Las nuevas normativas aumentan la presión para el cambio
Esta corporación multinacional de ciencias de la vida fabrica una amplia gama de productos sanitarios, incluidos productos farmacéuticos y equipos médicos. A principios de 2023, su departamento de inventario de campo se enfrentó a nuevos requisitos normativos para la distribución de kits quirúrgicos ortopédicos utilizados en la reconstrucción de articulaciones, traumatología, columna vertebral y procedimientos craneo-maxilofaciales a una red regional de hospitales.
Con los nuevos requisitos reglamentarios en vigor, a esta corporación le preocupaba que las actividades adicionales de cumplimiento retrasaran considerablemente el tiempo para distribuir eficazmente sus kits quirúrgicos que salvan vidas. Hicieron especial hincapié en que, en los entornos de GxP, deben mantener registros de libro de registro legibles y con sello de tiempo para su proceso de entrada de los kits para garantizar el cumplimiento. Como registro principal para documentar los datos brutos de los eventos y el inventario, una entrada omitida, un registro mal escrito o un cuaderno comprometido pueden dificultar gravemente la trazabilidad y la rendición de cuentas.
Encontrar una solución de libro de registro que mejore la productividad y garantice al mismo tiempo la calidad y el cumplimiento no fue tarea fácil para el ingeniero de calidad del personal que da soporte a 15 centros de inventario de campo en todo EE.UU.. No sólo tenía que hacer un seguimiento de los operadores que cumplimentaban los pedidos de kits quirúrgicos de préstamo, sino que también necesitaba documentar el procesamiento de entrada de los kits devueltos y la reposición de cualquier consumible utilizado en la operación anterior antes de poner los kits de préstamo a disposición de su siguiente cirugía.
El papel requiere mucho tiempo y es propenso a errores
El proyecto piloto de esta empresa terminó con una dura lección: la documentación manual perturbaría a los operarios que recepcionan y envían cientos de kits por centro al día.
Se dieron cuenta de que cada kit podía tardar más de 10 minutos en procesarse con la documentación en papel. Este tiempo de ciclo era inaceptable, especialmente cuando su flujo de trabajo seguía siendo propenso a errores y corría el riesgo de incumplir la normativa. En lugar de centrarse en los esfuerzos de mejora continua, este equipo estaba enterrado bajo el papel y requería mano de obra sólo para almacenar estos documentos fuera de las instalaciones o escanearlos para su almacenamiento electrónico.
Los datos del cuaderno diario en papel no aportan ningún valor añadido, sólo está marcando una casilla de cumplimiento.
Ingeniero de calidad
El equipo decidió rápidamente pasar a utilizar una herramienta digital para documentar el proceso. Su búsqueda les llevó a Tulip, y nunca más volvieron a mirar al papel.
Esta empresa eligió Tulip por su capacidad para implantar rápidamente una solución a medida sin la molestia de dominar una solución de software de cuadernos de bitácora compleja, genérica y disponible en el mercado. Su necesidad inmediata era gestionar el inventario, gestionar los cambios en los tipos de kits y visualizar sus operaciones en un cuadro de mandos. Con unos casos de uso claros en mente, fue fácil componer 3 aplicaciones para cada función con el fin de documentar todo el proceso de entrada de kits de préstamo.
En 3 meses, la empresa de ciencias de la vida desplegó una solución de cuaderno de bitácora digital con aplicaciones Tulip en 15 centros de inventario de campo de Estados Unidos, con 125 cuentas de usuario creadas.
Despliegue global de 3 Apps en 3 meses
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Gestión de existencias App
Los operarios utilizaron un escáner de código de barras para almacenar los datos de inventario del kit de préstamo, que se asocia automáticamente con la fecha, la hora y la información del operario registrado en la estación Tulip que ejecuta la aplicación.
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Gestión del cambio App
Sólo un administrador puede actualizar o añadir tipos de kit, así como actualizar cualquier error de registro según sea necesario.
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Visibilidad de la producción App
Esta aplicación aprovechó las capacidades de análisis de datos de Tulippara visualizar el estado y el inventario de los kits de préstamo con cuadros de mando en tiempo real.
La eliminación de la documentación manual supone un ahorro estimado de 500.000 dólares anuales
En los 2 meses posteriores a la implantación de la solución con Tulip, la empresa documentó 48.331 kits con 1,5 millones de componentes en los 15 centros de inventario sobre el terreno. Más del 98% de todos los kits se entraron con un simple escaneado de código de barras sin tecleado manual ni clics de ratón.
La digitalización del proceso con las aplicaciones de Tulip convirtió lo que podría haber sido un proceso manual de 10 minutos en unos pocos segundos. Con 125 operarios utilizando la nueva solución, esto equivale a unas 11.000 horas al año, lo que se traduce en cerca de medio millón en ahorro de costes de tiempo al año.
La solución de libros de registro digitales con Tulip no sólo mejora la eficacia del proceso de recepción, sino que hace que el acceso retroactivo a la documentación sea fluido. Si el ingeniero de calidad quisiera saber quién trabajó en qué kit en qué fecha, encontrar esa información le llevaría menos de un minuto con el registro digital de Tulip. Esto mejora la productividad, la responsabilidad y la transparencia dentro del departamento.
El aspecto de los datos de [Tulip] es realmente fácil de usar y hace que podamos buscar lo que necesitamos con bastante rapidez... Tuve un supervisor que tenía un par de preguntas sobre un operario que podría necesitar algo de reciclaje. Necesitaban que les confirmara que había sido la última persona en comprobar los kits específicos, y pude obtener esos datos en menos de un minuto.
Director de operaciones
Muchas soluciones de eLogbook alivian parte de la carga que supone el cumplimiento de la normativa con una mejor funcionalidad de la documentación, sin embargo, Tulip va más allá al ofrecer información contextual en tiempo real en una interfaz fácil de usar.
Despliegue flexible en varios sitios con una gobernanza fiable
La empresa de ciencias de la vida comprobó que la implantación global de la solución de cuadernos de bitácora digitales no presentaba problemas.
Realmente no tuvimos ningún problema con el despliegue de Tulip en varios sitios.
Ingeniero de calidad
Tulip, como plataforma nativa en la nube, facilitó el despliegue en múltiples emplazamientos mucho más rápido de lo que podría hacerlo una solución de software de fabricación tradicional. El despliegue en la nube significa que la configuración y aprobación de las aplicaciones puede realizarse desde cualquier lugar y no requiere recursos locales.
La empresa ejecuta Tulip en una nube privada alojada en Microsoft Azure para gestionar sus datos con el máximo nivel de seguridad y control, al tiempo que conserva la flexibilidad y escalabilidad de una arquitectura basada en la nube.
TulipLa arquitectura de datos de la empresa también simplifica la gestión de varias sedes al acabar con los silos de datos, lo que permite acceder a los datos en tiempo real desde cualquier lugar con vistas agregadas en las 15 sedes para obtener información precisa que permita mejorar los procesos.
El ingeniero de calidad del personal destacó que las funciones de gestión de usuarios de Tulip simplifican la concesión de los usuarios adecuados con el nivel adecuado de permisos para garantizar que todos los miembros de su equipo dispongan de las herramientas que necesitan, sin riesgo de cambios no autorizados.
Una plataforma validada, numerosas posibilidades
En menos de 6 meses tras descubrir Tulip, esta empresa de ciencias de la vida aprovechó la plataforma Tulip para transformar un proceso analógico en digital, lograr el pleno cumplimiento de las nuevas normativas y obtener una visión holística de un proceso en el que antes los datos eran inaccesibles, todo ello con una interrupción mínima de sus operaciones.
Creo que lo que más me llamó la atención fue la facilidad de uso y de implantación. El despliegue a nuestros equipos fue bastante fluido y me parece que todo lo que queríamos que hiciera la solución, era posible, y lo desplegaron sin ningún problema.
Director de operaciones
Ahora que han validado Tulip como plataforma, el tiempo necesario para digitalizar otros procesos con Tulip será aún más rápido que esta implantación inicial.
De cara al futuro, el equipo ya tiene más de 20 ideas de cómo aprovechar la plataforma Tulip para mejorar aún más el proceso actual y explorar nuevos casos de uso que mejoren otras facetas de sus operaciones de inventario sobre el terreno. Algunas de estas ideas incluyen la adición de documentación sobre la fecha de caducidad, estudios sobre el tiempo de funcionamiento y el montaje de kits a prueba de errores. Ahora mismo, ¡su mayor reto es averiguar qué idea tendrá el mayor impacto para empezar a ponerla en práctica primero!
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