Hay algunos casos en los que el papel gana a lo digital. El origami, las tarjetas de agradecimiento, las manualidades... todo se beneficia de la fisicidad del papel.
Sin embargo, cuando se trata de auditorías de procesos, definitivamente no es así. Los métodos de auditoría basados en papel son difíciles de mantener. Son propensos al error, y exprimir cualquier conocimiento de ellos puede suponer un enorme esfuerzo.
Ya utilizamos nuestros teléfonos para, bueno, todo. Así que, ¿por qué no las auditorías rutinarias de procesos?
En esta guía, le guiaremos a través de la aplicación móvil de auditoría de procesos de Tulip.
Se lo mostraremos:
- Cómo las aplicaciones móviles agilizan las auditorías
- Cómo Tulip simplifica la gestión de auditorías
- Los resultados que puede esperar con los datos de auditoría en tiempo real
Agilizar las auditorías con el móvil Apps
De todos modos, ¿por qué optar por las aplicaciones móviles?
Según nuestra experiencia, los programas de auditoría siguen una trayectoria común. Puede que le suene familiar.
En algún lugar de la empresa, un grupo está de acuerdo en que las operaciones podrían beneficiarse de auditorías de procesos más sistemáticas. Poco importa si se trata de kamishibai, auditorías de procesos por capas o cualquier otra metodología de auditoría. La cuestión es que el equipo esté a bordo y listo para trabajar la auditoría en la cultura.
Las primeras semanas son estupendas. Se detectan, registran y corrigen las no conformidades. Los KPI empiezan a mejorar. Las cosas pintan bien.
Pero entonces la auditoría simplemente... se detiene. Puede que haya un periodo en el que los auditores se limiten a seguir el procedimiento, a pasarla lista de comprobación alápiz. O simplemente decae por completo.
¿Qué ha ocurrido? ¿Cómo se desvió tan rápido un programa bienintencionado?
Resulta que el problema nunca estuvo en las auditorías en sí. Era con la forma de realizar las auditorías. A menudo, los equipos de operaciones acaban dedicando más tiempo a gestionar las auditorías que a gestionar los procesos. Como resultado, la auditoría se convierte en una carga administrativa más, que no consigue aportar el valor prometido.
La clave aquí es reducir los puntos de fricción en su proceso de auditoría. En otras palabras, elimine el papel, las capas de comunicación y la introducción de datos que matan los programas de auditoría.
Hemos descubierto que digitalizar los procesos de auditoría con aplicaciones móviles es la mejor manera de lograr este objetivo.
La anatomía de una aplicación de auditoría móvil
A la hora de la verdad, las aplicaciones móviles de auditoría son sencillas.
Se desglosan en cuatro pasos claros:
- Crear una nueva auditoría
- Realice la auditoría
- Ver los resultados de la auditoría
- Gestionar las acciones correctivas abiertas
Veamos cada uno por separado.
1.) Crear una nueva auditoría
El primer paso para agilizar su proceso de auditoría es crear una nueva auditoría.
Aquí especificará:
- El nombre de la auditoría
- Dónde tendrá lugar la auditoría
- Cualquier otra imagen o instrucción que el equipo deba tener en cuenta
Esto le dará la opción de crear varias auditorías (quizá necesite una nueva auditoría para cada línea o proceso).
Gestionar varias auditorías en las aplicaciones es bueno para algo más que para reducir el trabajo administrativo. Le permitirá ver los análisis específicos de cada auditoría. Y le proporcionará una forma sencilla de recopilar y gestionar las acciones correctivas abiertas.
2.) Realizar la auditoría
En teoría, ésta es la parte fácil. Sólo requiere un poco de configuración.
En un escenario de auditoría tradicional, un auditor recorrerá la planta y tomará nota de lo que observe.
En este caso, cada auditoría está representada por una pantalla en la aplicación. Cada auditoría puede incluir un título, una ubicación, instrucciones e imágenes del estado deseado.
A continuación, se presenta al auditor una elección binaria: cada elemento de auditoría es conforme o no.
Si las cosas se encuentran en orden, la app registra el resultado positivo y pasa al siguiente paso. Si las cosas necesitan una acción correctiva, la aplicación creará y registrará automáticamente una acción abierta. Si es necesario que otras personas se involucren, puede configurar cada paso de la auditoría para que envíe notificaciones en caso de "fallo".
Ver resultados
Aquí es donde vienen las grandes mejoras. Las auditorías tradicionales rara vez aportan todo el valor que deberían. Y eso se debe a que los equipos de operaciones rara vez se toman el tiempo necesario para registrar y analizar los datos a lo largo de la (quizá corta) vida útil de un programa de auditoría.
Las aplicaciones móviles de auditoría cambian esta situación. Dado que toman los datos automáticamente, eliminan la necesidad del análisis manual. Aquí puede ver un diagrama de Pareto que detalla las no conformidades más comunes.
Piense en el enorme cambio que esto supone respecto al statu quo. No más introducción de datos. No más análisis en Excel. Se acabaron los registros de acciones ad hoc o los datos incompletos.
En cada auditoría, podrá ver los resultados a lo largo del tiempo, lo que le dará respuestas a sus preguntas más acuciantes. ¿Qué elementos de auditoría fallan más sistemáticamente? ¿Algunas líneas tienen más no conformidades que otras? ¿Algunos turnos? ¿Estamos dejando pasar oportunidades de mejoras más impactantes?
Con la aplicación de auditoría, está al alcance de su mano.
Gestionar las acciones abiertas
El objetivo de las auditorías es detectar los riesgos para la seguridad o la calidad mientras haya tiempo.
Tuliphace que la gestión de esas acciones sea trivial. En cuanto un auditor anota una no conformidad, la aplicación crea una acción (vincular las no conformidades a las acciones correctivas es fácil, y sólo requiere traducir sus PNT a la aplicación). Las acciones se almacenan en una lista, lo que le permite abordar los elementos uno por uno.
Cada acción correctiva tiene una fecha, un propietario, una descripción e instrucciones. Si la reparación es compleja, puede incluso vincular las acciones correctivas con instrucciones de trabajo digitales.
La cuestión, sin embargo, es simplemente crear un mejor sistema de contabilidad que acompañe a sus auditorías.
Registre sus hallazgos, cree una acción, asigne un propietario y termine con ello. No debería ser más difícil que eso.
Sepa cómo puede digitalizar sus auditorías de procesos con Tulip
Utilice aplicaciones para agilizar los procedimientos y reducir la carga administrativa que conllevan las auditorías de procesos.