Registro maestro de lotes: Una guía para los registros de conformidad farmacéutica

Los fabricantes de la industria de las ciencias de la vida están sometidos a una estricta supervisión por parte de diversos organismos reguladores y de gobierno para garantizar que los fármacos y medicamentos que producen son seguros y eficaces para el consumidor final.

Para garantizar que los fabricantes cumplen las normativas necesarias y que sus productos cumplen las normas de salud y seguridad adecuadas, las empresas deben documentar todos los aspectos de sus operaciones, incluidos los materiales utilizados, el personal implicado en la producción y los procesos por los que ha pasado el producto.

Por ejemplo, los fabricantes bajo la jurisdicción de la Administración de Alimentos y MedicamentosFDA EE.UU. (FDA) están obligados a crear documentación para cada formulación y lote de medicamentos que producen.

Esta documentación permite tanto a los equipos internos de gestión de la calidad como a los reguladores externos asegurarse de que los procesos de producción se han llevado a cabo de acuerdo con el plan del fabricante.

Uno de los documentos cruciales que guían los esfuerzos de los fabricantes farmacéuticos es el registro maestro de lotes.

Históricamente, los registros de lotes maestros se han documentado utilizando lápiz y papel, pero en la última década, cada vez más fabricantes han invertido en soluciones digitales para ayudar a centralizar la documentación necesaria y agilizar sus registros de cumplimiento.

En este post, repasaremos la importancia del registro maestro de lotes y por qué cada vez más fabricantes farmacéuticos recurren a soluciones digitales para mejorar la forma en que gestionan sus registros de conformidad.

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Un registro maestro de lotes (RMA), también conocido como registro maestro de producción (RMP) es un documento que contiene los ingredientes aprobados, la formulación y las instrucciones que guían la producción de un producto farmacéutico. El documento permite a los fabricantes seguir las directrices reglamentarias necesarias a la hora de fabricar un producto.

Dado que el registro de lote maestro rige la totalidad del proceso de fabricación de un producto farmacéutico, adopta varios otros nombres. A veces se le denomina registro de lote de fabricación, fórmula maestra de fabricación, registro maestro de producción o registro de fórmula maestra.

Además, el registro maestro resulta útil cuando las empresas farmacéuticas reparten las responsabilidades de producción a partes externas conocidas como organizaciones de fabricación por contrato y en desarrollo (CDMO, por sus siglas en inglés). Estas organizaciones siguen el registro de la fórmula magistral para garantizar que fabrican productos de calidad de forma segura, coherente y conforme a las normas reglamentarias.

La producción farmacéutica presenta otro documento de conformidad estrechamente vinculado al registro de lotes de fabricación. Se conoce como registro de lote, registro de fabricación por lotes o registro de producción por lotes.

La similitud radica en que ambos documentos llevan un registro de los ingredientes aprobados y las técnicas de producción utilizadas por una fabricación farmacéutica y son exigidos por los reguladores para hacer cumplir las buenas prácticas de fabricación (cGMP).

Sin embargo, hay una diferencia crucial. El registro de lotes es una copia del maestro. Orienta y registra las fórmulas y técnicas en la línea de producción para fabricar un lote específico de productos. Así que, aparte de servir de guía, el registro de lotes también ofrece pruebas de que un lote de productos concreto se fabricó según los procedimientos detallados en el registro de fórmulas maestras.

En otras palabras, el registro de lote maestro es una plantilla que las empresas pueden utilizar al crear un registro de lote individual durante la producción de un lote singular.

De acuerdo con 21 CFR Parte 211, los fabricantes farmacéuticos están obligados a mantener sus registros maestros de lotes con ciertos detalles e información. Algunos de los elementos que deben incluirse en el MBR incluyen:

• Nombre del producto y código de identificación

• Características y propiedades de los productos farmacéuticos

• Una lista de materiales en la que se detallen los ingredientes específicos que deben añadirse a la fórmula de ese producto concreto. Esto incluye también los distintos tamaños y cantidades de dichos ingredientes.

• Tamaño de todo el lote

• Lista de procesos que muestre la configuración de la línea de producción, el equipo y las herramientas necesarias para fabricar el producto

• Instrucciones de trabajo para el personal en cada fase de la línea de producción

• Rendimiento esperado del lote

• Información sobre salud y seguridad que debe observarse durante el proceso de producción

• Procedimientos de garantía y control de calidad y puntos de referencia aceptables para las pruebas

• Envasado y almacenamiento autorizados

Estos detalles ayudan a garantizar que todo el ciclo de vida del producto está documentado y contabilizado, proporcionando pruebas de que los medicamentos producidos cumplen las normas de salud y seguridad necesarias.

Incluso hoy en día, no es raro que los fabricantes farmacéuticos utilicen registros en papel para su documentación y cumplimiento.

Sin embargo, la evolución de las técnicas de fabricación ha dado lugar a requisitos más complejos para la producción farmacéutica, que requieren una gestión más sólida de los documentos de conformidad.

Además, los fabricantes disponen ahora de una amplia variedad de soluciones diferentes entre las que elegir a la hora de digitalizar su documentación de conformidad. Algunas de las principales ventajas de digitalizarse incluyen:

Integración con los sistemas ERP : Los registros de lotes maestros contienen información sobre materiales y procesos pertinente para los principales esfuerzos de fabricación. La integración de los documentos con los sistemas de planificación de recursos empresariales permite a los fabricantes farmacéuticos coordinar y gestionar los materiales con mayor eficacia.

Reducción de los errores humanos: Las soluciones digitales eliminan la necesidad de introducir datos manualmente, lo que mejora significativamente la integridad de los datos. Esto garantiza que se recopilan y documentan datos precisos en cada uno de los pasos del proceso de producción.

Además, algunas soluciones pueden aprovechar el registro maestro de lotes para proporcionar a los operarios instrucciones de trabajo interactivas, lo que permite al personal ejecutar sus funciones de forma más competente y precisa.

Cumplimiento simplificado de los principios ALCOA+: Además de reducir los errores asociados a la introducción humana de datos, las soluciones digitales ayudan a garantizar que los documentos se ajustan a los principios ALCOA, tal y como establece FDA.

La implantación de una solución de cumplimiento digital no sólo garantiza la exactitud de los datos, sino también su legibilidad, atribución, coherencia y disponibilidad para todas las partes interesadas y reguladores necesarios.

Rendición de cuentas: El software de registro de lotes de fabricación hace un seguimiento de todos los cambios realizados en el documento. Esto no sólo evita la necesidad de realizar entradas dobles en los documentos, sino que también garantiza que las ediciones se atribuyen al personal responsable.

Acceso y recuperación de la información más rápidos: Las auditorías de cumplimiento son mucho más manejables cuando los funcionarios pueden acceder a los documentos con rapidez. Además, el personal de producción puede recuperar fácilmente el registro maestro como referencia.

Si trabaja en el sector farmacéutico o biotecnológico, el papeleo es la prueba de que el proceso está bajo control. Y en ningún lugar ese escrutinio es más agudo que con los Registros Maestros de Lotes (RMA).

Un MBR es más que una plantilla, es el mapa de producción que define exactamente cómo debe elaborarse, controlarse y liberarse un lote. Los reguladores esperan que esos registros sean herméticos. Las lagunas como las firmas que faltan, las instrucciones incompletas o el uso de un sistema electrónico no validado no sólo crean quebraderos de cabeza, sino que aparecen en informes de inspección, cartas de advertencia y, a veces, retenciones de producto.

FDA EE.UU: 21 CFR Parte 211.186-211.192

Las normas CGMP de FDAestablecen expectativas claras:

• §211.186 exige un registro maestro escrito de producción y control para cada producto. Eso incluye la fórmula, las instrucciones de fabricación paso a paso, el muestreo y los procedimientos de control. Tiene que ser redactado, revisado y firmado por calidad.

• §211.188 describe lo que debe aparecer en los registros de producción por lotes, los pesos reales de los componentes, las fechas, los identificadores de los equipos, los resultados de las pruebas durante el proceso y las firmas de los operarios y supervisores en las fases clave.

• §211.192 exige una investigación completa y la documentación de cualquier discrepancia o fallo, sin excepciones.
  

En las tres secciones, FDA busca registros que sean completos, contemporáneos y atribuibles, y éstos son los pilares de su postura sobre la integridad de los datos.

BPF de la UE: Anexo 11 e ICH Q7

En Europa, dos normas son especialmente relevantes.

• El anexo 11 cubre los sistemas informatizados. Cualquier plataforma digital utilizada para los RBM debe estar validada, ser segura y estar equipada con registros de auditoría. Los permisos de usuario, el control de versiones y las prácticas de retención de datos entran todos dentro de esta expectativa.

• La norma ICH Q7 (para API) refuerza que los RBM deben definirse, revisarse, aprobarse y controlarse. Sólo deben estar en circulación las versiones actuales, y los registros históricos deben ser recuperables y estar intactos.
  

Dónde quedan atrapados los fabricantes

Aunque las normas son claras, los inspectores siguen señalando los mismos problemas:

• Registros en los que faltan firmas, fechas o cantidades

• Uso de sistemas electrónicos sin la validación adecuada

• Operarios que siguen instrucciones obsoletas debido a un control de versiones deficiente

• Lagunas en la trazabilidad, lo que significa que no hay un registro claro de quién realizó cada paso

• Entradas tardías que debilitan la integridad de los datos

De hecho, los datos de las inspecciones de FDAde 2023 mostraron que las lagunas en la documentación, incluidos los problemas con los registros de lotes, se citaron en más de una de cada cinco 483 emitidas a los fabricantes de medicamentos.

Es posible que ya esté familiarizado con la diferencia entre un registro de lote maestro y un registro de lote. Uno es el modelo aprobado, el otro es el registro completado para un lote específico. Pero hay un tercer término que merece la pena conocer, sobre todo si trabaja en varias industrias reguladas: el registro maestro de producción.

He aquí cómo se comparan los tres:

Los registros maestros de lotes en papel han servido a la industria durante décadas, pero ya no se ajustan a las realidades normativas u operativas actuales. En lugar de apoyar el cumplimiento, a menudo ralentizan a los equipos y exponen a los fabricantes a riesgos innecesarios.

1. La introducción manual conlleva errores manuales
En papel, cada número, firma y nota depende totalmente de la precisión humana. Eso deja mucho espacio para errores que pueden paralizar la producción o dar lugar a hallazgos reglamentarios.

Pongamos un ejemplo sencillo: un operario escribe "25,0 g" en lugar de "2,50 g" para un principio activo. La discrepancia no se detecta hasta la revisión del control de calidad. Ahora el lanzamiento se retrasa, se abre una desviación y la investigación consume recursos que deberían centrarse en la producción.

No se trata de hechos aislados. Los datos de las inspecciones FDA muestran que los errores de documentación siguen siendo uno de los motivos más comunes de las observaciones 483. El papel no proporciona ningún control incorporado para evitarlos.

2. Las revisiones llevan más tiempo del que deberían
Aprobar un registro en papel es un trabajo lento y manual. El control de calidad tiene que hojear las páginas, perseguir las iniciales que faltan e intentar interpretar una caligrafía poco clara.

Si un campo está en blanco o una desviación necesita seguimiento, toda la liberación del lote queda en suspenso. Y como el papel no permite realizar búsquedas, las investigaciones de las causas raíz a menudo se extienden por carpetas, hojas de cálculo y copias escaneadas en lugar de estar contenidas en un único sistema.

3. La preparación para las auditorías se resiente
El papel dificulta las inspecciones más de lo necesario. Cuando los reguladores piden un registro concreto, puede significar rebuscar en armarios o almacenes de cajas archivadas.

Problemas como la falta de páginas, la mala legibilidad o los campos incompletos no hacen sino aumentar el riesgo. Y cuando los registros son puramente de papel, es casi imposible demostrar que los datos de producción se controlan en tiempo real, que es un punto en el que los inspectores se centran cada vez más.

Los registros maestros de lotes son más que documentación: son la prueba del control en entornos altamente regulados. Al ir más allá del papel, los fabricantes reducen los errores, aceleran las revisiones y refuerzan su posición en las auditorías desde el primer día.

Como hemos señalado, no se puede exagerar la importancia de la documentación en la fabricación farmacéutica.

Mediante la implantación de una solución como Tulip, las empresas pueden agilizar su documentación y hacer que el cumplimiento de la normativa sea parte integrante de sus operaciones.

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