製造業は、市場のさまざまな動きに対応するため、常にアンテナを張っている必要があります。そうしなければ、顧客は競合企業の製品を選ぶ可能性がありますし、そうなることも多いでしょう。そのため、企業は顧客を維持するために、確実に顧客を満足させる必要があります。
顧客維持を促進する最良の方法のひとつは、そうでないとしても、常に最高品質の製品を提供し、競合他社の代替製品を探す必要性を減らすことです。製造業者にとって、品質管理システムの出番です。
品質マネジメントシステム（QMS）とは
品質管理システムは、さまざまな業界の製造業者が、自社の施設内で商品を生産するために使用するプロセスや手順を文書化し、追跡できるようにする一般的に使用されているツールです。さらに、このシステムには、製品に関連する会社の方針と社内規則が詳細に記載されており、顧客が一貫した品質で期待通りの製品を受け取ることを保証します。
伝統的な製造業では、品質管理を物理的な文書に頼ることがよくあります。以前はこれで十分と考えられていましたが、インターネットベースのシステムやツールの登場により、紙の文書は時代遅れになりました。
紙から電子QMS（eQMS）への切り替え
紙ベースの品質管理は時間がかかるだけでなく、非常にエラーが発生しやすい傾向にあります。そのため、メーカー各社は紙ベースのプロセスを電子品質管理システム（eQMS）に置き換え、時代遅れの従来の代替手段の欠点を軽減することを優先しています。
この記事では、eQMSについて深く掘り下げ、従来の品質管理手法に伴う多くの課題を検証し、品質管理システムをデジタル化する主なメリットを紹介します。
メーカーが直面する紙ベースの品質管理システムの課題
多くのメーカーが品質管理の取り組みにデジタルツールを統合していますが、それでもかなりの量の物理的な文書が必要です。
その結果、このような製造業者は、紙文書を使用した製造工程における品質管理に関連する多くの課題に依然として直面しています。これらの課題には次のようなものがあります：
重要書類が紛失するリスクの増加
ドキュメントの作成と管理に関わるプロセスが長く、手間がかかるため、製造オペレーションの他の生産的な分野に費やすことができる時間とリソースが浪費されます。
重要な文書やプロセスを追跡し、検索するための複雑なプロセス
重要な品質管理文書にオペレータ、監督者、管理者の署名がない可能性の増加
文書の保管が物理的に一元化されているため、異なる部門の関係者が迅速かつ便利に文書にアクセスすることが困難です。
以上のことから、説明責任とトレーサビリティは必要以上に複雑です。
複雑な情報検索プロセスのため、品質監査はより複雑になります。
古いファイルや文書が流通し続け、時代遅れの方針、手順、製品設計に起因する品質問題の連鎖を引き起こす可能性があります。
情報の入手が不十分なため、複雑で非効率なリスク分析と管理
従来の紙ベースの品質管理システムから生じる非効率やミスにより、製造業はエラーや誤った情報による是正措置によるコスト増に直面しています。
その結果、そのような企業は、品質プロセスをより包括的かつ効果的に管理するために、電子品質管理システムに目を向ける必要があります。
優れたeQMSの主な利点は何ですか？
メーカーが市場でより強固な足場を築くためには、品質プロセスを適切に管理する必要があります。医薬品や 医療機器のような規制産業のメーカーにとって、品質は本質的な要件です。また、このような分野は人の健康に密接に関係しているため、標準以下の製品に誤差が生じる可能性は極めて低いのです。
その結果、このような製造分野では品質要件がより厳しくなり、ISO 9001のような規格や 食品医薬品局（FDA）のような規制機関に適合する電子品質管理システムが要求されます。
eQMSは、このようなデリケートな製造現場で不可欠なものとなっています：
アクセシビリティの向上：従来のQMSでは、担当者が特定の文書を検索する必要がありましたが、eQMSでは、クラウド経由でデジタル記録や情報にリモートから迅速にアクセスできます。
部門間コラボレーション：電子化された品質管理システムでは、組織のさまざまな分野の関係者が品質文書にアクセスし、編集し、貢献することができます。これによりサイロ化が解消され、業務がスムーズになります。
リアルタイムのデータ管理：情報はクラウド上にデジタルで存在するため、品質管理文書に変更があった場合は自動的に同期されます。これにより、担当者は常に最新の情報にアクセスできます。
より効率的な文書管理紙ベースの環境では、文書は簡単に紛失する可能性があります。さらに、担当者が物理的な紙でオーサリングする場合、ミスを犯す可能性が高くなります。このような環境は、組織が基準や規制を遵守する上で大きな妨げとなります。
しかし、電子品質管理システムであれば、重要なデータを現場から自動的に取得し、関連文書や品質関連データベースに入力することができるため、人為的なミスを排除することができます。
トレーサビリティとアカウンタビリティ：電子化された品質管理システムにより、製造業は品質関連文書の変更履歴を即座に把握することができます。その結果、品質管理者やリスク監査員は、改訂履歴にアクセスし、さまざまな変更をトレースすることができます。
さらにeQMSは、オンラインシステムが所定の変更の責任者を記録し、明確に示すことにより、アカウンタビリティを促進します。これは、企業が電子品質マネジメントシステムに主要な利害関係者とその役割と責任を追加することによってサポートされます。
最終的には、優れたeQMSを使用しても、製造業者は常に継続的な改善に努める必要があります。最新の品質管理システムにより、製造業は業務全体に品質を浸透させることができます。これにより、生産に大きな支障をきたすことなく是正措置や予防措置を講じることができ、顧客満足度を高めることができます。
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