Listas de comprobación 5S: Una forma práctica de mantener sus auditorías en el buen camino

Como ya hemos escrito en otras ocasiones, las 5S son una de las prácticas fundamentales de la fabricación ajustada. A menudo se utiliza como marco sistemático para la organización del espacio de trabajo basándose en la idea de que un mejor entorno de trabajo redunda en mejores operaciones, lo que a su vez da lugar a mejores productos.

El marco de las 5S, desarrollado y popularizado en Japón, proporciona cinco pasos clave para mantener un espacio de trabajo eficiente con el fin de mejorar la calidad de los productos. En japonés, estos pasos se conocen como seiri (Ordenar), seiton (Poner en orden), seiso (Brillar), seiketsu (Estandarizar) y shitsuke (Mantener). En los entornos de fabricación norteamericanos, estas 5S se desglosan de la siguiente manera:

• Clasificar - Clasificar todas las herramientas, equipos, muebles, etc. de una zona y determinar qué debe conservarse y qué debe retirarse.

• Ponga orden - Organice los artículos restantes y determine cómo se almacenarán

• Brille - Limpie proactivamente las áreas de trabajo y realice el mantenimiento de los equipos de forma regular

• Estandarizar - Crear un procedimiento operativo estandarizado para las tareas 5S

• Mantener - Mantenga su sistema 5S funcionando sin problemas manteniendo los procedimientos que ha desarrollado y actualizándolos si es necesario.

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Las 5S son uno de los fundamentos de Lean. Se trata de mantener las áreas de trabajo seguras, eficientes y fiables siguiendo los cinco pasos mencionados anteriormente. Cuando esos pasos se convierten en rutina, el taller funciona con más fluidez y los problemas no permanecen ocultos durante mucho tiempo.

Una lista de comprobación 5S es simplemente una forma estructurada de comprobar que esas rutinas se están cumpliendo realmente. En lugar de confiar en la memoria o en el criterio de una persona, la lista de comprobación garantiza que cada paso se revise de la misma manera, todas las veces. Eso significa menos puntos ciegos, menos momentos de "nos olvidamos de comprobar eso" y resultados más claros que puede seguir a lo largo del tiempo.

El valor real va más allá de la inspección en sí. Una lista de comprobación ayuda a reforzar los hábitos que mantienen vivas las 5S y enlaza directamente con la mejora continua. No es un formulario de un solo uso, debe adaptarse a medida que evolucionan sus procesos y que su equipo encuentra mejores formas de trabajar.

En el mundo de la fabricación, las empresas buscan a menudo formas de reducir los errores y aumentar la productividad. La auditoría 5S proporciona un marco para realizar un análisis exhaustivo de sus procesos de trabajo y de su capacidad para elaborar un producto de calidad. Al pasar por una auditoría 5S, las empresas han sido capaces de reducir los defectos, lo que significa menos errores, menos devoluciones y menos quejas de los clientes.

Una auditoría 5S no es simplemente una inspección visual de sus instalaciones. Una auditoría 5S es una comprobación sistemática de su entorno de trabajo con el objetivo de identificar oportunidades de mejora. Una auditoría 5S identifica lo bien que está aplicando el Kaizen (mejora continua) en el taller.

Llevar a cabo una auditoría 5s implica evaluar las condiciones de trabajo actuales y realizar cambios para mejorar el lugar de trabajo. El resultado es un entorno de trabajo organizado, limpio y eficiente.

Por último, las auditorías 5S se utilizan para apoyar la implantación del trabajo estándar. Es importante tener en cuenta que la auditoría no se desarrolló con el propósito de hacer recomendaciones. Es simplemente un análisis de las normas y sugerencias esbozadas por los supervisores en un centro de fabricación determinado.

Ahora que hemos revisado las auditorías 5s a alto nivel, vamos a sumergirnos en algunos de los beneficios de incorporar las 5s a sus operaciones.

Algunas de las principales ventajas de las auditorías 5s son las siguientes:

• Reducción del espacio necesario para almacenamiento - Eliminar los artículos no deseados y desorganizados del espacio de trabajo no sólo reduce el desorden innecesario en el taller, sino que también crea más espacio para el trabajo de valor añadido.
• Procesos de mantenimiento mejorados - Al seguir los procesos diarios de limpieza y reparación de las máquinas y equipos de sus instalaciones, las actividades de mantenimiento se simplifican y racionalizan y las averías son menos frecuentes.
• Mejora de la seguridad - El proceso de limpieza y organización de un espacio de trabajo reduce intrínsecamente la posibilidad de que se produzcan incidentes de seguridad en el entorno laboral.
• Aumento de la moral de los empleados - Cuando los empleados se implican en el proceso de auditoría de las 5s, demuestran un mayor compromiso con los valores que las 5s esbozan. Esto garantiza que todos en la organización pongan de su parte para mantener un espacio de trabajo limpio, organizado y eficiente.

Tras la implantación inicial de las 5S, las empresas suelen elaborar listas de comprobación de las cosas que deben verificar para asegurarse de que se siguen las normas y sugerencias. Estas listas de comprobación se denominan listas de comprobación 5S.

Aunque mantener unos estándares de seguridad de primera categoría en un entorno de trabajo puede ser un reto continuo para los fabricantes, agilizar el proceso con una lista de comprobación 5S puede hacer que sea más fácil y eficaz mantenerse al día en sus medidas de seguridad.

Es importante tener en cuenta que no hay dos auditorías 5S iguales. Por ello, las listas de comprobación pueden ser una herramienta muy útil para guiar a los operarios de una tarea a otra sin saltarse ningún paso por el camino.

Clasificar

1. ¿Hay materiales o piezas innecesarios por ahí?

2. ¿Hay máquinas u otros equipos (plantillas, herramientas, paletas, troqueles o similares) sin utilizar por los alrededores?

3. ¿Son los controles vitales lo suficientemente claros y definitivos para ver cuándo algo está fuera de lugar?

4. En la zona de trabajo sólo se almacenan los documentos relacionados con el trabajo. ¿Están estos documentos bien almacenados y visibles?

Poner en orden

5. ¿Las estanterías y otras zonas de almacenamiento están marcadas con indicadores de ubicación?

6. ¿Está todo en su sitio a excepción de las cosas que se utilizan actualmente para el trabajo?

7. ¿Se limpian las máquinas con frecuencia y se mantienen libres de virutas, fibras y aceite?

8. ¿Se indican las cantidades máximas y mínimas permitidas(Kanban)?

9. ¿Se utilizan líneas o marcadores para indicar claramente las zonas de paso y de almacenamiento?

Brille

10. ¿Se mantienen los suelos brillantes, limpios y libres de residuos, polvo y/o aceite?

11. ¿Se limpian las máquinas con frecuencia y se mantienen libres de residuos, polvo y/o aceite?

12. ¿Se sigue una lista de comprobación de limpieza que sea eficaz?

13. ¿Está claro (se entiende y se comunica) quién es el responsable de la limpieza?

14. ¿Los trabajadores limpian habitualmente sus puestos de trabajo sin que nadie se lo diga (barren el suelo, limpian el equipo, etc.)?

Normalice

15. ¿Los procedimientos estándar son claros, están documentados y se utilizan activamente?

16. ¿Se completó la auditoría 5S para esta área el mes pasado?

17. ¿Se completó la auditoría 5S para esta área el penúltimo mes?

18. ¿Se generan regularmente notas de mejora/notas de prensa?

19. ¿Se pusieron en práctica las ideas de mejora de la última auditoría?

20. ¿Se utilizan las normas de manera uniforme en toda la zona?

21. ¿Se mantienen las tres primeras S (ordenar, fijar la ubicación y brillar)?

Sostenga

22. ¿Está todo el mundo adecuadamente formado en 5S?

23. ¿Se actualizan y revisan periódicamente los procedimientos?

24. ¿Se comunican adecuadamente a todo el mundo los resultados y conclusiones de las auditorías?

Cómo puntuar una auditoría 5S

Puntuar una auditoría 5S no consiste sólo en marcar casillas, sino que le proporciona una línea de base para ver dónde se encuentra y dónde necesita mejorar. La mayoría de los equipos utilizan una sencilla escala del 1 al 5, en la que cada número está vinculado a un nivel claro de rendimiento. Algunas plantas también convierten esos números en un porcentaje para que los resultados sean más fáciles de comparar entre turnos o a lo largo del tiempo.

He aquí una guía de puntuación común que puede ajustar para adaptarla a su operación:

En papel, estas puntuaciones suelen garabatearse y contarse más tarde, un proceso lento y fácil de estropear. Las herramientas digitales lo solucionan. Con algo como Tulip, los operarios pueden introducir las puntuaciones en una tableta, enviarlas al instante y ver los resultados en un panel de control en tiempo real. Esto facilita la detección de tendencias, el seguimiento rápido y evita que las auditorías se conviertan en un trabajo ajetreado.

No se trata de convertir la puntuación en otra tarea. Si se hace bien, es sólo una forma rápida de ver cómo están las cosas y mantener la atención en la mejora.

Listas de comprobación 5S digitales frente a las de papel

Si todavía camina por la planta con un portapapeles, está en buena compañía, pero la brecha entre el papel y lo digital es cada vez más difícil de ignorar. El papel parece sencillo, pero es difícil de escalar y no le ofrece la visibilidad que la mayoría de las plantas necesitan hoy en día.

He aquí cómo se comparan:

Para un equipo pequeño, el papel puede estar bien. Pero una vez que necesite comparar resultados entre turnos, realizar un seguimiento de las mejoras o gestionar varios centros, lo digital sale rápidamente a cuenta. Con Tulip, las listas de comprobación viven en una sencilla aplicación. Los operarios dan golpecitos a través de una auditoría, las puntuaciones se actualizan en tiempo real y nada queda enterrado en una pila de carpetas.

Desafíos comunes en las auditorías 5S (y qué hacer al respecto)

Incluso con una buena lista de comprobación, las auditorías 5S pueden estancarse. Los problemas no suelen ser el papeleo, sino la realidad cotidiana de mantener a la gente comprometida y arreglar realmente lo que se encuentra. He aquí algunos de los obstáculos habituales y las formas en que los equipos pueden superarlos:

1 ) Las auditorías empiezan con fuerza, luego se desvanecen
Las primeras semanas parecen buenas, luego la gente vuelve a los viejos hábitos.
Solución: No trate las 5S como un proyecto secundario. Los líderes tienen que cumplir las normas y los equipos necesitan que se les recuerde con regularidad por qué son importantes, no sólo otra lista de comprobación que rellenar.

2) Los problemas se registran pero no pasa nada
Los mismos problemas aparecen cada semana porque nadie se encarga del seguimiento.
Solución: Asigne nombres, no sólo notas. Ya sea en una pizarra o en un sistema digital, alguien tiene que estar claramente al tanto, con recordatorios hasta que se haga.

3) Nadie ve los resultados
Se realizan auditorías, pero los resultados se quedan en una carpeta. La planta nunca sabe si las cosas están mejorando.
Solución: Ponga los resultados donde todos puedan verlos. Un tablero de mandos, un tablón de equipo o incluso una actualización de cinco minutos en un huddle hacen visibles los progresos y mantienen a la gente comprometida.

Una lista de control por sí sola no cambiará gran cosa. El verdadero cambio se produce cuando los líderes la respaldan, la gente se responsabiliza y los resultados se comparten abiertamente. Es entonces cuando las 5S se imponen.

Digitalización de las auditorías 5S con Tulip

Mantener un espacio de trabajo limpio y organizado sólo funciona si el proceso es coherente. Ahí es donde entra Tulip . En lugar de tablillas con sujetapapeles y hojas de cálculo, puede crear una sencilla aplicación de auditoría 5S que funcione en tabletas o quioscos: se configura en cuestión de minutos, sin necesidad de tickets de TI.

El constructor sin código es lo que lo hace práctico. Los ingenieros, supervisores o jefes de equipo pueden crear formularios de auditoría digitales, añadir reglas de puntuación, asignar seguimientos e incluso establecer alertas cuando algo está atrasado. Si quiere retocar la lista de comprobación, no tiene que esperar semanas a un desarrollador: basta con actualizarla usted mismo.

Esto es lo que puede incluir una auditoría digital con Tulip :

• Puntuación de cada pregunta con un solo toque

• Sellos de tiempo y firma automáticos

• Cuadros de mando que muestran tendencias sin necesidad de informes manuales

• Tareas de seguimiento que no se pierden en la confusión

Elimina el trabajo pesado de las auditorías para que la atención se centre en solucionar los problemas y mejorar la planta, no en perseguir el papeleo. Puede probarlo gratis durante 30 días y ver cómo se adapta a sus auditorías.