携帯電話からプロセス監査を行う方法

紙がデジタルに勝る場合もいくつかあります。折り紙、サンキューカード、アートやクラフトなど、どれも紙の物理的な利点が活かされています。

しかし、プロセス監査となると、そうはいきません。紙ベースの監査方法を維持するのは困難です。ミスが発生しやすく、そこから洞察を引き出すのは大変な労力を要します。

私たちはすでに、あらゆることに携帯電話を使っています。では、なぜ日常的なプロセス監査ではダメなのでしょうか？

このガイドでは、Tulipモバイルプロセス監査アプリケーションについて説明します。

お見せしましょう：

1. モバイルアプリによる監査の効率化
2. Tulip 監査管理の簡素化
3. リアルタイムの監査データで期待できる結果

なぜモバイルアプリなのでしょうか？

私たちの経験では、監査プログラムは共通の軌跡をたどります。聞き覚えがあるかもしれません。

業務のどこかで、より体系的なプロセス監査が業務に役立つという意見が一致しています。それが紙芝居であろうと、レイヤードプロセス監査であろうと、その他の監査手法であろうと、ほとんど関係ありません。重要なのは、チームが乗り気であり、監査を文化に組み込む準備ができていることです。

最初の数週間は素晴らしいものです。不適合が見つかり、記録され、修正されます。KPIは改善し始めます。順調です。

しかし、その後、監査は...停止します。監査人がチェックリストを鉛筆で 殴り書きするような時期があるかもしれません。あるいは、完全に止まってしまうのです。

何が起きたのでしょうか？良かれと思ったプログラムが、なぜこんなに早く脱線してしまったのでしょうか？

問題は監査そのものにあったのではありません。監査の実施方法に問題があったのです。多くの場合、オペレーションチームはプロセス管理よりも監査管理に多くの時間を費やすことになります。その結果、監査はさらなる管理負担となり、約束された価値を提供できなくなってしまうのです。

ここで重要なのは、監査プロセスの 摩擦点を減らすことです。 言い換えれば、監査プログラムを破壊する紙、コミュニケーション層、データ入力を排除することです。

この目標を達成するためには、モバイルアプリで監査プロセスをデジタル化することが最適であることがわかりました。

突き詰めると、モバイル監査アプリケーションはシンプルです。

4つの明確なステップに分かれています：

1. 新しい監査の作成
2. 監査の実施
3. 監査結果を見る
4. 未解決の是正措置の管理

順番に見ていきましょう。

監査プロセスを合理化するための最初のステップは、新しい監査を作成することです。

ここで指定します：

• 監査名
• 監査が行われる場所
• その他、チームが留意すべき画像や指示があればご記入ください。

アプリで複数の監査を管理することは、管理作業を軽減するだけではありません。各監査に特化した分析を見ることができます。また、未解決の是正処置を簡単に収集・管理することができます。

理論的には、これは簡単なことです。

従来の監査シナリオでは、監査人はフロアを歩き、観察したことを記録します。

この場合、各監査はアプリ上の画面によって表現されます。各監査には、タイトル、場所、指示、および望ましい状態の画像を含めることができます。

その後、監査人には二者択一が提示されます。各監査項目は、準拠しているか、準拠していないかのどちらかです。

事態が正常であることが判明した場合、アプリは肯定的な結果を記録し、次のステップに進みます。是正措置が必要な場合、アプリは自動的にオープンアクションを作成し、ログに記録します。さらに多くの人が関与する必要がある場合は、各監査ステップで「失敗」時に通知を送信するように設定できます。

ここからが大きな改善点です。従来の監査では、必要なだけの価値を提供することはほとんどありません。それは、オペレーションチームが監査プログラムの（おそらく短い）寿命にわたってデータを記録し、分析する時間を取ることがほとんどないからです。

モバイル監査アプリがこれを変えます。モバイル監査アプリは自動的にデータを取得するため、手作業による分析が不要になります。

これが現状からどれほど大きな変化であるか考えてみてください。もうデータ入力は必要ありません。エクセルでの分析も必要ありません。

各監査について、その結果を時系列で見ることができ、最も差し迫った質問に対する答えを得ることができます。どの監査項目が最も一貫して不合格なのか？不適合が多いラインはありますか？シフトは？よりインパクトのある改善の機会を見逃していないか？

監査アプリを使えば、指先で監査結果を確認できます。

監査の要点は、安全性や品質に対するリスクを時間のあるうちに発見することです。

Tulipモバイルアプリは、これらのアクションを簡単に管理できます。監査員が不適合を指摘すると、アプリはすぐにアクションを作成します（不適合と是正アクションの関連付けは簡単で、SOPをアプリに翻訳するだけです）。

それぞれの是正処置には、日付、所有者、説明、指示があります。修正が複雑な場合は、是正処置をデジタル 作業指示書とリンクさせることもできます。

しかし、重要なのは、監査と一緒に、より良い会計システムを作ることだけです。

発見事項を記録し、処置を作成し、所有者を割り当てて、それで終わりです。これ以上難しいことはありません。