ANWENDERBERICHT

Neue Vorschriften erhöhen den Druck auf Veränderungen

Dieses multinationale Unternehmen Biowissenschaften stellt eine breite Palette von Gesundheitsprodukten her, darunter Arzneimittel und medizinische Geräte. Anfang 2023 sah sich die Abteilung für die Lagerhaltung vor Ort mit neuen behördlichen Anforderungen für den Vertrieb von orthopädischen chirurgischen Kits konfrontiert, die bei Gelenkrekonstruktionen, Traumata, Wirbelsäulen und kranio-maxillofazialen Eingriffen an ein regionales Netzwerk von Krankenhäusern verwendet werden.

Angesichts der neuen Vorschriften befürchtete das Unternehmen, dass die zusätzlichen Compliance-Aktivitäten die Zeit bis zur effektiven Verteilung seiner lebensrettenden chirurgischen Sets erheblich verlängern würden. Sie betonten insbesondere, dass sie in GxP Umgebungen lesbare, mit Zeitstempel versehene Logbuchaufzeichnungen für den Eingangsprozess der Kits führen müssen, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten. Als primäre Aufzeichnung für die Dokumentation der Rohdaten von Ereignissen und Beständen kann ein vergessener Eintrag, ein falsch geschriebenes Protokoll oder ein beschädigtes Notizbuch die Rückverfolgbarkeit und Rechenschaftspflicht ernsthaft behindern.

Eine Logbuchlösung zu finden, die die Produktivität verbessert und gleichzeitig die Qualität und die Einhaltung der Vorschriften sicherstellt, war für den Staff Quality Engineer, der 15 Lagerstandorte in den USA betreut, keine leichte Aufgabe. Er musste nicht nur nachverfolgen, welche Operateure die Bestellungen für chirurgische Leihkits erfüllten, sondern auch den Eingang der zurückgegebenen Kits und die Auffüllung der bei der vorherigen Operation verwendeten Verbrauchsmaterialien dokumentieren, bevor die Leihkits für die nächste Operation bereitgestellt wurden.

Papier ist zeitaufwendig und fehleranfällig

Das Pilotprojekt dieses Unternehmens endete mit einer harten Lektion: Die manuelle Dokumentation würde die Mitarbeiter, die täglich Hunderte von Kits pro Standort aufnehmen und versenden, stören.

Sie stellten fest, dass die Bearbeitung jedes Kits mit Papierdokumenten über 10 Minuten dauern konnte. Diese Zykluszeit war inakzeptabel, vor allem, wenn der Arbeitsablauf immer noch fehleranfällig war und die Gefahr bestand, dass die Vorschriften nicht eingehalten wurden. Anstatt sich auf kontinuierlicher Verbesserungsprozess zu konzentrieren, wurde dieses Team unter Papier begraben und brauchte Arbeit, nur um diese Dokumente außer Haus zu lagern oder für die elektronische Speicherung zu scannen.

Das Team beschloss schnell, ein digitales Tool zur Dokumentation des Prozesses zu verwenden. Ihre Suche führte sie zu Tulip, und sie haben nie wieder auf Papier zurückgegriffen.

Dieses Unternehmen entschied sich für Tulip , weil es eine maßgeschneiderte Lösung schnell einführen konnte, ohne sich mit einer komplexen, generischen Logbuchsoftware von der Stange auseinandersetzen zu müssen. Der unmittelbare Bedarf bestand darin, das Inventar zu verwalten, Änderungen der Kit-Typen zu managen und die Abläufe auf dashboard zu visualisieren. Mit klaren Anwendungsfällen im Hinterkopf war es ein Leichtes, 3 Apps für jede Funktion zusammenzustellen, um den gesamten Prozess der Leihkofferaufnahme zu dokumentieren.

Innerhalb von 3 Monaten hat das Unternehmen Biowissenschaften eine digitale Fahrtenbuchlösung mit Tulip Apps an 15 Inventurstandorten in den Vereinigten Staaten eingeführt und 125 Benutzerkonten eingerichtet.

Die Abschaffung der manuellen Dokumentation führt zu geschätzten jährlichen Einsparungen von $500.000

In den 2 Monaten nach dem Einsatz der Lösung mit Tulip dokumentierte das Unternehmen 48.331 Kits mit 1,5 Millionen Komponenten an den 15 Standorten der Feldinventur. Über 98% aller Kits wurden mit einem einfachen Barcode-Scan ohne manuelle Eingaben oder Mausklicks erfasst.

Durch die Digitalisierung des Prozesses mit Tulip Apps wurde aus einem 10-minütigen manuellen Prozess ein paar Sekunden. Bei 125 Mitarbeitern, die die neue Lösung nutzen, entspricht dies etwa 11.000 Stunden pro Jahr, was zu einer Zeitersparnis von etwa einer halben Million pro Jahr führt.

Die digitale Logbuchlösung mit Tulip verbessert nicht nur die Effizienz des Inbound-Prozesses, sondern macht auch den rückwirkenden Zugriff auf die Dokumentation nahtlos. Wenn der Qualitätsingenieur wissen möchte, wer an welchem Tag an welchem Bausatz gearbeitet hat, dauert die Suche nach diesen Informationen mit der digitalen Protokollierung von Tulipweniger als eine Minute. Dies verbessert die Produktivität, die Verantwortlichkeit und die Transparenz innerhalb der Abteilung.

Viele eLogbook-Lösungen erleichtern die Einhaltung von Vorschriften durch verbesserte Dokumentationsfunktionen. Tulip geht jedoch darüber hinaus, indem es kontextbezogene Echtzeitinformationen auf einer benutzerfreundlichen Oberfläche bereitstellt.

Flexible Multi-Site-Bereitstellung mit zuverlässiger Governance

Das Unternehmen Biowissenschaften stellte fest, dass der weltweite Einsatz der digitalen Logbuchlösung reibungslos verlief.

Tulipals Cloud-native Plattform ermöglichte die Bereitstellung an mehreren Standorten viel schneller als eine herkömmliche Fertigungssoftwarelösung. Die Cloud-Bereitstellung bedeutet, dass die Konfiguration und Genehmigung von Anwendungen von jedem beliebigen Standort aus erfolgen kann und keine Ressourcen vor Ort erforderlich sind.

Das Unternehmen betreibt Tulip in einer privaten Cloud, die auf Microsoft Azure gehostet wird, um seine Daten mit einem Höchstmaß an Sicherheit und Kontrolle zu verwalten und gleichzeitig die Flexibilität und Skalierbarkeit einer Cloud-basierten Architektur zu erhalten.

TulipDie Datenarchitektur vereinfacht auch die Verwaltung mehrerer Standorte, indem sie Datensilos aufbricht und es ermöglicht, von überall aus auf Echtzeitdaten zuzugreifen und diese über alle 15 Standorte hinweg zu aggregieren, um genaue Einblicke für Prozessverbesserungen zu gewinnen.

Der Staff Quality Engineer hob hervor, dass die Benutzerverwaltungsfunktionen von Tulip es einfach machen, die richtigen Benutzer mit den richtigen Berechtigungen auszustatten, um sicherzustellen, dass jeder in seinem Team über die benötigten Tools verfügt, ohne das Risiko unautorisierter Änderungen einzugehen.

Eine validierte Plattform, zahlreiche Möglichkeiten

In weniger als 6 Monaten, nachdem es Tulip entdeckt hatte, nutzte dieses Biowissenschaften Unternehmen die Plattform Tulip , um einen analogen Prozess in einen digitalen umzuwandeln, die vollständige Einhaltung neuer Vorschriften zu erreichen und einen ganzheitlichen Überblick über einen Prozess zu erhalten, bei dem die Daten zuvor unzugänglich waren - und das alles bei minimaler Unterbrechung des Betriebs.

Nachdem sie Tulip als Plattform validiert haben, wird die Time-to-Value für die Digitalisierung anderer Prozesse mit Tulip noch schneller sein als diese erste Implementierung.

Mit Blick auf die Zukunft hat das Team bereits mehr als 20 Ideen, wie die Plattform Tulip genutzt werden kann, um den aktuellen Prozess weiter zu verbessern und neue Anwendungsfälle zu erforschen, die andere Facetten des Inventarisierungsprozesses vor Ort verbessern. Einige dieser Ideen umfassen die Dokumentation des Verfallsdatums, Laufzeitstudien und die Fehlersicherung von Kits Montage. Im Moment besteht die größte Herausforderung darin, herauszufinden, welche Idee die größte Wirkung erzielt und als erstes umgesetzt werden soll!