プロセス監査チェックリストを電子化する5つの理由

プロセス監査チェックリストは、定期的な監査で検査するプロセスの内訳を項目別にまとめたものです。定期的なレビューが必要なすべての領域をリストアップし、監査人が観察結果を記録することができます。

しかし、監査チェックリストは完璧ではありません。このような紙ベースのフォームは、管理に時間がかかり、破損や置き忘れが起こりやすく、意味のあるレポートにまとめるのが困難です。その結果、多くの組織がプロセスよりも監査管理に多くの時間を費やしています。

この問題を解決する簡単な方法の一つは、プロセス監査チェックリストをデジタル化することです。

監査チェックリストの電子化を検討すべき5つの理由をご紹介します。

1.)紙のチェックリストは更新が大変

製造工程はダイナミックです。常に進化しています。つまり、新しい製品ラインが導入されたり、新しいラインが展開されたりするたびに、チェックリストは変更されなければなりません。

紙を使用している場合、監査項目を追加または削除するためにスプレッドシートを編集し、新しいフォームを印刷してバージョンを管理することになるかもしれません。

デジタルチェックリストはこのプロセスを簡素化します。監査項目を更新する必要があるたびに、アプリケーションを更新するだけです。これにより、すべての監査員が常に同じ最新のチェックリストを使用することができます。

2.)画像を含めることができません

監査役には、可能な限り最良の情報を持っていてほしいものです。多くの場合、参考のために適合状態の写真を渡すことも含まれます。

紙のチェックリストには画像を入れるスペースがほとんどありません。(現実的には、紙のチェックリストに画像を入れることはできます。しかし、プリンターの解像度に問題があることは言うまでもありません。）デジタル監査アプリケーションでは、画像、ビデオ、その他のメディアをチェックリストに直接簡単に埋め込むことができます。

そうすることで、現場の従業員は常に、何が合格か不合格かを明確に把握することができます。

3.)チェックリストが是正措置に直接リンクしていないこと

ここからが勝負です。監査員が不適合を発見するたびに、是正処置が必要です。

紙の場合、この是正措置を講じるには、さらに多くのコミュニケーションと作業が必要になります。

デジタル監査アプリを使用すると、報告された不適合は、関連する是正処置に直接リンクすることができます。監査員は不合格をマークし、是正処置は「to do」リストに表示され、すべての関係者に通知されます。

4.)紙からのデータ集計は困難

長期にわたる監査は、製造オペレーションを俯瞰するものです。監査は、何がうまく機能しているか、何を改善する必要があるか、そしてどこにチャンスがあるかを教えてくれます。

しかし、このデータを一箇所に集めるのは難しいことです。

紙を使用している場合、これはスプレッドシートにデータを手入力することを意味します。是正処置を記録し始めると、監査の管理負担は手に負えなくなります。

デジタル監査アプリケーションは、データを有用なフォーマットに自動的に収集します。必要なすべてのチャート、内訳、監査履歴を使用して、有用で視覚的な形式でデータを表示できます。

5.)結果をリアルタイムで見ることができないこと

紙では、データの準備ができるまでに常に遅れが生じます。

監査アプリケーションは、観察から行動までのタイムラグを解消します。リアルタイムで業務状況を把握し、必要なアクションを迅速に実行できます。

結局のところ、紙を処分することは、業務に変化をもたらす最も簡単な方法のひとつです。

監査はその手始めとして最適です。

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