Le Top 10 des entreprises pharmaceutiques numérise les journaux de bord papier afin d'accroître l'accessibilité des données et de réduire la charge liée à la conformité.

Introduction

Un producteur pharmaceutique du top 10, doté de solides capacités de recherche, contribue à fournir au monde des traitements vitaux pour les maladies chroniques. Grâce à une compréhension approfondie des besoins médicaux, l'entreprise pharmaceutique s'est positionnée en tant que leader dans le domaine des nouveaux traitements et des nouvelles technologies afin de relever les défis les plus urgents en matière de santé mondiale.

Jusqu'à récemment, de nombreuses opérations de l'entreprise pharmaceutique, notamment les journaux de bord, étaient documentées à l'aide d'un stylo et de papier. Cette pratique générait plus de documents papier qu'il n'était possible de traiter dans un délai raisonnable. L'entreprise a donc élaboré un plan avec Tulip pour numériser ses journaux de bord.

L'entreprise pharmaceutique a été confrontée aux mêmes problèmes que d'autres entreprises avec les journaux de bord papier. Elle s'est rendu compte que l'ensemble du processus prenait beaucoup de temps et était source d'erreurs. Plus important encore, leurs données ne pouvaient pas être utilisées pour la prise de décision en temps réel.

Chaque fois qu'un opérateur devait accéder à un registre papier dans une salle aseptique, il devait suivre une procédure complète de blouse et de désinfection. Ce processus de récupération des données se produisait assez souvent pour que cette entreprise commence à suivre le temps passé à se déplacer entre les espaces. Elle s'est aperçue que ses opérateurs passaient des heures à s'habiller et à récupérer des informations dans les journaux de bord papier dans les salles aseptiques.

Le problème de l'inaccessibilité des données est encore aggravé par le fait que, comme dans de nombreuses autres entreprises pharmaceutiques, les données générées sont plus nombreuses que jamais. Avec des journaux de bord papier sur chaque site à travers le monde, cette entreprise pharmaceutique devrait consacrer une équipe technique entière pour transférer les données du papier au numérique, appliquer des analyses, identifier les tendances et élaborer des rapports.

Après avoir essayé d'autres fournisseurs, leur équipe a vu dans la plateforme et l'édition intuitive des applications de Tulipune solution évolutive pour remplacer leurs processus papier, en leur donnant une visibilité totale sur leurs opérations.

Avec la solution e-logbook de Tulip, le processus de capture des données a lieu au moment où le travail est effectué. Les applications Tulip suivent automatiquement qui a effectué la tâche, quand elle a été effectuée, s'il y a eu une signature électronique, et quand, le cas échéant, des changements ont eu lieu. Les opérateurs ont également accès à un menu déroulant pour des éléments tels que l'emplacement du bâtiment ou l'état de l'équipement afin de compléter rapidement leurs journaux, ce qui permet d'éviter les erreurs de saisie de données. Chaque interaction de Tulip sur l'ensemble de ses sites constitue une piste d'audit qui réduit la charge de la conformité.

Un employé de l'entreprise a mentionné en plaisantant qu'ils n'avaient plus à s'inquiéter de la perte de papier VIP (very important paper) due à un renversement occasionnel de café. Avec les journaux de bord numériques de Tulip, l'entreprise a remporté de nombreux succès : elle a réduit à zéro le temps passé à entrer dans les salles aseptiques pour accéder aux journaux de bord papier, a commencé à partager des données en temps réel avec des collaborateurs du monde entier et a assuré la conformité avec les contrôles de qualité et les signatures électroniques avant la soumission. Les mots de succès se sont répandus dans toute l'entreprise et les équipes lèvent la main pour être les prochaines à bénéficier du déploiement de Tulipsur leur site.

Outre le déploiement des applications de journal de bord sur d'autres sites, la prochaine étape pour cette entreprise consiste à identifier d'autres cas d'utilisation de Tulip au sein de l'entreprise. L'équipe est particulièrement intéressée par la capture des données des humains et des machines pour les dossiers de lot électroniques. En supprimant l'intermédiaire et en rationalisant la saisie des données pour les opérateurs, le risque de saisie erronée diminue et les opérateurs de cette entreprise peuvent consacrer leur temps aux tâches les plus importantes.