersehbarer. Papier fühlt sich einfach an, aber es ist schwer zu skalieren und bietet nicht die Transparenz, die die meisten Betriebe heute brauchen.

Hier sehen Sie, wie die beiden im Vergleich stehen:

Für ein kleines Team mag Papier in Ordnung sein. Aber sobald Sie Ergebnisse über mehrere Schichten hinweg vergleichen, Verbesserungen nachverfolgen oder mehrere Standorte verwalten müssen, macht sich die Digitalisierung schnell bezahlt. Mit Tulip werden die Checklisten in einer einfachen App gespeichert. Die Bediener tippen sich durch ein Audit, die Ergebnisse werden in Echtzeit aktualisiert, und nichts wird in einem Stapel von Aktenordnern vergraben.

Häufige Herausforderungen bei 5S-Audits (und was Sie dagegen tun können)

Selbst mit einer guten Checkliste können 5S-Audits ins Stocken geraten. Das Problem ist in der Regel nicht der Papierkram, sondern der Alltag, in dem es darum geht, die Mitarbeiter bei der Stange zu halten und das Gefundene tatsächlich zu beheben. Hier sind einige der üblichen Probleme und Möglichkeiten, wie Teams sie lösen können:

1 ) Die Audits fangen gut an und lassen dann nach
Die ersten Wochen sehen gut aus, dann fallen die Leute in alte Gewohnheiten zurück.
Abhilfe: Behandeln Sie 5S nicht wie ein Nebenprojekt. Die Führungskräfte müssen es vorleben, und die Teams müssen regelmäßig daran erinnert werden, warum es wichtig ist, und nicht nur eine weitere Checkliste ausfüllen.

2) Probleme werden protokolliert, aber es passiert nichts
Jede Woche tauchen dieselben Probleme auf, weil niemand für die Weiterverfolgung zuständig ist.
Lösung: Vergeben Sie Namen, nicht nur Notizen. Ob auf einem Whiteboard oder in einem digitalen System, jemand muss eindeutig dafür verantwortlich sein, mit Erinnerungen, bis es erledigt ist.

3) Niemand sieht die Ergebnisse
Audits finden statt, aber die Ergebnisse liegen in einem Ordner. Die Etage weiß nie, ob die Dinge besser werden.
Abhilfe: Bringen Sie die Ergebnisse dorthin, wo jeder sie sehen kann. Ein dashboard, eine Teamtafel oder sogar ein fünfminütiges Huddle-Update macht den Fortschritt sichtbar und sorgt dafür, dass sich die Mitarbeiter engagieren.

Eine Checkliste allein wird nicht viel ändern. Die wirkliche Veränderung kommt, wenn die Führungskräfte dahinter stehen, die Mitarbeiter zur Verantwortung gezogen werden und die Ergebnisse öffentlich gemacht werden. Dann bleibt 5S hängen.

5S-Audits mit Tulip digitalisieren

Einen Arbeitsbereich sauber und organisiert zu halten, funktioniert nur, wenn der Prozess konsequent ist. Hier kommt Tulip ins Spiel. Anstelle von Klemmbrettern und Tabellenkalkulationen können Sie eine einfache 5S-Audit-App erstellen, die auf Tablets oder Kiosks läuft - in wenigen Minuten eingerichtet, ohne IT-Tickets zu benötigen.

Der No-Code-Builder macht die Anwendung so praktisch. Ingenieure, Vorgesetzte oder Teamleiter können digitale Audit-Formulare zusammenstellen, Bewertungsregeln hinzufügen, Folgemaßnahmen zuweisen und sogar Warnungen einstellen, wenn etwas überfällig ist. Wenn Sie die Checkliste ändern möchten, müssen Sie nicht wochenlang auf einen Entwickler warten - Sie aktualisieren sie einfach selbst.

Hier sehen Sie, was ein digitales Audit mit Tulip umfassen kann:

• Ein-Tasten-Bewertung für jede Frage

• Automatische Zeitstempel und Abzeichnung

• Dashboards, die Trends ohne manuelle Berichterstellung anzeigen

• Follow-up-Aufgaben, die nicht in der Masse untergehen

Es nimmt Ihnen die Arbeit bei Audits ab, so dass Sie sich darauf konzentrieren können, Probleme zu beheben und die Etage zu verbessern, anstatt sich um Papierkram zu kümmern. Sie können es 30 Tage lang kostenlos testen und sehen, wie es sich in Ihre Audits einfügt.