Racionalización de los informes de no conformidad con soluciones digitales

Una de las consideraciones fundamentales de los fabricantes es asegurarse de que todo lo que producen cumple ciertas normas de calidad. Esas normas son establecidas internamente por los fabricantes o, en algunos casos, por los reguladores de la industria. Cuando no se cumplen, el informe de no conformidad es una herramienta vital para volver a encarrilar los procesos de producción.

Un informe de no conformidad (a veces conocido como informe de no conformidad, o NCR) es un documento que recoge los detalles de un incidente en el que no se han cumplido las normas. En él se explica por qué se ha producido el suceso y se describe cómo puede evitarse que vuelva a ocurrir.

Las no conformidades pueden no resultar necesariamente en la producción de productos físicos defectuosos. El término también hace referencia a cuando los procesos utilizados en la producción no se ajustan a los procedimientos normalizados de trabajo (PNT ) y a las instrucciones de trabajo aprobadas.

Tanto si el incidente ha dado lugar a la fabricación de productos defectuosos como si no, el propósito de detallar el suceso en un informe es proporcionar una oportunidad de aprendizaje para que los procesos de fabricación puedan mejorarse de cara al futuro.

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Para maximizar su eficacia, una NCR debe personalizarse y estructurarse para satisfacer las circunstancias y requisitos específicos de su organización.

En general, sin embargo, debe tener un formato que recoja la siguiente información:

• La situación: Un resumen de lo que ocurrió para que se produjera la no conformidad, dónde y cuándo ocurrió y qué personal estuvo implicado.

• La causa: Una explicación de cómo y por qué se produjo la no conformidad. Puede incluir un análisis detallado del fallo.

• Acciones correctivas: Detalles de las medidas correctivas adoptadas (o que se prevé adoptar) para solucionar el incidente.

• Acciones preventivas: Una explicación de las acciones preventivas necesarias para garantizar que no vuelva a producirse un fallo similar. Si ya se han tomado medidas, ¿han demostrado su eficacia para evitar que vuelva a producirse el problema?

• Disposición: Lo que la organización debe hacer con el producto, la pieza o el proceso no conforme que constituye el núcleo del problema. En el caso de un producto, ¿es necesario desecharlo o puede repararse o reelaborarse para que cumpla la norma exigida?

Las NCR son un componente importante del sistema de gestión de la calidad (SGC) de una organización de fabricación que exigirá a los operarios que documenten las no conformidades, junto con los detalles de las medidas adoptadas para remediarlas.

Hay varias razones por las que las NCR son importantes:

• Garantizar la calidad y el cumplimiento: Al identificar de forma clara y metódica las no conformidades cuando se producen, los fabricantes pueden asegurarse de que están fabricando productos de acuerdo con las normas exigidas por los clientes y los organismos reguladores. El incumplimiento continuado de las normas de calidad necesarias tendría repercusiones negativas evidentes en la reputación de un fabricante y, en última instancia, en su capacidad para seguir en activo.

• Evitar que las no conformidades vuelvan a producirse: Mediante la documentación y la identificación de las causas de las no conformidades, los NCR ayudan a evitar que esas no conformidades vuelvan a producirse. Esto conduce a una mejora de la calidad del producto y aumenta la eficacia operativa.

• Permitir la mejora de los productos: Al sacar a la luz los problemas y poner de relieve las soluciones, las NCR contribuyen a mejorar los procesos y, en última instancia, la calidad de los productos fabricados.

• Reducir los costes operativos: Las lecciones aprendidas e implementadas como resultado de las NCR pueden tener un impacto significativo en la reducción de costes al minimizar los desechos, los residuos y la necesidad de retrabajo. La mejora de la calidad también puede traducirse en mejores márgenes de beneficio en los productos que vende un fabricante.

• Mejorar la eficacia: Del mismo modo, la aplicación de las conclusiones de las NCR puede dar lugar a un funcionamiento más racionalizado, con el consiguiente ahorro en todos los aspectos, desde la reducción de los costes de los insumos energéticos hasta la disminución del pago de horas extraordinarias al personal de la fábrica.

Como cualquier informe, una NCR sólo será eficaz si se actúa en función de sus conclusiones, se aprenden las lecciones y se aplican los cambios.

Todas las organizaciones tienen sus propios procesos exclusivos para responder a una no conformidad, preparar una NCR y actuar en función de sus conclusiones, como parte de su SGC más amplio. Un enfoque consiste en que las no conformidades sean tratadas por una junta de no conformidades. Compuesta por personal de todas las partes relevantes de la organización, la función de la junta incluye decidir cómo tratar los productos no conformes, supervisar el proceso de NCR y aplicar las conclusiones de la NCR.

Cuando una organización se encuentra ante una no conformidad que ha dado lugar a la fabricación de productos de calidad inferior, hay que tomar decisiones sobre lo que ocurre con esos productos. ¿Se pueden seguir utilizando o vendiendo? Si no es así, ¿pueden repararse, recalificarse o reelaborarse? ¿O deben desecharse? Es probable que la decisión de una junta de no conformidad se guíe por el contenido de la NCR.

Las NCR son más eficaces cuando se integran en una solución de control de la conformidad que forma parte de un SGC digital de toda la organización.

Disponer de una solución digital permite a una organización aplicar de forma más fluida todos los aspectos para la conformidad: desde la supervisión hasta la documentación de las no conformidades, pasando por la asignación y el seguimiento de los pasos necesarios para tomar medidas correctivas.

Con Tulip, los fabricantes pueden incorporar prácticas de gestión de la calidad en sus procesos de producción, lo que da lugar a un informe de no conformidad racionalizado y simplificado. Al aprovechar los flujos de trabajo digitales creados en Tulip, cada paso del proceso de producción se rastrea y contabiliza, lo que evita los procesos no conformes en primer lugar.

Cuando surgen problemas de calidad, los controles de calidad en línea ayudan a los operarios a documentar los defectos y las no conformidades en tiempo real, permitiéndoles documentar los detalles, las causas e incluso las imágenes de los problemas específicos. Como resultado, se puede responder a las no conformidades mucho más rápidamente y tomar las medidas necesarias para corregir el problema.

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