5 razones para digitalizar su lista de comprobación de auditoría de procesos

Una lista de comprobación de auditoría de procesos es un desglose pormenorizado de un proceso para examinarlo durante las auditorías rutinarias. Enumeran todas las áreas que necesitan una revisión periódica y permiten al auditor registrar sus observaciones.

Sin embargo, las listas de control de auditoría no son perfectas. Estos formularios en papel son lentos de gestionar, se dañan o extravían con facilidad y son difíciles de compilar en informes significativos. Como resultado, muchas organizaciones pasan más tiempo gestionando sus auditorías que sus procesos.

Una forma sencilla de superar este problema es digitalizar su lista de comprobación de auditoría de procesos, sustituyendo los formularios de auditoría en papel por aplicaciones digitales instrumentadas.

He aquí 5 razones por las que debería considerar la digitalización de sus listas de comprobación de auditorías.

1.) Las listas de control en papel son difíciles de actualizar

Los procesos de fabricación son dinámicos. Están en constante evolución. Eso significa que cada vez que se introduce una nueva línea de productos o se pone en marcha una nueva línea, las listas de comprobación tienen que cambiar.

Si utiliza papel, es posible que tenga que editar una hoja de cálculo para añadir o eliminar elementos de auditoría y, a continuación, imprimir nuevos formularios y gestionar las versiones.

Las listas de control digitales simplifican este proceso. Cada vez que necesite actualizar un elemento de auditoría, sólo tiene que actualizar la aplicación. De este modo, todos los auditores utilizan siempre la misma lista de comprobación actualizada.

2.) No puede incluir imágenes

Usted quiere que sus auditores dispongan de la mejor información posible. A menudo, eso incluye darles fotos de los estados conformes como referencia.

Las listas de control en papel rara vez tienen espacio para imágenes. (Siendo realistas, podría poner imágenes en sus listas de comprobación en papel. Pero eso alteraría el formato, por no hablar de los problemas que podría tener con la resolución de la impresora...). Las aplicaciones de auditoría digital facilitan la incrustación de imágenes, vídeos y otros medios directamente en su lista de control.

De este modo, los trabajadores de primera línea siempre tienen una idea clara de lo que constituye un aprobado o un suspenso.

3.) Las listas de comprobación no están vinculadas directamente a las acciones correctivas

Aquí es donde la goma se encuentra con el camino. Cada vez que un auditor encuentra una no conformidad, tiene que haber una acción correctiva.

Con el papel, instigar esta acción correctiva requiere capas adicionales de comunicación y trabajo.

Con las aplicaciones de auditoría digital, las no conformidades notificadas pueden vincularse directamente a las acciones correctivas asociadas. Un auditor marca un fallo, una acción correctiva aparece en una lista de "tareas pendientes" y se envía una notificación a todas las partes relevantes.

4.) Los datos son difíciles de agregar a partir del papel

Con el tiempo, las auditorías proporcionan una visión a vista de pájaro de una operación de fabricación. Le permiten saber qué funciona bien, qué necesita mejorar y dónde están las oportunidades.

Sin embargo, reunir estos datos en un solo lugar es todo un reto.

Si utiliza papel, esto significa introducir manualmente los datos en una hoja de cálculo. Una vez que empiece a registrar los procedimientos correctivos, la carga administrativa de las auditorías puede escapársele de las manos.

Las aplicaciones digitales de auditoría reúnen automáticamente sus datos en un formato útil. Le permiten mostrar sus datos en un formato útil y visual, con todos los gráficos, desgloses e historiales de auditoría que necesite.

5.) No puede ver sus resultados en tiempo real

Con el papel, siempre habrá un retraso antes de que sus datos estén listos.

Las aplicaciones de auditoría eliminan el desfase entre la observación y la acción. Le ofrecen una imagen en tiempo real de sus operaciones y agilizan las acciones necesarias.

A la hora de la verdad, deshacerse del papel es una de las formas más sencillas de marcar la diferencia en sus operaciones.

Las auditorías son un buen punto de partida.

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