Mejores prácticas de gestión de auditorías para fabricantes

A muy pocos directivos y líderes empresariales les gustan las auditorías. Saber que hay que realizar una puede desencadenar toda una serie de emociones: desde miedo y ansiedad hasta un fuerte deseo de acabar con la experiencia lo antes posible.

Pero para los fabricantes, una auditoría bien orquestada de los procesos de la fábrica debe considerarse una experiencia valiosa. Una auditoría de fabricación puede aportar información útil, además de tranquilidad para la organización y sus clientes. Y la buena noticia es que las soluciones de software pueden agilizar el proceso y ofrecer mejores resultados.

En este post, repasaremos cómo los fabricantes gestionan sus auditorías internas y cómo usted puede agilizar sus procesos de auditoría con una solución digital que haga un seguimiento de cada paso del camino.

Una auditoría de fabricación -a veces denominada auditoría de fábrica- es un proceso diseñado para garantizar que una fábrica produce (y seguirá produciendo) productos de alta calidad que cumplen las especificaciones requeridas.

Implicará auditar los procesos de fabricación de una fábrica, pero es probable que también incluya un examen más amplio de otros factores relativos a la organización, como su capacidad de producción, sus prácticas medioambientales y su postura en materia de seguridad.

Aunque una auditoría de fábrica puede llevarse a cabo internamente como un proceso de garantía de calidad, también puede iniciarla un cliente de un fabricante que desee validar los procesos de producción que su proveedor (o proveedor potencial) tiene en marcha.

Las auditorías de proveedores suelen llevarse a cabo en una de estas dos situaciones:

• Cuando el cliente se encuentre en las fases finales de calificación de un nuevo proveedor, o

• Como parte de un proceso continuo de gestión de la calidad de los proveedores. Muchas empresas exigen a sus proveedores que realicen y compartan auditorías de forma periódica.

Tanto si la lleva a cabo el propio fabricante como a instancias de uno de sus clientes, hay una serie de áreas en las que puede centrarse una auditoría de fabricación, entre ellas:

• Procesos: Las auditorías de procesos ayudan a garantizar que las líneas de la fábrica funcionan según lo previsto, tanto desde el punto de vista de la calidad como de la seguridad.

• Capacidad: Particularmente relevante cuando un cliente está calificando a un nuevo proveedor, una auditoría de capacidad se utiliza para confirmar que la fábrica tiene la capacidad de fabricar el producto requerido dentro de los plazos especificados.

• Calidad: Auditoría centrada en validar que una fábrica dispone de un sistema eficaz de gestión de la calidad, a menudo basado en la norma internacional ISO 9001.

• Medioambiental: Una auditoría medioambiental comprueba el cumplimiento por parte de una fábrica de las normas y requisitos medioambientales, como la familia de normas internacionales ISO 14000.

• Seguridad: Una auditoría de seguridad puede centrarse en el cumplimiento de la Asociación Aduanas-Comercio contra el Terrorismo (C-TPAT), un programa de seguridad de la cadena de suministro dirigido por el Servicio de Aduanas y Protección de Fronteras de Estados Unidos.

Aunque las auditorías de fabricación pueden adoptar diversas formas, suelen seguir un proceso similar:

1. Seleccione el tipo de auditoría: Determine cuáles de los sistemas y procesos de la fábrica (incluidos los enumerados anteriormente) deben auditarse, e identifique cualquier norma que deba cumplirse.

2. Establecer las tareas de la auditoría y llevarla a cabo: Enumere y lleve a cabo la serie de comprobaciones, mediciones, recopilación de datos y otras tareas necesarias para evaluar el rendimiento y la eficacia de los sistemas y procesos auditados.

3. Registrar los hallazgos: Los datos y hallazgos recogidos a través de la auditoría(especialmente las no conformidades) se registran, categorizan y agregan. Esto permite elaborar un informe de auditoría que documenta los hallazgos.

4. Adopte medidas correctivas: Basándose en el informe de auditoría, determine qué medidas correctivas deben tomarse para mejorar las operaciones y cumplir los umbrales de conformidad. Aplique los cambios necesarios.

5. Programe una auditoría de seguimiento: Una vez adoptadas las medidas correctivas, lleve a cabo otra auditoría para evaluar y medir los cambios realizados.

Cuando se lleva a cabo una auditoría de fabricación, puede resultar atractivo adoptar el enfoque sencillo de elaborar una lista de comprobación en papel. Pero hay desventajas significativas en un sistema que literalmente implica sólo "marcar las casillas".

Las auditorías en papel son propensas a cometer errores, son difíciles de agregar y requieren mucho tiempo, y dificultan la contextualización de las observaciones. Como resultado, es fácil pasar por alto elementos que pueden no cumplir la normativa.

Las soluciones digitales, incluida Tulip, pueden proporcionar una forma mucho más eficaz de recopilar y agregar datos de auditoría.

Con la explosión de la cantidad de datos que generan los equipos de la planta de producción, por no mencionar otros sensores y dispositivos que se utilizan en las organizaciones, tiene sentido invertir en una solución de gestión de auditorías digitales que se integre con los sistemas existentes en uso en sus operaciones.

Una aplicación de auditoría permite a una organización eliminar el papel, recopilar datos en tiempo real y agilizar el proceso de auditoría. Estas aplicaciones pueden estandarizar los procedimientos de cumplimiento, realizar un seguimiento del progreso hacia el cumplimiento y recopilar los resultados de las auditorías automáticamente. También agilizan y facilitan el análisis con cuadros de mando personalizados que pueden informar en función de los KPI y otras métricas.

El proceso de auditoría también resulta más sencillo cuando se utiliza una aplicación informática. Cada vez que se crea una nueva auditoría, la aplicación rellena previamente información básica como el título, la ubicación y las instrucciones de auditoría. Pueden incorporarse imágenes de los elementos de la auditoría para que el auditor tenga un punto de referencia.

Una vez iniciada la auditoría, la aplicación -accesible desde dispositivos portátiles como tabletas o teléfonos móviles- puede avanzar progresivamente por cada punto de la auditoría, lo que permite al auditor recorrer la planta, comprobar los procesos y los equipos y registrar sus hallazgos a medida que avanza.

Si está interesado en saber más sobre cómo Tulip puede ayudarle a agilizar sus procesos de auditoría y reducir la carga asociada a las actividades de cumplimiento, ¡póngase en contacto con un miembro de nuestro equipo hoy mismo!